Les évolutions des cadres réglementaires EPRD, ERRD et CA

Les évolutions réglementaires de 2022 relatives aux instructions comptables et aux cadres budgétaires normalisés des Établissements et services sociaux et médicaux sociaux (ESSMS) impactent les cadres budgétaires réglementaires à produire en 2023 pour certaines, et en 2024 pour d’autres.

Ainsi, les établissements relevant des articles L. 342-1 à L. 342-6 du Code de l’action sociale et des familles (CASF), à savoir les Établissements d’hébergement des personnes âgées dépendantes (EHPAD) et les Accueils de jour Alzheimer (AJA) non habilités à l’aide sociale départementale (dits aussi « à tarif hébergement libre »), voient la disparition des cadres simplifiés à partir de l’État prévisionnel des recettes et dépenses (EPRD) 2023.

On note également, pour 2024, l’obligation de soumission d’un bilan comptable aux financiers par tous les gestionnaires, à l’exception de ceux des établissements publics de santé, avec l’État réalisé des recettes et dépenses (ERRD).

Les dates de dépôt des cadres restent inchangées. Vous pouvez en avoir une vue d’ensemble sur notre calendrier réglementaire.

Après avoir rapporté les principaux textes d’intérêt, Dir IPS fait la synthèse sur :

• la création de nouveaux cadres, à utiliser en 2024 pour l’ERRD 2023 ;
• la disparition des cadres simplifiés à partir de l’EPRD 2023, produit en 2023 ;
• les évolutions à date des cadres à utiliser en 2023, pour les EPRD/ERRD et Comptes administratifs (CA).

Les conséquences de ces évolutions pour les gestionnaires sont analysées. Un webinaire a été organisé par Dir IPS à ce sujet. Le document de présentation et la vidéo sont à votre disposition.

Dès l’accord de diffusion par la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA), Dir IPS met à votre disposition les cadres réglementaires actualisés et les nouveaux cadres réglementaires.

Les textes réglementaires à intégrer dans les campagnes budgétaires

Des textes réglementaires parus en 2022 modifient les instructions comptables et les cadres normalisés des ESSMS. Quels sont-ils ?

Le décret n° 2022-734 du 28 avril 2022 portant diverses mesures d’amélioration de la transparence financière modifie les règles budgétaires des établissements et services sociaux et médico-sociaux mentionnés au I de l’article L. 312-1 du CASF. L’arrêté du 25 novembre 2022 adapte en conséquence les modèles de documents prévus dans le chapitre IV du titre Ier du livre III du CASF.

Ainsi, l’obligation faite aux établissements privés de joindre un bilan comptable par établissement avec l’ERRD a conduit à la production de nouvelles annexes à intégrer pour l’exercice 2023. De plus, toujours à partir de l’exercice 2023, tous les gestionnaires soumis à EPRD/ERRD (hors établissements publics de santé) relèveront d’un EPRD/EPRD complet. Une suppression est donc prévue de l’EPRD/ERRD simplifié, qui concerne les EHPAD et AJA non-habilités.

L’arrêté du 14 décembre 2022 relatif au plan comptable applicable aux établissements et services privés sociaux et médico-sociaux relevant du I de l’article L. 312-1 du CASF dispose de la distinction, dans le plan comptable M22bis, entre :

• la dotation globale et les dotations complémentaires pour les Service d’aide et d’accompagnement à domicile (SAAD) ;
• le forfait global de soins, lorsqu’il y en a un, et les financements complémentaires pour les Services de soins infirmiers à domicile (SSIAD), les Services polyvalents d’aide et de soins à domicile (SPASAD) et les Services autonomie à domicile (SAD).

Ainsi, pour les services d’intervention à domicile précédemment cités, des comptes ont été subdivisés qu’on retrouve aux lignes 1084-1086, 1090-1093, 1098-1100, 1109-1112, 1130-1132, etc. de l’analyse proposée par Dir IPS des écarts dans le plan comptable M22bis entre 2022 et 2023.

On peut également signaler les textes résultant du Ségur 2022 concernant la masse salariale :

• la recommandation patronale du 5 janvier 2022 relative à la revalorisation salariale Ségur 2 (FEHAP) ;
• la revalorisation salariale Ségur 2 des personnels soignants et de rééducation (NEXEM) ;
• l’accord du 2 mai 2022 relatif à la mise en place du complément de rémunération des personnels socio-éducatifs (AXESS) ;
• l’accord du 24 mai 2022 relatif à la revalorisation des médecins coordonnateurs en EHPAD et des médecins salariés (AXESS) ;

Ces textes ayant déjà été diffusés courant 2022, ils n’impactent que ceux qui vont produire un EPRD en 2023 sans avoir préparé de pré-budget fin 2022.

