DirIgami Usager, pour replacer l'usager au cœur des ESSMS

Collaboratif, simple et sûr, le logiciel de Dir IPS favorise l’agilité des structures sociales et médico-sociales, lesquelles évoluent dans un environnement contraint.

Comment devant l’inflation des contraintes législatives et réglementaires, l’accroissement des dynamiques partenariales, les réductions budgétaires, la complexification des problématiques des usagers et de leur famille, l’usure physique et psychique des professionnels et leur recherche de sens, les ESSMS peuvent-ils réaliser une prise en charge des usagers de qualité et en amélioration continue ?

DirIgami Usager facilite le suivi des personnes prises en charge et le pilotage des établissements et services sociaux et médico-sociaux. Il favorise l’agilité et la réactivité des ESSMS par ailleurs soumis à de multiples contraintes.

Un environnement complexe qui demande agilité

L’usager au centre du dispositif social et médico-social

La loi 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant le Code de l’action sociale et des familles a remis les usagers ou les personnes accompagnées au centre du dispositif social et médico-social ; elle a affirmé leurs droits et ceux de leur entourage ; elle a rendu obligatoire la constitution d’un dossier unique de l’usager.

La e-santé formalisée par la Doctrine technique du numérique en santé publiée en janvier 2020 a mis, début début 2021, l’accent sur le médico-social, quand il intègre un parcours de soin. Ce numérique se veut porteur d’une valeur ajoutée d’usage pour les professionnels ainsi que pour les usagers et leur famille.

La Haute Autorité de Santé (HAS) prévoit pour fin 2021 la mise en place d’un référentiel national d’évaluation des ESSMS qui valorisera le pouvoir d’agir des usagers, le respect de leurs droits fondamentaux, l’approche inclusive des accompagnements et la réflexion éthique des professionnels.

Comme on le note dans ces trois exemples, des enjeux communs se dessinent pour les ESSMS tournés vers la qualité du parcours de vie des personnes prises en charge et impliquant des relations fortes entre les établissements, les professionnels, les usagers et leur famille.

Un écosystème sous contraintes

Au contexte réglementaire et législatif fort et à la complexité des prises en charge auxquels sont confrontés les ESSMS s’ajoutent des contraintes budgétaires et de personnel.

Ainsi, on note ces dernières années des difficultés de recrutement dans certains métiers du social et médico-social, ainsi que le confirme une étude finalisée en 2020 dans la région Bourgogne-Franche-Compté, qui s’ajoute à un absentéisme en lien avec la santé physique et psychique des professionnels. Cette problématique risque de se renforcer avec l’augmentation prévisible du volume d’activité des ESSMS, notamment dans le champ du handicap et surtout dans celui des personnes âgées.

De plus, les ESSMS sont dépendants des dotations de leurs financeurs (Agences régionales de Santé ou département) et se doivent de rationaliser leurs dépenses.

Des mutualisations entre établissements ou services d’équipements ou de personnel peuvent permettre des économies financières et répondre au manque de professionnels, à condition que soient développés des systèmes de gestion mutualisée et des outils collaboratifs.

Une capacité d’adaptation des ESSMS révélée par la crise sanitaire

Durant la période si particulière de la crise sanitaire de la Covid-19, les ESSMS ont su maintenir leur activité, l’intensifier, et se réorganiser. Ils ont redoublé de polyvalence et d’agilité pour mener à bien leurs missions auprès de leurs usagers, tout en préservant autant que possible la santé de leurs professionnels. Ils ont dû faire face à une complexification du travail de prise en charge et innover pour maintenir un lien avec les familles, pour les rassurer et limiter l’isolement des usagers.

Le contexte sanitaire a ainsi mis en exergue l’importance d’une agilité organisationnelle, synonyme de réactivité. Celle-ci est à maintenir et développer hors contexte de crise pour permettre une prise en charge des personnes continue, discutée entre les parties prenantes (gestionnaires, professionnels, personne accompagnée et sa famille), et toujours adaptée — donc évolutive — dans l’environnement sous tension des ESSMS.

