ERRD, CA : optimiser la production des cadres réglementaires des ESSMS

Un principe de base pour optimiser le processus de production des cadres CA, ERRD et autres est le respect de la réglementation, depuis l’utilisation des dernières versions des cadres normatifs jusqu’à la production du rapport financier et d’activité circonstancié, en passant par la préparation des données.

Dir IPS détaille ici les principaux points à respecter, dont la cohérence réglementaire, pour faciliter la production des cadres réglementaires.

ERRD, CA : utiliser les bons cadres réglementaires

Les cadres du Compte administratif (CA) et de l’État réalisé de recettes et dépenses (ERRD) permettent de mettre en forme des données, pour les présenter aux financeurs, à des fins de contrôle de cohérence et de contrôle d’effectivité, par rapport à des attributions de financement. Ils permettent également de déterminer les affectations des résultats, et de définir le patrimoine de la structure à travers son bilan.

Dois-je utiliser les cadres normalisés ERRD, CA ?

Le compte administratif et l’ERRD répondent aux mêmes finalités, mais leur présentation n’est pas identique. La toute première étape pour une structure est donc d’identifier la procédure de financement qui la régit.

Il en existe deux dans le secteur médico-social : la procédure dite « contradictoire » et la procédure dite « EPRD-ERRD » . Cette dernière concerne tous les Établissements d’hébergement des personnes âgées dépendantes (EHPAD) et les Établissement et services médico-sociaux accueillant des personnes en situation de handicap (ESMS PH) (y compris les Services de soins infirmiers à domicile ou SSIAD) de compétence propre ou conjointe ayant signé un CPOM (Contrat d’objectifs et de moyens) à compter 1er janvier 2016. Tous les autres ESMS sont soumis à la procédure contradictoire.

En procédure contradictoire, que joindre avec le cadre CA ?

Les établissements en procédure contradictoire doivent soumettre à la clôture de l’exercice un compte administratif tel que défini dans l’article R314-49 du CASF (Code de l’action social et des familles). Le cadre normalisé CA comprend le compte de résultats, les dépenses de personnel et tableaux d’effectifs, les mouvements des immobilisations, une section d’investissement, un bilan de l’activité, ainsi qu’un échéancier de la dette. Les établissements doivent y adjoindre leur bilan comptable, leur bilan financier, leurs comptes de liaison et le rapport d’activité « établi par une personne ayant qualité pour représenter l’établissement ou le service » (article R314-50 du CASF).

Et si je suis soumis à EPRD-ERRD ?

Les structures en procédure EPRD-ERRD soumettent aux financeurs les cadres normalisés de l’ERRD, de l’activité réalisée, du Tableau des effectifs et rémunérations (TER) et dans certains cas, de l’annexe Présentation tarifaire. Elles doivent y adjoindre un rapport financier et d’activité qui porte sur l’exécution du budget, l’activité et le fonctionnement des établissements et services au regard notamment des objectifs du CPOM ainsi que sur l’affectation des résultat (article R314-232 du CASF). Il porte Art R314-232 du CASF. En 2024, elles devront également soumettre le bilan comptable de l’exercice 2023 selon un cadre réglementaire différent s’il s’agit de structures du secteur privé non lucratif ou du secteur privé commercial.

Il est à noter que les établissements relevant des articles L. 342-1 à L. 342-6 du Code de l’action sociale et des familles — à savoir les Établissements d’hébergement des personnes âgées dépendantes (EHPAD) et les Accueils de jour Alzheimer (AJA) avec un tarif hébergement libre dits aussi « non habilité » — déposent, pour la dernière fois en 2023, un ERRD simplifié (exercice 2022). Pour l’exercice 2023, ils soumettront des EPRD et ERRD complets comme les autres structures en procédure EPRD-ERRD.

Les cadres normalisés de présentation des CA, des ERRD et des annexes afférentes sont soumis à des évolutions réglementaires. Il est donc important pour les établissements de se référer aux dernières versions.

Dir IPS vous propose un espace regroupant les versions actualisées des cadres EPRD, CA et des autres cadres normalisés en téléchargement libre.

ERRD, CA : collecter les données adéquates et les imputer correctement

Des étapes primordiales du processus de production des cadres CA, ERRD et autres cadres normalisés des ESSMS sont : la collecte des données, puis leur préparation afin qu’elles respectent la réglementation.

Quelles sources pour mes données et comment les regrouper ?

Les données permettant de remplir les documents réglementaires sont collectées à partir de plusieurs sources, selon leur typologie. Ainsi, celles concernant l’activité proviennent généralement de la facturation ou du suivi des usagers. Les données nécessaires à la production des bilans, comptes de résultat et tableaux de financement ainsi que celles concernant les sections d’investissements, immobilisations, emprunts, subventions résultent souvent de la comptabilité. Enfin les données relatives aux effectifs et à la masse salariale sont principalement issues de la paye.

Il est primordial que les logiciels sources, qu’ils soient de comptabilité, de paye, de facturation ou de Dossier de l’usager informatisé (DUI), permettent la traçabilité des données et leur imputation au niveau de subdivision d’établissement souhaité (FINESS, section, etc.), afin de faciliter leur extraction et leur préparation pour l’objectif visé.

À titre illustratif, le bilan est à établir par FINESS. Aussi, il est souhaitable que votre logiciel de comptabilité puisse être paramétré afin que vos données soient identifiables au moins par FINESS. Mais, si vous êtes amené à devoir produire deux comptes de résultats pour un même FINESS, il est souhaitable qu’un paramétrage de votre logiciel de comptabilité vous permette de trier les données à ce niveau plus fin. Il en va de même de votre logiciel de paye pour la production des TER.