Les principales évolutions des cadres réglementaires ERRD et EPRD

Les changements portés aux cadres réglementaires ont pour objectif de répondre aux évolutions réglementaires qui viennent d’être résumées, ainsi qu’aux demandes institutionnelles ou aux retours des utilisateurs.

Nouveaux cadres pour l’ERRD

Ainsi que nous l’avons évoqué, une évolution majeure pour les ERRD des gestionnaires privés résulte de l’obligation réglementaire que ces gestionnaires auront de fournir à leurs financeurs un bilan comptable par établissement. Ceci a conduit à la production de nouveaux cadres réglementaires avec des modèles distincts pour les établissements privés commerciaux d’une part et les établissements privés non lucratifs d’autre part. Il est à noter que, pour ces derniers, le modèle de bilan est identique à celui du compte administratif.

• Annexe 3 : Bilan comptable applicable aux établissements et services sociaux et médico-sociaux privés (modèle type secteur privé commercial)
• Annexe 3 : Bilan comptable applicable aux établissements et services sociaux et médico-sociaux privés (modèle type secteur privé non lucratif)

Ces nouveaux cadres impacteront les établissements en cas de comptes spécifiques ou d’écart au plan comptable réglementaire. De plus, un bilan sera à produire pour chacun des Finess du périmètre de l’ERRD. Il faudra donc que les gestionnaires veillent à ce que la comptabilité permette de retracer les informations bilancielles et de garantir l’équilibre comptable par Finess.

Ces bilans seront à soumettre aux financeurs pour l’ERRD 2023, produit en 2024.

Suppression des cadres simplifiés pour les EPRD/ERRD

Tous les établissements privés soumis à EPRD ont l’obligation réglementaire de produire un EPRD complet (annexe 1) et un ERRD complet (annexe 8) à partir de la campagne budgétaire 2023, soit en 2023 pour l’EPRD et en 2024 pour l’ERRD.

L’EPRD simplifié (annexe 2) disparaît donc en 2023 pour les EHPAD et les AJA avec un tarif hébergement libre. L’ERRD simplifié (annexe 10) reste applicable pour l’exercice 2022, bien qu’il soit produit en 2023. L’annexe 7B, qui reprend le cadre du Relevé infra-annuel (RIA) simplifié, n’est plus applicable à partir de l’exercice 2023.

L’EPRD 2023 s’appuyant sur l’ERRD 2022, il est recommandé pour les EPADH et AJA non-habilités de contrôler en interne l’ERRD 2022 en complet afin de pouvoir faire les éventuelles corrections avant clôture. Il est notamment recommandé de contrôler, pour l’exercice 2022, la cohérence du Fonds de roulement net d’investissement (FRI) et du Fonds de Roulement net d’Exploitation (FRE), lesquels sont calculés dans le tableau de financement et dans le bilan financier de l’EPRD 2023.

Évolutions des tableaux des emplois et rémunérations prévisionnels et réalisés

Des modifications sont apportées aux Tableaux prévisionnels des emplois et rémunérations (TPER) et aux Tableaux des emplois et rémunérations (TER). Elles s’appliquent aux TER (annexes 9H à 9J) de l’exercice 2022 comme aux TPER (annexe 6) de l’exercice 2023.

On note une automatisation de la saisie des assiettes au niveau des charges sociales ainsi que du taux de certaines taxes et cotisations. Cette évolution concerne tous les établissements, au contraire de celles qui suivent lesquelles diffèrent pour les EHPAD et AJA de celles des autres établissements.

Les TPER et TER des EHPAD et AJA voient l’ajout d’une colonne « Nombre d’ETP travaillés » à la demande de la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS). Cet ajout n’est pas anodin, puisqu’il pose la question de la définition des heures travaillées. Celles-ci incluent-elles les congés payés ? Les heures d’absence pour maladie, formation, maternité ? Les heures de délégation ? Les heures de trajets ? Des précisions sont attendues. Le périmètre défini se pose ensuite le problème de la collecte de l’information et, notamment, de l’interfaçage avec la paye.

D’autres évolutions concernant les TPER et TER des établissements hors EHPAD et AJA, à savoir notamment les ESSMS pour personnes handicapées (ESSMS PH), les Foyers d’accueils médicalisés (FAM) et les Services d’accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH). Ces établissements voient la modification des tableaux réglementaires des effectifs à renseigner afin d’intégrer les mesures de revalorisation salariale (TPER ESSMS PH Cofin, TPER type ESMS PH, TER type FAM-SAMSAH et TER type Autre ESSMS). Ainsi, la nomenclature des métiers change et les emplois temporaires sont regroupés par catégorie (direction, restauration…).

La nouvelle nomenclature des emplois a été approuvée par la DGCS. Son utilisation dans les TPER et TER nécessite de reclasser les salariés dont les données sont récupérées de la paye et de procéder à une nouvelle transcodification des métiers de la paye vers cette nomenclature. Pour ceux qui avaient préparé leur EPRD en avance de phase, une recodification s’avère incontournable.