Des parties prenantes aux problématiques complémentaires

Les ESSMS sont très divers : maisons d’enfants à caractère social (MECS), service d’action éducative en milieu ouvert (AEMO), établissements et services d’aide par le travail (ESAT), foyers d’hébergement pour travailleurs handicapés (FH), foyers de vie (FV), instituts médicoéducatifs (IME), instituts thérapeutiques éducatifs et pédagogiques (ITEP), services d’éducation spéciale et de soins à domicile (SESSAD), service d’accompagnement à la vie sociale (SAVS), centres d’hébergement et de réinsertion sociale (CHRS), foyer de travailleurs migrants (FTM), foyers d’accueil médicalisés (FAM), maisons d’accueil spécialisées (MAS), établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), établissements d’accueil de jour autonomes (AJA), établissements et services pour enfants déficients moteurs (IEM), établissements et services pour enfants et adolescents polyhandicapés (EEAP), instituts nationaux de jeunes sourds (INJS) ou aveugles (INJA), centres médico-psychopédagogiques (CMPP), centres d’action médico-sociale précoce (CAMSP), centres d’accueil familiaux spécialisés (CAFS), centres de rééducation professionnelle (CRP), centres de préorientation (CPO), services d’accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH), etc.

Cependant, tous ont pour vocation « d’accueillir ou d’accompagner, dans leur enceinte ou de manière ambulatoire, pour une brève durée ou au long cours, des personnes handicapées, dépendantes ou en situation d’exclusion sociale » et ont des problématiques communes dépendantes des parties prenantes.

Des gestionnaires soucieux de la continuité de l’accompagnement

Les gestionnaires ont en charge d’organiser les processus pour que les établissements et services répondent au mieux à leur mission, dans le respect de la réglementation et en tenant compte des ressources techniques, financières et humaines. Une de leurs problématiques fortes est d’assurer une continuité des accompagnements et une coordination des interventions des différents professionnels, y compris des acteurs du sanitaire le cas échéant.

Pour garantir un temps de présence et d’animation auprès de chaque usager en accord avec ses attentes et ses besoins — et donc avec son projet personnalisé —, ils doivent coordonner les interventions des professionnels tant internes qu’externes en fonction des disponibilités, diffuser l’information auprès de ces derniers et gérer les aléas (absentéisme).

Des professionnels désireux de se recentrer sur les usagers

Du côté des professionnels, l’accès à des informations claires et pertinentes est primordial pour des prises de décision rapides et des prestations adaptées. La centralisation des informations (du dossier de l’usager aux écrits professionnels en passant par le projet personnalisé), la possibilité d’une mise à jour ou d’une consultation instantanée, à tout instant et en tout lieu, permet d’optimiser la communication au-delà de l’équipe, entre services, et même entre professionnels internes ou externes.

Mieux informés et s’ils consacrent moins de temps à des tâches chronophages grâce à l’organisation de la structure et à son système d’information (SI), les professionnels retrouvent la disponibilité nécessaire pour s’occuper au mieux des usagers. Ils réinvestissent un métier porteur de sens.

Des familles et des usagers en recherche de bien-être et de liens

Les principales préoccupations de la personne accompagnée et de sa famille portent sur son bien-être et sa santé. La loi 2002-2 du 2 janvier 2002 l’a intégré en affirmant le droit de l’usager à bénéficier d’un accompagnement personnalisé et adapté à ses aspirations et besoins, à exercer un choix pour des prestations adaptées, à participer à la conception et à la mise en œuvre de son projet d’accueil et d’accompagnement et à être informé.

Usager comme famille se doivent d’être assurés d’une prise en charge continue malgré le turn-over des professionnels, et répondant au projet personnalisé. Une vue sur les événements à venir répond à un besoin d’organiser et de partager le quotidien.

Durant la prise en charge en établissement apparaissent de potentielles difficultés à garder des liens sociaux, particulièrement avec la famille et l’extérieur ; nécessaires au maintien de la santé psychologique de la personne accompagnée, ceux-ci font partie des besoins vitaux. Un système d’échange entre l’usager et sa famille qui pallie la rencontre physique lorsqu’elle est impossible ou trop éloignée est ainsi primordial.

