Fiabiliser les données des cadres EPRD : un enjeu pour les ESSMS

Quelles anomalies se rencontrent dans le remplissage des cadres normalisés ? Quelles en sont les conséquences ? Comment les éviter ?

Des cadres réglementaires mal remplis, ce sont des heures perdues à la recherche d’anomalies difficiles à détecter. De plus, les conséquences peuvent aller jusqu’au refus par l’autorité de tarification de l’état prévisionnel de recettes et dépenses (EPRD) déposé par le gestionnaire. Fiabiliser les données et le remplissage des cadres réglementaires est donc un enjeu primordial pour les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS).

Quelles sont les anomalies fréquentes dans le remplissage des cadres ?

La complexité législative et réglementaire à laquelle les ESSMS sont confrontés est telle que de nombreuses anomalies sont observées lors de la production des cadres budgétaires normalisés et de leurs annexes :

  • utilisation de racines de compte non existantes ou incomplètes ;
  • mouvements insuffisamment détaillés ou non repportés ;
  • utilisation de comptes de contrepartie erronés (par exemple pour des provisions) ;
  • affectations sur des sections tarifaires interdites, dans le cas des EHPAD.

Ces anomalies peuvent résulter d’une appropriation insuffisante des plans comptables et de leurs évolutions, ou d’un non-respect des méthodes comptables. Il est important de les détecter le plus tôt possible dans la chaîne de production des cadres réglementaires.

Quelles sont les conséquences d’un mauvais remplissage des cadres ?

Lorsque les anomalies sont détectées par le gestionnaire avant que le cadre ne soit soumis à l’autorité de tarification, il peut réparer ses erreurs. Il doit pour cela en retrouver l’origine. La recherche peut s’avérer fastidieuse et chronophage, surtout si plusieurs budgets (Finess ou sans Finess) sont renseignés.

En cas de soumission d’un cadre budgétaire erroné, celui-ci peut être rejeté par l’autorité de tarification. L’organisme gestionnaire est alors dans l’obligation de produire un nouvel EPRD, selon le formalisme attendu, sous 30 jours. En cas de second rejet, le dossier n’est plus modifiable sur la plateforme ImportEPRD et l’EPRD est fixé par les autorités de tarification.

IPS Audit® fiabilise le remplissage des cadres réglementaires !

Dir IPS édite et commercialise des solutions de gestion budgétaire et d’activité. Son logiciel Gestionnaire est conçu pour préremplir les cadres budgétaires normalisés des structures en EPRD, avec pour objectif affiché : la fiabilisation du processus de production des cadres.

Grâce à la technologie IPS Connect® de reprise de données et au préremplissage automatique des cadres, les erreurs de copie de données sont évitées. De plus, Gestionnaire est doté du module IPS Audit® qui audite les données de gestion budgétaire dès leur compilation. Le logiciel vérifie également la cohérence des données par rapport à la réglementation et entre elles. IPS Audit® permet ainsi :

  • un contrôle de la conformité par rapport aux plans comptables des circulaires comptables M21, M22 et M22bis (numéros de compte) ;
  • une détection des erreurs relatives aux sections tarifaires (pour les EHPAD) ;
  • une vérification de la cohérence avec des rapprochements sur des données et des indicateurs (fond de roulement, provisions, etc.).

IPS Audit® propose en tout plus de 800 points de contrôles pour fiabiliser la production des cadres EPRD du secteur social et médico-social.

Gestionnaire, toujours à jour de la réglementation

Pour garantir la fiabilité des cadres réglementaires, Dir IPS assure une mise à jour régulière du logiciel EPRD Gestionnaire.

Les modifications 2019 des plans comptables M21 et M22bis sont parues : arrêté du 29 novembre 2018 modifiant les arrêtés du 16 juin 2014 relatifs à l’instruction budgétaire et comptable M21 des établissements publics de santé (M21) ; arrêté du 19 décembre 2018 relatif au plan comptable applicable aux établissements et services privés sociaux et médico-sociaux relevant du I de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles (M22bis). Gestionnaire intègre les comptes et les chapitres créés ainsi que les nouvelles dénominations de compte.

La CNSA va bientôt rendre disponibles les nouveaux cadres réglementaires pour les EPRD, les ERRD, leurs annexes et pour les RIA, auprès des éditeurs de logiciels de gestion budgétaire. Une nouveauté apparaît cette année avec la mise en place d’un cadre pour les décisions modificatives. Dir IPS mettra à jour le logiciel Gestionnaire dès que les cadres normalisés sortiront. Il adaptera le module IPS Audit®, anticipant ainsi le dépôt des cadres EPRD prévu entre le 30 mars et le 30 juin 2019.

Par Dir IPS, le 7 février 2018.

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