Les bonnes pratiques d'élaboration du PE-PS

Rendu obligatoire par l’article L.311-8 du CASF, le Projet d’établissement ou de service (PE-PS) définit les objectifs de qualité des prestations et affiche les modes d’organisation et de fonctionnement des Établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). C’est un document essentiel à la délivrance, par les Agences régionales de la Santé (ARS), de l’autorisation administrative de fonctionnement.

Ce document, construit avec l’implication de la direction et des représentants des équipes et des usagers, est à la fois descriptif de l’organisation à l’instant T et projectif sur les changements envisagés, à cinq ans la plupart du temps. Il clarifie le positionnement institutionnel de la structure et les évolutions prévues en termes de public, de missions, de compétences et de coopérations. Dans une dimension stratégique, il donne les étapes de la progression et les moyens d’y parvenir.

Le PE-PS permet aux professionnels de se positionner sur leur pratique et ses évolutions. Il est aussi un des outils garant du respect du droits des usagers, notamment de leur place centrale au sein de l’établissement ou du service, réaffirmée par la loi du 2 janvier 2002.

Dir IPS fait le point sur les bonnes pratiques de l’élaboration du projet d’établissement ou de service d’un ESSMS – diffusées par la Haute Autorité de Santé (HAS) –, alors que vient de paraitre le décret d’application 2024-166 du 29 février 2024 qui définit son contenu.

Dans ses recommandations toujours d’actualité sur l’organisation de la démarche, l’Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissement sociaux et médico-sociaux (Anesm) – aujourd’hui intégrée à la HAS – invite à trois points de vigilance :

• la définition du cadre de travail, tant au niveau des moyens humains qu’organisationnels, depuis la mise en place jusqu’à la validation du document rédigé ;
• le respect d’étapes opérationnelles depuis la collecte des données pour le descriptif jusqu’à l’évaluation et à l’actualisation du PE-PS, en passant par la définition du projectif, la rédaction des documents, leur validation et leur appropriation ;
• l’adéquation entre les moyens humains et financiers disponibles et l’ampleur donné au PE-PS.

Une démarche d’élaboration du PE-PS qui commence par « poser un cadre »

Pour élaborer un PE-PS, il s’agit tout d’abord de mettre en place le comité de pilotage (copil) et de définir son rôle. Il est préférable que la direction de l’ESSMS soit impliquée dans le copil, car c’est elle qui impulse et donne les moyens d’aboutir. Le copil inclut aussi des professionnels et dans la mesure du possible des représentants des usagers. Constitué d’une petite dizaine de personne au maximum, le copil organise la méthode de travail ; il définit les thématiques à prendre prioritairement en compte ainsi que le calendrier d’élaboration du PE-PS. Enfin, il effectue une première validation du PE-PS, avant soumission aux instances décisionnelles de la structure.

Poser le cadre, c’est aussi définir la méthode générale qui sera utilisée pour établir le PE-PS, ainsi que le rôle des groupes de travail et les moyens de circulation de l’information auprès des équipes non directement impliquées dans les groupes de travail. Établir ces deux derniers points n’est pas à négliger car c’est indispensable à un déploiement efficace de la méthode.

Ainsi donc, le cadre définit qui oriente et qui travaille à la réalisation du PE-PS ; il acte aussi les instances et procédures de validation. Car, rappelons-le, le PE-PS est un document structurant qui engage l’ESSMS. Il doit donc être validé par les représentants de toutes les parties prenantes avant diffusion en interne ou externe.

Cinq étapes opérationnelles pour l’élaboration d’un Projet d’établissement ou de service

Le cadre définit, il s’agit d’entrer dans la réalisation concrète de l’élaboration du PE-PS. Pour cela, la HAS met en avant cinq étapes opérationnelles.

Connaitre l’existant et le contexte est indispensable pour un PE-PS ancré dans la réalité et le service aux usagers. Aussi, la première étape consiste en la collecte de données permettant l’analyse des ressources locales disponibles, des attentes et besoins des publics, ainsi que des enjeux propres à la structure. C’est le moment d’un état des lieux contextualisé et chiffré qui permet d’intégrer dans le projet de la structure les spécificités des pratiques liées aux populations accompagnées.

Une fois le descriptif connu vient l’étape de la définition des orientations stratégiques et des évolutions qu’elles demandent. C’est alors au copil de prioriser les thèmes à traiter, de sélectionner les thèmes ciblés sur lesquels des débats sont nécessaires afin de réfléchir le projectif.

Puis vient la rédaction proprement dite qui se doit d’être unifiée, fluide et homogène avec un vocabulaire accessible en interne et externe. Cette rédaction doit être respectueuse des productions des groupes de travail. La HAS conseille de résumer le PE-PS dans un document synthétique qui en reprend les principaux éléments.

S’ensuit une validation technique sur la forme (plan, rédaction) et le fond (données faibles, affirmations fondées, réglementation respectée, etc.) par le copil, puis une validation politique (orientations fondés, améliorations réalistes, propositions partagées, etc.) par les instances dirigeantes de l’établissement ou service. En dehors de cette validation, il est également nécessaire que le projet soit présenté aux différentes instances de l’ESSMS, ainsi qu’aux professionnels et partenaires pour en faciliter l’appropriation et le respect.

Dans la cinquième étape opérationnelle, le projet d’établissement ou de service se vit au quotidien et les écarts entre le prévisionnel et le réalisé sont mesurés afin que des actions correctives soient mises en place. Grâce à un suivi régulier de la mise en place du PE-PS, son actualisation du descriptif et projectif (au moins tous les cinq ans ainsi que le prévoit l’article L 311-8 du CASF) est facilitée et la structure entre dans un processus d’amélioration continue.

Penser et rédiger son projet d’établissement ou de service

« Qui trop embrasse mal étreint »

Le titre vous interroge ? Ce proverbe signifie qu’à vouloir faire trop, on risque l’échec. Il est une autre manière d’exprimer le dernier point de vigilance de la HAS qui porte sur le repérage et la mobilisation des moyens disponibles pour l’élaboration du Projet d’établissement ou de service.

Il est nécessaire de tenir compte de la capacité de la structure à mettre en œuvre la démarche, de l’aptitude à la prise de recul des professionnels sur leur pratique, de l’organisation du travail (intervention à domicile, travail segmenté, etc.) et de la possibilité pour les professionnels de libérer du temps à cette tâche, de la capacité physique ou intellectuelle des usagers à participer aux débats, du budget qui peut être libérer pour externaliser certains aspect de la construction du PE-PS (rédaction par exemple).

Il est donc en particulier important d’ajuster la contribution des professionnels aux moyens disponibles, tant au niveau des points à traiter que de la méthode employée. Ceci est valable lors de la formalisation du PE-PS, mais aussi lors de son application concrète et pratique. Sinon, « qui trop embrasse… »

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Par Dir IPS, le 7 mai 2024.