DirIgami Usager, une solution collaborative pour le suivi des usagers

Pour répondre aux contraintes de l’écosystème ainsi qu’aux problématiques des ESSMS, des usagers et de leur famille, Dir IPS a développé DirIgami Usager. Le logiciel assure le suivi des usagers — replacés au centre des processus — et facilite le pilotage, la collaboration et la communication entre les salariés.

Outil digital collaboratif, DirIgami Usager permet de centraliser l’information et de favoriser et simplifier le partage de contenus entre les gestionnaires, les professionnels (salariés ou intervenants), les personnes accompagnées et leur famille. Les avantages en sont multiples :

  • des informations toujours à jour permettant des prises de décision argumentées ;
  • des relations entre parties prenantes en toute transparence et en toute confiance ;
  • des processus fluidifiés et cohérents où la sécurité et la confidentialité sont assurées ;
  • une prise en charge des personnes accompagnée continue et adaptée en toute situation.

Des fonctionnalités adaptées aux problématiques des parties prenantes

À travers un dossier unique et personnalisé et une gestion électronique des documents (GED), la solution de suivi des usagers de Dir IPS centralise les informations administratives et familiales des personnes prises en charge, les données de leur projet d’accueil personnalisé, ainsi que les écrits professionnels (cahiers de liaison et comptes rendus enregistrés dans la GED par exemple). L’historique du parcours des usagers est accessible rapidement. Le contexte familial d’usagers d’une même famille est mutualisé.

DirIgami Usager outille la mise en place et le fonctionnement des projets personnalisés dans les trois phases d’analyse, de réalisation et d’évaluation. Par l’intégration et l’utilisation de nomenclatures (SERAFIN-PH) et de grilles d’évaluation (GEVA, GEVA-SCO, AGGIR, PATHOS, etc.), il facilite la transcription des objectifs de réalisation personnelle des usagers en objectifs opérationnels d’accompagnement, puis en ressources et moyens à déployer.

L’accès aisé et sécurisé à une information actualisée facilite les échanges entre les collaborateurs, pour des structures mono ou multientités. La gestion des écrits collaboratifs et des réunions est simplifiée. Les professionnels bénéficient d’une messagerie interne sécurisée pour l’échange de messages et de documents. L’agenda des professionnels est synchronisable sur téléphone portable.

Les informations relatives à la prise en charge sont accessibles pour les usagers ou leur famille, en fonction de droits d’utilisation définis et attribués par la structure d’accompagnement. L’agenda de l’usager est une source d’informations qui rassure. Une messagerie sécurisée permet un échange de questions et de réponses entre l’établissement et la famille sur tout sujet.

Une solution simple et sécurisée

DirIgami Usager est conçu dans le respect des contraintes réglementaires et des responsabilités vis-à-vis des usagers (loi 2002-2 et RGPD). Les équipes de Dir IPS veillent aux mises à jour fonctionnelles et réglementaires.

Le logiciel intègre le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) depuis sa conception (principe du « privacy by design »). L’accès aux données des usagers est sécurisé selon les préconisations de la CNIL et la traçabilité des interventions sur les données est assurée. Les usagers peuvent consulter leurs données, et demander à ce qu’elles soient rectifiées ou supprimées. Elles sont extractibles et portables. Lors des transferts, le cryptage en protège la confidentialité.

Une attention particulière a été portée à la simplicité d’accès et à l’ergonomie du logiciel pour une prise en main facilitée. Les cheminements sont intuitifs et les utilisateurs deviennent rapidement autonomes.

Un outil autonome interconnectable, une gamme complémentaire

Personnalisable et paramétrable, DirIgami Usager s’adapte à toutes les structures.

Cet outil à part entière permet à lui seul le suivi des usagers du secteur social et médico-social. Il s’interface de façon native avec DirIgami Facturation, pour la facturation avec télétransmission et gestion de la participation des usagers, Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS et MS Qualité, le logiciel de gestion de la qualité de GePi Conseil.

Interopérable, DirIgami Usager s’intègre aussi facilement à tout logiciel de gestion. Il est proposé selon différents modes d’hébergement, de SaaS à on-premise, pour un choix en accord avec la logique du SI préexistant.

Par Dir IPS, le 08 juin 2021.

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