Objectif 2021-2022 : la digitalisation des ESMS

Le programme « ESMS numérique » s’ouvre largement. Une opportunité pour enclencher le processus d’une digitalisation agile et collaborative, source d’efficacité et de tranquillité.

Alors que la « crise Covid » est toujours là et impose ses contraintes aux structures du médico-social, comment envisager une fin d’année 2021 et une année 2022 sereines ? La digitalisation de vos services avec des logiciels adaptés à vos problématiques facilite la prise en compte des contraintes réglementaires et budgétaires et libère un temps que vous pouvez consacrer à vos usagers.

Les Établissements et services médico-sociaux (ESMS) ont su faire preuve d’agilité pour assurer la continuité de l’accompagnement de leurs usagers en dépit des contraintes liées à la crise de la Covid-19. En même temps, cette même crise a révélé le retard qui existait dans le déploiement des outils numériques dans ces établissements, et les carences en termes de cybersécurité et de respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

De tels outils simplifient la gestion de vos structures et la prise en charge de vos usagers. Ils répondent aux problématiques d’adaptabilité de votre gestion, de partage d’informations entre vos professionnels et de communication auprès de vos usagers et de leur famille. En favorisant l’automatisation de tâches ou la collaboration entre professionnels, en permettant des échanges dématérialisés et en les sécurisant, en optimisant la gestion des ressources financières et humaines, les solutions informatiques vous permettent de vous recentrer sur votre cœur de métier : la prise en charge des personnes vulnérables. Ils sont ainsi des outils supports d’un meilleur accompagnement des usagers, et du bien-être au travail des professionnels médico-sociaux.

Prenez le virage « ESMS numérique » avec des financements et des champs d’activité élargis

600 millions d’euros ont été alloués à la suite du Ségur de la Santé, dans un plan sur cinq ans, pour soutenir le virage de la e-santé dans les structures médico-sociales.

130 millions d’euros sont consacrés à la phase d’amorçage 2020-2022 pour des projets qui concernent aujourd’hui l’ensemble des champs d’activité des ESMS. Sont donc maintenant éligibles non seulement les établissements et services en charge des personnes âgées ou en situation de handicap, mais aussi notamment ceux en charge de la protection de l’enfance.

Ainsi que le prévoit l’instruction technique du 25 juin 2021 relative à la mise en œuvre de la deuxième étape de la phase d’amorçage du programme « ESMS numérique », « tous les ESMS mentionnés à l’article L.312-1 du CASF [Code de l’action sociale et des familles], les organismes gestionnaires de ces établissements et les groupements de coopération sociale et médico-sociale mentionnés au 3 de l’article L.312-7 du CASF sont éligibles au temps 2 de la phase d’amorçage, y compris les ESMS financés exclusivement par les conseils départementaux. »

Quel que soit le périmètre de votre ESMS, vous pouvez donc présenter un projet regroupant quinze structures (ou huit en Corse et dans les territoires ultra-marins) pour acquérir un Dossier de l’usager informatisé (DUI) ou mettre en conformité une solution commune préexistante. Si vous appartenez à un groupement de plus de 50 ESMS qui ont déjà acquis une solution conforme, vous pouvez déposer un projet en lien avec son déploiement.

Dir IPS vous propose un espace regroupant les ressources mises à disposition par la CNSA (Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie), l’ANS (Agence du numérique en Santé), l’ANAP (Agence nationale d’appui à la performance), etc., pour conduire la digitalisation de vos établissements en termes de dossier de l’usager.

Vers l’objectif d’un DUI pour chaque personne accompagnée dans votre ESMS

Selon la CNSA, « la généralisation du numérique dans les établissements et services médico-sociaux doit répondre aux besoins de partage d’informations et d’échange de tous les professionnels, y compris lorsqu’ils interviennent à domicile, et de tous les usagers, en tant qu’acteurs de leur parcours ». Le programme « ESMS numérique » « repose principalement sur le déploiement d’un dossier usager informatisé (DUI) pour chaque personne accompagnée. »

De façon très concrète, en cette période de crise sanitaire, le DUI facilite le suivi de la politique vaccinale. Il permet notamment d’avoir une vue sur le statut vaccinal des usagers alors que la troisième dose vaccinale pour les personnes les plus vulnérables est recommandée par la HAS (Haute Autorité de Santé) et devient possible à partir de mi-septembre pour les usagers en EHPAD (Établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes) et en USLD (Unité de soin de longue durée). S’il intègre un agenda du personnel, le DUI aide à assurer la prise en charge continue des usagers, alors que le personnel peut bénéficier d’une autorisation d’absence sur ses horaires de travail afin de répondre à l’obligation vaccinale à échéance du 15 septembre 2021.

