Le cahier de liaison dans les ESSMS

Support de la transmission d’informations, le cahier de liaison est un écrit professionnel essentiel pour garantir la coordination et le suivi de la prise en charge des usagers des établissements et services sociaux et médico-sociaux.

L’accompagnement des publics accueillis dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) repose sur un travail d’équipe. Les professionnels, qui interviennent successivement auprès des usagers, doivent avoir la connaissance la plus exhaustive et actuelle possible de la situation des personnes accompagnées. Le cahier de liaison, dit aussi cahier de transmission, est un outil essentiel de communication au jour le jour entre les différents intervenants.

En rassemblant l’ensemble des informations quotidiennes relatives à un usager et en permettant leur circulation au sein de l’équipe qui gère la prise en charge, le cahier de liaison est indispensable pour un accueil et un suivi des usagers de qualité dans les ESSMS.

Il est d’ailleurs considéré comme un outil central parmi les écrits professionnels, et sa bonne utilisation est fondamentale.

Des informations transmises quotidiennement entre professionnels

Le cahier de liaison a pour finalité première de transmettre les informations journalières entre les professionnels. Il contribue ainsi à une meilleure coordination et à une continuité dans la prise en charge des usagers.

Chaque intervenant reporte dans le cahier de liaison ses propres informations à l’attention des autres professionnels. Elles peuvent être relatives à des constatations ou provenir d’une action ou en générer. Elles peuvent être propres au fonctionnement de la structure ou concerner plus spécifiquement des usagers. Il peut s’agir, par exemple, d’absence du personnel, de gestion du matériel (véhicules, locaux, etc.), de mise en place de nouveaux protocoles ou de nouvelles procédures de fonctionnement du service, de consignes à communiquer, de tâches accomplies ou à accomplir, d’observations sur l’état physique ou moral de la personne accompagnée, de renseignements sur les visites qu’elle a reçues, etc.

La transmission des informations par le cahier de liaison doit être claire, concise, précise et fiable. Les destinataires comprendront ainsi l’information sans risque d’interprétation erronée.

Les cahiers de liaison doivent favoriser les bonnes pratiques d’écriture ; ils doivent pouvoir être renseignés et partagés facilement, dans le respect de la confidentialité.

Un cahier de liaison fiable et sécurisé pour des données personnelles

La transmission doit également se faire de façon sécurisée, confidentielle et respectueuse des droits de l’usager (loi du 2 janvier 2002 rénovant le Code de l’action sociale et des familles, règlement général sur la protection des données personnelles, dit RGPD). À cet égard, le cahier de liaison ne doit comporter que des données factuelles et objectives ; il ne doit en aucun cas véhiculer des opinions, des jugements de valeur ou des impressions sur la personne accompagnée.

De manière générale, il est important que les établissements aient une réflexion sur leurs écrits professionnels – courrier, rapport de synthèse, dossier de l’usager, cahier de liaison, projet individuel de l’usager – afin de les adapter dans leurs contenus et leur forme à leurs destinataires (usagers, professionnels, tutelles, etc.).

Pour le cahier de liaison comme pour les autres types d’écrits professionnels, il convient que les structures en définissent les modalités de production et d’utilisation pour respecter la vie privée des usagers et le secret professionnel, prévenir les risques de maltraitance, tout en permettant l’efficacité dans l’attente des objectifs opérationnels.

Pour ce faire, les cahiers de liaison informatisés doivent pouvoir notamment hiérarchiser des niveaux appropriés d’accès et de confidentialité. L’archivage et l’effacement des données sont également des points clés.

Les usagers ont-ils accès aux données du cahier de liaison ?

L’article 7 de la loi 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant le Code de l’action sociale et des familles a réaffirmé le droit pour l’usager d’accéder aux informations relatives à sa prise en charge. Les structures doivent déterminer la procédure de consultation et la communiquer aux usagers.

Les notes des cahiers de liaison ont généralement vocation à être consultées par les professionnels et non par les usagers. Elles peuvent cependant être utilisées pour la rédaction de rapports de synthèse ou du projet personnel des usagers par exemple, qui eux pourront être consultés par les usagers. La recherche des données du cahier de liaison doit ainsi être aisée ; elle s’appuie sur un archivage sécurisé.

Dans le logiciel DirIgami Usager de gestion des usagers de Dir IPS, les notes sont compilées dans un « cahier de transmission de l’équipe ». Il est possible aux utilisateurs de différencier, grâce à des filtres de recherche et un repérage aisé par couleur, le type d’information, les groupes de professionnels concernés, les usagers concernés, la date des notes, etc. Les notes concernant un usager pourront être transférées, au choix de l’établissement et après validation en interne, depuis le cahier de l’équipe vers le « cahier de liaison de l’usager », présent dans le dossier unique de l’usager et consultable par ce dernier.

En résumé, les rôles d’un cahier de liaison et ses fonctionnalités

Pour conclure, on peut résumer les rôles dévolus au cahier de liaison et les fonctionnalités que doivent posséder les versions informatiques :

  • Favoriser une meilleure synchronisation et une coordination des tâches effectuées par les professionnels pour une prise en charge optimale et le bien-être des personnes accueillies
  • Transmettre entre professionnels les informations quotidiennes, essentielles et nécessaires à la bonne compréhension des situations, de façon précise et claire
  • Restreindre les droits d’accès, afin de respecter la vie privée de l’usage, le devoir de discrétion et le secret professionnel
  • Assurer la traçabilité, la conservation, l’archivage et la recherche des transmissions, afin notamment de retrouver rapidement une information partagée relative à un usager
  • Servir de mémoire pour élaborer différents écrits professionnels tels que projet personnalisé, synthèse
  • Différencier ce qui sera partagé par les professionnels de ce qui sera consultable par l’usager et intégré dans son dossier unique

Avant de choisir un dossier unique informatisé, il est important de valider la facilité et la sécurité de la gestion des écrits partagés, et notamment du cahier de liaison, en fonction des objectifs défini par l’ESSMS.

Par Dir IPS, le19 mai 2020

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