Gestion budgétaire – Médico-social

« Le logiciel de contrôle de gestion Gestionnaire s’adapte à la diversité de nos activités et offre une prise en main rapide. »

Véronique Eloy, directrice administrative – ONM.

L’Œuvre Normande des Mères (ONM) est une association créée en 1942, répondant à des besoins d’accompagnement très diversifiés des personnes et des familles qui relèvent, entre autres, du médico-social, de l’aide sociale, de l’insertion, et de la petite enfance.

Avec plus de 200 salariés répartis dans une quarantaine de services, l’Œuvre Normande des Mères gère un volume de données budgétaires conséquent. C’est pourquoi, Véronique Eloy, Directrice administrative, a choisi de se reposer sur le logiciel Gestionnaire de Dir IPS pour construire les budgets, les comptes administratifs et les scénarios de projections nécessaires à la bonne gestion de l’association.

Budgets annuels

Salariés titulaires

Efficience

Temps divisé par deux pour la construction des budgets.

Analyse

Un outil professionnel de gestion
et d’aide à la décision.

LE POINT DE VUE de l’Œuvre Normande des Mères sur Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS.

OBJECTIFS de l’ONM

  • Simplifier la gestion des budgets avec un logiciel professionnel.
  • Fiabiliser la saisie des données pour la construction des budgets.
  • Répondre aux exigences de contrôle des financeurs.

BÉNÉFICES de GESTIONNAIRE

  • Un gain de temps important avec l’élimination des ressaisies.
  • Un gain de fiabilité grâce à l’import automatique des données.
  • Une solution professionnelle pour les budgets du médico-social.
retour d'expérience sur gestionnaire

Remplacer les fichiers Excel par des logiciels professionnels

Les établissements et services sociaux ou médico-sociaux (ESSMS) connaissent de fortes contraintes économiques, car ils dépendent en grande partie de financements publics émanant de l’État, des départements, des mairies, de la CAF (Caisse d’allocation familiale) ou encore de l’ARS (Agence régionale de santé).

« D’année en année, les financements sont revus à la baisse par nos organismes de tutelle. D’une année sur l’autre, rien ne garantit donc que nos services continuent de bénéficier de subventions… La gestion de l’association à moyen et long terme exige donc beaucoup de rigueur. »

Dès sa prise de fonction au sein de l’Œuvre Normande des Mères, en 2010, Véronique Eloy a pris l’initiative de remplacer les fichiers Excel utilisés pour la gestion comptable, la paie et la gestion des budgets, par des logiciels professionnels.

« Le logiciel de contrôle de gestion Gestionnaire nous a été suggéré par Sage, l’un de nos partenaires. Nous avons immédiatement été convaincus par la démonstration réalisée par l’éditeur de la solution, Dir IPS : le logiciel pouvait s’adapter à la diversité de nos activités et offrait une prise en main rapide. »

Diviser par deux le temps alloué à la gestion des budgets

La solution fait rapidement ses preuves au sein de l’association : les équipes administratives passent deux fois moins de temps à construire les budgets prévisionnels.

« Gestionnaire permet d’importer les données nécessaires à la réalisation des budgets annuels et des comptes administratifs directement depuis les logiciels comptables que nous utilisons. Ainsi, les fiches comptables des salariés sont directement importées de notre logiciel de paie, afin d’éviter toute ressaisie. Au sein de l’Œuvre Normande des Mères, nous en traitons près de 400 car, parmi nos 200 salariés, certains partagent leur temps entre différents services. La création manuelle de ces fiches représentait des semaines de travail !

« Non seulement nous avons divisé par deux le temps alloué à ces tâches chronophages, mais, en plus, nous évitons les erreurs induites par les doubles saisies manuelles. Un simple contrôle suffit après l’import des données pour pouvoir les exploiter. »

Anticiper les postes de dépenses les plus importants

Au-delà de son rôle primordial dans la construction des budgets de l’association, Gestionnaire est également un puissant outil d’aide à la décision.

« Nous réalisons un suivi trimestriel des dépenses dédiées aux actions sociales, afin de vérifier leur concordance avec la ligne budgétaire prédéfinie. Ce suivi trimestriel est nécessaire car le secteur social présente des coûts salariaux particulièrement élevés. Grâce à Gestionnaire, les directeurs de chaque entité peuvent anticiper et ajuster les dépenses si besoin (par exemple en prévoyant moins d’embauches en CDD).

« Par ailleurs, les mises à jour régulières du logiciel nous permettent de rester en conformité avec les évolutions réglementaires du secteur médico-social, ce qui est essentiel pour la gestion de l’association et des budgets ! Nous répondons ainsi plus aisément aux exigences de contrôle de nos financeurs sur nos activités. »

– – – Véronique Eloy, directrice administrative, Œuvre Normande des Mères, février 2019.

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