Un dossier de l’usager informatisé pour la protection de l’enfance

Vous gérez un établissement ou service de l’Aide sociale à l’enfance (ASE) ? Vous êtes éducateur dans une Maison d’enfants à caractère social (MECS) ou psychologue dans un club de prévention spécialisée ou dans un service d’Action éducative en milieu ouvert (AEMO) ? Vous intervenez dans un service d’Action éducative à domicile (AED) ou êtes assistant familial (famille d’accueil) ? Dir IPS, éditeur de logiciels agiles, répond aux enjeux de la protection de l’enfance afin de vous accompagner au mieux dans vos problématiques de prise en charge des enfants qui vous sont confiés, dans le respect de la réglementation.

Les Établissement ou service sociaux et médico-sociaux (ESSMS) de l’ASE sont parmi les acteurs chargés de l’accompagnement des enfants soumis à une mesure de protection administrative. Confrontés ces dernières années à des évolutions législatives visant à redonner la parole à l’enfant et à le replacer au centre de la prise en charge, ils se doivent de développer un fonctionnement agile.

Dans ce contexte, le déploiement d’un Dossier de l’usager informatisé (DUI) s’impose pour les MECS, les AEMO, les AED et les autres structures en charge de l’enfance protégée.

Vous êtes concerné ? La société Dir IPS vous accompagne dans ce déploiement et vous propose son logiciel DirIgami Usager qui optimise la prise en charge des usagers, dont les enfants protégés.

La protection de l’enfance recentre sur les enfants les priorités des ESSMS de l’ASE

La loi du 5 mars 2007 réformant la protection de l’enfance et celle du 14 mars 2016 relative à la protection de l’enfant ont modifié le Code de l’action social et des familles (CASF) afin d’assurer les besoins fondamentaux de l’enfant protégé. Tout comme le fait la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale qui replace l’usager au centre du dispositif d’accompagnement, les lois sur la protection de l’enfant replacent donc l’enfant au centre de la prise en charge par l’ASE. Les objectifs de ces évolutions sont repris dans la Stratégie nationale de prévention et de protection de l’enfance 2020-2022.

Ainsi, de par la loi de 2016, AEMO, MEC, AED, association gérant des assistants familiaux et autre ESSMS en charge de la protection de l’enfance, vous devez veiller à la stabilité du parcours des enfants protégés et promouvoir la coordination entre les services chargés des prises en charge. Vous êtes de plus confronté à un renforcement de la phase d’évaluation des besoins des enfants qui vous sont confiés et à la mise en place du Projet pour l’enfant (PPE) comme outil central de l’accompagnement.

Quelles problématiques découlent du PPE de l’enfant sous protection administrative ?

Le PPE définit les objectifs et les moyens d’accompagnement pour tout enfant bénéficiant d’une mesure de protection administrative par l’ASE.

Comment réaliser et formaliser ce PPE ? Comment le faire évoluer ? Comment le rendre accessible aux différents professionnels (éducateurs, psychologues et autres intervenants), ainsi qu’aux enfants et à leur famille ? Telles sont quelques-unes de vos problématiques en tant que responsable de la prise en charge de ces enfants.

Dans toutes les phases du PPE — recueil des besoins et des attentes, réalisation des objectifs opérationnels, évaluation de l’effectivité de la mise en action du PPE — transparait la nécessité d’un travail collaboratif entre les différents professionnels (éducateurs, psychologues, médecins référents, juges, assistants familiaux), en concertation avec les titulaires de l’autorité parentale, et l’enfant dès que possible. Dans son rapport 2020 sur les droits de l’enfant, le Défenseur des droits préconise d’ailleurs d’associer davantage l’enfant à sa prise en charge.

De plus, pour mener à bien leur mission dans un contexte sous tension (contraintes législatives et budgétaires, manque de temps et de moyens humains), il est important que les éducateurs spécialisés et autres professionnels des ESSMS de l’ASE disposent aisément d’une information regroupant les données des nombreuses parties prenantes : évaluation de la santé mentale et physique, souhaits de l’enfant et des familles, décisions administratives et de justice, etc. Cette information se doit d’être facilement actualisée et partagée, tout en respectant des droits hiérarchisés d’accès à l’information.

Dir IPS accompagne les ESSMS de l’ASE dans l’informatisation des dossiers des usagers

En permettant l’élaboration et le suivi des projets personnels, une centralisation des informations, une mise à jour facilitée et des consultations aisées, un dossier de l’usager informatisé (DUI) adapté aux structures de protection de l’enfance est un outil indispensable pour gagner en efficience dans la gestion du parcours au jour le jour et au long cours des enfants sous protection administrative. C’est donc notamment pour répondre aux problématiques des ESSMS en charge de la protection de l’enfance que Dir IPS développe le logiciel DirIgami Usager.

De plus, Dir IPS vous propose une rubrique rassemblant des textes et outils d’intérêt pour vous aider dans l’informatisation de vos dossiers de l’usager, depuis le kit de déploiement des DUI de l’ANAP (Agence numérique d’aide à la performance) jusqu’au guide d’élaboration du dossier de demande d’aide à l’investissement numérique de la CNSA (Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie) en passant par la synthèse de l’ANAP sur les fonctions d’un DUI.

Responsable SI d’ESSMS, les équipes Dir IPS vous accompagnent aussi tout au long de votre processus d’informatisation, depuis la définition précise de vos besoins spécifiques jusqu’à la formation personnalisée de vos équipes à l’utilisation et au paramétrage des logiciels. N’hésitez pas : contactez-les.