On peut donner l’exemple d’un Établissement ou service d’aide par le travail (ESAT), qui correspond à un FINESS, mais qui possède une section commerciale et une section sociale ; ou celui d’un EHPAD, toujours un seul FINESS, qui a une section Hébergement, une section Soin et une section Dépendance ; ou encore des établissements en double tarification, qui ont une section Soin et une autre Hébergement.

Le DUI DirIgami Usager et DirIgami Facturation, les logiciels de Dir IPS, sont aisément paramétrables pour classer et extraire les données au niveau de subdivision souhaitée.

Les données provenant de différentes sources sont ensuite regroupées dans un même cadre normalisé. En fonction du volume de données à traiter, il s’avère rapidement indispensable d’industrialiser le process de regroupement par des interfaces permettant de centraliser les données dans un outil de gestion budgétaire et de limiter les erreurs de transfert de données.

Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire, permet la production des cadres réglementaires CA, ERRD et autres. Il est interfacé en natif avec DirIgami Usager et Dirigami Facturation. Il est aisément interfaçable avec la plupart des logiciels de paye et de comptabilité (Sage, Cegid, Talentia…). De plus, la technologie IPS Connect® de reprise de données et le préremplissage automatique des cadres préviennent les erreurs de copie.

Mes données pour ERRD, CA sont-elles réglementaires ?

Un enjeu important pour une production efficiente de cadres réglementaires est la qualité des données récupérées.

Dans ce contexte, une première question à vous poser est : sont-elles conformes au plan comptable ad hoc ? En effet, il est indispensable que les données utilisées dans les cadres réglementaires répondent aux codifications du plan comptable M22 si vous êtes gestionnaire d’un ESSMS public ou à celles du plan comptable M22bis pour un ESSMS privé.

Si certains de vos comptes sont codifiés en dehors de la nomenclature prévue par l’instruction comptable dont votre établissement relève, vous serez amenés à faire des transcodifications pour réattribuer à vos données les numéros de comptes réglementaires. Des traitements plus spécifiques (comme des déplacements vers une autre ligne du cadre) peuvent parfois s’avérer nécessaires, mais ceci est plus rare et peu recommandé.

Une autre question à vous poser est : est-ce que je respecte les bonnes pratiques comptables  ? Notamment au niveau des DAP (Dotations aux amortissements et provisions), où les comptes doivent être cohérents entre eux. Certains comptes de bilan doivent ainsi nécessairement avoir des comptes de dotation ou de reprise donnés inscrits en contrepartie au compte de résultat. Par exemple, en face d’un compte de bilan 191, vous devez avoir un compte de résultat 6891 ou 7891. Si vous ne respectez pas ces règles d’écriture et passez directement des écritures de compte de bilan à compte de bilan, vous risquez d’avoir des tableaux de financement erronés. Des solutions informatiques, dont Gestionnaire de Dir IPS, vous permettent de vérifier le respect réglementaire des données et des jeux d’écriture.

La préparation des données est donc une étape importante de la production des cadres CA, ERRD, comme des autres cadres. Pour la fiabiliser, il s’agit de vérifier leur cohérence réglementaire ainsi que la cohérence des jeux d’écriture. Les cadres normatifs ont d’ailleurs vu les contrôles de cohérence s’intensifier d’année en année.

Gestionnaire propose ses propres contrôles de cohérence des données entre elles et par rapport à la réglementation. Les données sont auditées — module IPS Audit® — dès leur compilation.

Comparer et analyser pour un rapport financier et d’activité argumenté

Une fois vos données préparées et reprises arrive le temps de l’analyse. Plusieurs niveaux de lecture sont importants à prendre en compte.

Mon réalisé est-il cohérent avec mon prévisionnel ?

Lors de la production de vos cadres CA ou ERRD, vous devez vérifier la cohérence de vos données avec celles mises au budget ou EPRD. Une fois les principaux écarts entre les prévisions et les réalisations identifiés, vous devez les comprendre et les expliquer dans le rapport financier et d’activité.

Il vaut donc mieux procéder régulièrement à cette comparaison et prendre des notes, pour faciliter l’écriture du rapport.

Que me disent les indicateurs ?

Les cadres réglementaires, notamment celui de l’ERRD incluent un certain nombre d’indicateurs financiers et d’activité : taux d’occupation, Capacité d’autofinancement (CAF), taux de marge brute, indicateurs bilantiels (dette, vétusté,etc.). Comprendre et analyser ces indicateurs vous permet de positionner et justifier vos choix de gestion d’établissement dans le rapport financier et d’activité.

Que faire du résultat ?

L’affectation du résultat est une opération importante matérialisée dans les cadres CA ou ERRD et explicitée dans le rapport du directeur. Elle est liée aux analyses effectuées ci-dessus, notamment concernant la structure financière de l’établissement, mais également à ses projets d’investissement à venir.

L’affectation du résultat est soumise à l’approbation des financeurs pour les ESMS en procédure contradictoire. C’est aussi parfois le cas pour les établissements soumis à EPRD/ERRD.

La suite Gestionnaire de Dir IPS vous facilite la production de vos cadres normalisés. C’est aussi un outil d’aide à la décision grâce auquel vous objectivez vos choix de gestion. Elle vous permet d’établir des tableaux de bord mensuels et de suivre des indicateurs standards (comme ceux de l’ANAP, Agence nationale d’appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux) et personnalisables. En permettant des analyses multiniveaux et la comparaison de scénarios de projection, elle constitue un outil simple et performant de pilotage.

Par Dir IPS, le 4 avril 2023.