L’enjeu du DUI va au-delà de la « vision établissement ». Le dossier informatisé retrace l’ensemble du parcours de l’usager ; il permet le partage avec les usagers et leur famille, ainsi qu’entre tous les professionnels impliqués.

Sécurité, protection des données, interopérabilité avec le Dossier médical partagé (DMP) et la Messagerie sécurisée de santé (MSS ou MSSanté) sont quelques mots clés du cahier des charges national (en cours de définition) des logiciels DUI éligibles au financement par le programme « ESMS numérique ».

Avec DirIgami Usager, DirIgami Facturation et Gestionnaire, digitalisez votre écosystème

Les trois logiciels édités et diffusés par Dir IPS vous permettent d’informatiser votre gestion budgétaire et d’activité. Interopérables et paramétrables pour s’adapter à vos structures, tous sont conçus dans le respect des contraintes réglementaires dont le RGPD. De plus, la suite DirIgami intègre les responsabilités des ESMS vis-à-vis des usagers découlant notamment de la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale.

DirIgami Usager, pour prendre en charge vos usagers

DirIgami Usager s’adresse aux équipes médico-sociales, aux usagers et à leur famille. Il vous permet d’améliorer en continu la qualité et la cohérence de la prise en charge de vos usagers, et de garantir la diffusion d’une information adaptée à toutes les parties prenantes : professionnels, usagers et familles.

Le DUI de Dir IPS assure le suivi des personnes accompagnées avant, pendant et après leur prise en charge au sein de votre établissement (dossier unique de l’usager, cahier de liaison, gestion administrative, lien avec les familles) en tenant compte de leurs souhaits, notamment à travers les projets personnalisés. Il facilite la gestion des professionnels (organisation des tâches, agenda partagé) ainsi que la collaboration et la communication entre vos salariés (transferts de dossiers, messageries, écrits professionnels).

Dir IPS participe aux groupes de travail des éditeurs pour vous proposer DirIgami Usager, un DUI agile qui s’enrichit des fonctionnalités voulues par les acteurs du programme « ESMS numérique ».

DirIgami Facturation, du calendrier à la comptabilisation de votre activité

DirIgami Facturation s’adresse aux services financiers et comptables des ESMS. Il permet de suivre le calendrier et la situation administrative des usagers, afin d’établir des factures simplifiées et sécurisées.

Avec le module Ressources, vous éditez des factures en accord avec les Règlements départementaux d’aide sociale (RDAS), connaissez le niveau de participation financière d’un usager, et déposez vos factures aux départements sur la plateforme Chorus Pro. Le module IPS Trans vous permet quant à lui de télétransmettre les factures aux caisses primaires d’assurance maladie et aux mutuelles dans le respect de la norme Iris B2.

Gestionnaire, pour gérer vos budgets et piloter votre activité

Gestionnaire s’adresse aux services financiers des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux. Que vous soyez en EPRD ou soumis à la procédure contradictoire, le logiciel centralise et automatise la production de l’ensemble des documents budgétaires et des cadres normalisés (ERRD, EPRD, CA, BP, etc.) à destination des financeurs.

Mis à jour régulièrement, il prend en compte les dernières réglementations, comme les revalorisations salariales découlant du Ségur de la Santé. Pour les structures concernées, il intègre les nomenclatures Serafin-PH. En complément, Dir IPS vous propose son calendrier des échéances réglementaires.

Véritable outil de pilotage, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS vous permet de réaliser des scénarios et des projections et de définir et calculer des indicateurs, pour des choix objectivés.

Un accompagnement personnalisé dans la mise en place des solutions Dir IPS

Les prérogatives des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux sont très variables en termes de système d’information. Aussi, Dir IPS propose différents modes d’intégration et de diffusion : on-premise (sous licences), on-premise hébergé (licences hébergées) ou offre Cloud, dite aussi SaaS (Software as a service).

Entre maîtrise et simplicité, vous hésitez ? Les experts techniques et fonctionnels de Dir IPS vous épaulent tout au long de votre projet depuis le choix de vos solutions jusqu’à leur prise en main, et tout au long du processus de déploiement, de paramétrage et de mise à jour.

Nous sommes à votre écoute — les témoignages le confirment — et notre accompagnement personnalisé favorise une mise en place sereine de nos solutions, une autonomie rapide de vos services, ainsi qu’une utilisation efficace et pérenne de nos produits.

Vous souhaitez en savoir davantage sur notre expertise et notre démarche ? Sur nos logiciels ? Vous souhaitez une démonstration d’un ou plusieurs logiciels ? Contactez-nous. Nous sommes là pour vous.

Par Dir IPS, le 6 septembre 2021.

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