DirIgami Usager, un logiciel agile qui répond aux besoins de la protection de l’enfance

La suite DirIgami est conçue pour répondre aux besoins de l’écosystème qui inclut l’enfant protégé et sa famille ainsi que les professionnels : éducateurs, assistants familiaux, personnel de santé ou paramédical, services administratifs, gestionnaires, direction financière, etc.

Par l’analyse précise des besoins, Dir IPS développe des logiciels aux fonctionnalités adaptées à chaque structure. Ainsi, avec le DUI paramétrable et adaptable de Dir IPS, vous optimisez la prise en charge et le suivi des enfants protégés avant, pendant et après leur présence au sein de votre établissement.

Avec DirIgami Usager, vous :

• réalisez le PPE dans toutes ses phases d’élaboration, de mise en œuvre et d’évaluation, en intégrant toutes les parties prenantes ;
• créez, stockez et archivez tous les documents de vos usagers sur un seul espace collaboratif pour une connaissance pérenne de la situation de l’enfant, un travail interactif facilité, une transmission des informations aisée et des prises de décision accélérées ;
• centralisez vos actions et simplifiez vos tâches administratives pour vous consacrer à votre cœur de métier, la prise en charge des enfants protégés ;
• construisez une relation d’échange avec la famille pour replacer l’enfant au centre de la prise en charge.

Vos questionnements, nos réponses : pour que DirIgami Usager vous corresponde

En réponse à vos questions concrètes, l’accent est mis sur quelques fonctionnalités de DirIgami Usager.

• Peut-on mettre en œuvre un PPE avec DirIgami Usager ?

Avec les projets personnalisés, DirIgami Usager répond parfaitement à la problématique fondamentale du PPE mis en avant par la loi 14 mars 2016, ainsi qu’au droit de l’enfant à une évaluation de sa situation (article L. 223-1 du CASF). Le projet personnalisé — le PPE dans le cas d’un enfant — est coconstruit, personnalisé et partagé avec l’ensemble de l’écosystème (usagers, familles ou représentant légal, professionnels), dans le respect de droits attribués.

• Comment centraliser les comptes rendus judiciaires ou autres, pour ne rien perdre du suivi des enfants pris en charge ?

Le système de Gestion électronique documentaire (GED) permet une centralisation et une organisation de l’information sur l’enfant. Des droits sont attribués aux parties prenantes pour des accès en écriture, modification ou lecture au dossier administratif (informations administratives y compris celles relatives à sa scolarité, qui sont automatiquement reprises pour les membres d’une même famille), tout comme au dossier judiciaire (comptes rendus judiciaires), au dossier santé (évaluation physique et psychique) et autres documents.

• Comment assurer un suivi du public accueilli au quotidien, dans une optique de transmission entre les équipes de jour et de nuit ?

Dans le suivi au quotidien des enfants accompagnés, la transmission des informations entre les différentes équipes, notamment nuit/jour, est facilitée par le cahier de liaison intégré dans DirIgami Usager, ainsi que par la messagerie sécurisée interne au logiciel. Les écrits professionnels collaboratifs sont aussi une source d’informations partagée et pérenne. Ils offrent la possibilité d’une co-construction d’écrits. Ils répondent au besoin de coordination entre les services chargés des prises en charge dont dispose la loi du 14 mars 2016.

• Comment les professionnels, l’enfant et sa famille peuvent-ils visualiser les différents rendez-vous de type audiences ou autres, afin de s’y retrouver facilement et simplement ?

L’agenda individuel ou collectif mis à disposition sur smartphone permet à chacun de visualiser les différents rendez-vous.

• Comment avoir une visibilité sur les fins d’échéance, afin d’anticiper les renouvellements ?

DirIgami Usager donne une visibilité sur les échéances à venir et permet d’anticiper les renouvellements grâce à des notifications ASE par rapport aux mesures d’actions éducatives ou de PJJ (protection judiciaire de la jeunesse), aux ordonnances de placement, etc.

• Comment comptabiliser les absences comme les fugues, en vue d’analyses pour les rapports d’activité ?

Le calendrier des présences et des absences des usagers permet de comptabiliser les absences de type « fugue ». Grâce à une traçabilité des données et à des vues d’ensemble, DirIgami Usager facilite la préparation des rapports d’activité. Il permet un contrôle facilité de l’activité de l’établissement, en accord avec l’évolution réglementaire.

• Comment simplifier la communication avec les familles, les familles d’accueil, afin de ne rien oublier et de respecter les droits de l’enfant ?

Grâce à des accès au logiciel limités et sécurisés donnés à l’enfant et à sa famille ou à son représentant légal (comme à tel répertoire de la GED, à la messagerie sécurisée, à l’agenda), DirIgami Usager simplifie la communication entre les familles, les familles d’accueil et les professionnels. Le logiciel répond aussi au droit de l’enfant et de la famille d’être informé (article L. 223-1 du CASF) ainsi qu’au droit d’accès aux documents administratifs (loi 78-753 du 17 juillet 1978). De plus, la suite DirIgami est conçue dans le respect des contraintes réglementaires et des responsabilités vis-à-vis des usagers (notamment loi du 2 janvier 2002 et Règlement général sur la protection des données dit RGPD).

Dans une logique d’agilité, DirIgami Usager évolue avec les retours des professionnels utilisateurs du logiciel, tandis que les équipes Dir IPS restent en veille par rapport aux besoins et contraintes de l’écosystème.

Vous vous interrogez sur la prise en compte de vos spécificités par DirIgami Usager ? Vous souhaitez en savoir davantage sur la suite DirIgami ? Contactez les équipes Dir IPS.

Par Dir IPS, le 15 juillet 2021.