Facturation – Suivi des usagers – Médico-social

Fondée en 1994, l’association IMANIS propose différents dispositifs d’aide liés aux problématiques d’accueil, de soins, d’hébergement et d’accompagnement des publics vulnérables. L’association œuvre principalement en Occitanie et dans le Centre-Val de Loire.

Créée par 3 bénévoles, elle dénombre aujourd’hui près de 150 salariés. L’association s’étant étendue au fil des années, la mise en place d’outils dédiés à la gestion des centres d’accueil est devenue nécessaire.

Raphaël Gonçalves, directeur des sécurités, revient sur le choix de DirIgami, le Dossier de l’usager informatisé (DUI) de Dir IPS.

LE POINT DE VUE de l’association IMANIS sur l’éditeur Dir IPS et sa solution DirIgami.

BÉNÉFICES de DIRIGAMI

• Une gestion de l’usager unique multi-établissements.
• Des modules sur-mesure pour les besoins spécifiques.
• Un partenariat ESSMS/éditeur de confiance.

D’Excel à un outil de suivi des usagers et de facturation

Historiquement, l’association IMANIS opérait le suivi des usagers et de la facturation à l’aide d’Excel. Cette pratique, suffisante jusqu’à un certain point, a néanmoins fini par atteindre ses limites : « Les fichiers Excel ne sont pas partagés entre tous les salariés de l’association. Chaque dispositif a son propre fichier Excel, et travaille donc en vase clos », résume Raphaël Gonçalves.

Émerge alors un besoin : donner la possibilité aux 150 salariés d’accéder aux informations concernant les personnes qu’ils suivent, quel que soit le dispositif pour lequel ils œuvrent ou leur position géographique. « Nous avions également besoin de mettre en place différents niveaux d’accès, selon le grade hiérarchique : les infirmiers, accompagnants et travailleurs sociaux ont besoin d’un accès plutôt limité aux données, tandis que les cadres de territoire et coordinateurs requièrent davantage de droits. »

Un DUI moderne et personnalisable

Après identification et analyse de différents outils, DirIgami, le DUI de Dir IPS, est apparu comme le plus pertinent en fonction des critères de choix d’IMANIS. Notamment, « le mode d’hébergement en SaaS proposé par Dir IPS était pour nous une priorité : nos collaborateurs sont dispersés à travers la France et doivent pouvoir accéder facilement et partout à la plateforme », précise le directeur des sécurités.

Depuis 2013, l’association détient le label LUCIE, qui certifie les entreprises et organisations respectant la norme ISO&nbsp ;26&nbsp ;000. Cette norme donne la ligne de conduite à suivre en matière de responsabilité sociétale et aide les organisations à contribuer au développement durable. « La conformité RSE de l’outil était un critère de choix, il devait s’aligner pleinement avec nos valeurs. » Les enjeux écologiques sont respectés avec Dir IPS, avec des serveurs situés en France, précisément à Nantes et à Lyon.

Dernier critère important : « Nous voulions avoir la possibilité de développer des briques spécifiques pour des besoins particuliers, notamment le suivi des bâtiments. » Raphaël Gonçalves explique  : « L’association compte plusieurs dizaines de bâtiments, comme les centres d’hébergement d’urgence, les pensions de famille ou les résidences accueil. Nous avions besoin d’un système d’alertes, pour les maintenances, contrôles des systèmes d’incendie, les contrats d’énergie… » La modularité et la possibilité de personnaliser et paramétrer DirIgami font partie des atouts du DUI.

Le choix de Dir IPS, un éditeur certifié et expert du secteur médico-social

L’éditeur a évidemment une place de choix dans l’intégration de ce nouvel outil : « Nous avons choisi le logiciel DirIgami de Dir IPS, car ce DUI répond à l’ensemble de nos besoins, mais aussi parce que les équipes de l’éditeur détiennent une excellente connaissance du secteur social. »

Le directeur des sécurités soulève un point primordial pour lui : « Notre association recueille beaucoup de données sensibles concernant les usagers. Dir IPS respecte les problématiques de confidentialité de ces données personnelles, puisqu’il détient la certification cybersécurité de l’ANSSI. » La certification assure DirIgami comme une solution de confiance.

L’association IMANIS est accompagnée par les équipes Dir IPS dans la construction du cahier des charges des volets « suivi des usagers » et « facturation », afin que l’outil corresponde aux attentes et besoins terrain des collaborateurs. « Nous sommes aujourd’hui en cours de développement de modules, notamment pour le suivi des bâtiments. Nous souhaitons également que la plateforme soit interconnectée avec la base de données Claude Bernard, afin de faciliter la prescription médicale », conclut Raphaël Gonçalves.

– – – Raphaël Gonçalves, directeur de l’association IMANIS, février 2024.