Autres évolutions des cadres réglementaires EPRD et ERRD

En plus des mises à jour des libellés des « Lisez-moi » et des aides contextuelles opérées pour chacun des cadres liés à la production budgétaire, ceux des EPRD/ERRD complets, des DM (annexe 1bis) et des RIA complets voient la mise en place d’un code couleur pour différencier les onglets des comptes de résultat de ceux d’analyses globales. Ce code couleur est aussi appliqué dans les cadres normalisés des États prévisionnels des charges et des produits (EPCP) et des États réalisés des charges et des produits (EPCP) relevant des activités sociales et médico-sociales des établissements publics de santé.

Afin de fiabiliser le processus budgétaire, il est prévu un renforcement des contrôles, dont certains sont effectifs et d’autres restent à venir. Ainsi de nouveaux contrôles de cohérence avec des messages d’avertissement sont prévus dans les tableaux réglementaires des TER, TPER et des annexes Activité réalisée (annexe 9A à 9D), Activité prévisionnelle (annexe 4) et Activité Creton (annexe 4 Creton). Des onglets d’autocontrôle ont été mis à jour ou ajoutés dans les cadres des EPRD/ERRD complet, EPCP, ERCP, TPER, TER. Ils ont été prévus dans les nouveaux cadres relatifs aux bilans comptables, et dans le cadre de l’EPRD simplifié qui voit sa dernière année d’utilisation en 2023.

De manière plus spécifique, dans les cadres normalisés des EPRD complets, DM et RIA complets, il est inclus une automatisation des financements stables du FRI et du FRE, hors amortissements, au niveau des indicateurs du Plan global de financement pluriannuel (PGFP). Un ajout de lignes par macro pour les charges de groupe III dans le compte de résultat prévisionnel du PGFP (CRP_PGF) est maintenant possible.

Les cadres de l’Annexe financière voient la disparition de l’onglet « EHPAD L.342-1 à 6 » suite à la disparition du modèle 5B. En conséquence, tous les EHPAD, qu’ils soient habilités ou non à l’aide sociale départementale, sont dorénavant concernés par le modèle 5A, le modèle 5C s’appliquant toujours les autres établissements et services relevant d’un cofinancement.

Enfin, les cadres de l’Annexe financière (annexe 5) et de la Présentation tarifaire (annexe 9E à 9G) des FAM et SAMSAH sont actualisées au niveau du libellé et des variables du compte lié au forfait de prise en charge des frais de transport en accueil de jour ; celui-ci devient le compte 7312152.

Les évolutions des cadres CA

Les évolutions des cadres du compte administratif (CA) sont à l’instar de celles portées aux cadres TER vues précédemment.

Dans le cadre relatif au CA des établissements pour personnes âgées, la feuille Effectif est modifiée et l’onglet Tableau des rémunérations est créé.

Dans le cadre du CA des établissements pour personnes handicapées (CRCA-PH-SSIAD-2022_V2.xls), le tableau des effectifs et celui des rémunérations sont modifiés. La nomenclature des métiers est calée sur celle du TER hors EHPAD et AJA, avec des conséquences identiques.

Les nouveautés de Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS

Dir IPS édite et commercialise la solution Gestionnaire qui facilite le remplissage des cadres réglementaires EPRD, ERRD, BP et CA. Le logiciel possède ses propres contrôles de cohérence pour un processus budgétaire fiabilisé. Une grille de contrôle de cohérence des dotations aux amortissements et provisions a dernièrement été mise en place pour les comptes administratifs.

Gestionnaire est régulièrement mis à jour de la réglementation, grâce à une équipe dédiée au suivi réglementaire. Ainsi donc, les cadres pour les bilans comptables des établissements privés à but non lucratif et ceux pour les établissements privés commerciaux ont été implémentés. Ils seront à disposition des financeurs dès que la CNSA aura autorisé leur diffusion.

L’ensemble des autres cadres réglementaires impliqués dans la production des EPRD, ERRD et CA ont été modifiés pour tenir compte des dernières évolutions réglementaires. Une mise à jour a été effectuée du référentiel des catégories Finess, ainsi que du référentiel des fonctions et des métiers.

Le champ « Nombre d’ETP travaillés » a été ajouté dans la technologie IPS Connect® de reprise des données.

Parmi d’autres modifications indépendante des évolutions réglementaires, le Cerfa No 12156*06 de demande de subvention et le Cerfa No 15059-01S de compte rendu financier de subvention de la Commission sur les simplifications administratives (COSA) sont maintenant accessibles via Gestionnaire.

Si vous avez des questions sur les cadres réglementaires ou sur notre solution de gestion Gestionnaire, n’hésitez pas à nous contacter.

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Par Dir IPS, le 8 février 2023.