Budget – Paye – Médico-social

En 1989, le Secours Catholique crée l’Association des Cités du Secours Catholique (désormais renommée Cités Caritas) pour dissocier les missions financées par des subventions publiques, de celles émanant de dons privés. La vocation de l’association Cités Caritas est d’accompagner vers l’autonomie et l’insertion socio-professionnelle des personnes en situation de précarité, d’exclusion ou de handicap. Elle vient en aide à près de 11 000 personnes par an et compte 1 200 salariés.

À l’heure de rendre les budgets auprès de l’administration, l’association Cités Caritas s’est lancée à la recherche d’un nouveau progiciel de gestion budgétaire dédié au milieu médico-social. Patrice Gravoin, contrôleur de gestion au sein de l’association Cités Caritas, revient sur le déploiement de la solution Gestionnaire par Dir IPS.

LE POINT DE VUE de Cités Caritas sur Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire pour EPRD et ERRD de Dir IPS.

BÉNÉFICES de GESTIONNAIRE

• Un déploiement réalisé dans des délais très courts.
• L’établissement des budgets facilité grâce à l’efficacité du logiciel.
• Un logiciel performant, constamment mis à jour.

Fiabiliser l’extraction des données comptables pour faciliter les bilans

Patrice Gravoin est en charge du contrôle de gestion de l’association Cités Caritas depuis près de 9 ans. Etant donné les évolutions réglementaires contraignantes auxquelles était confrontée Cités Caritas, il était indispensable pour elle d’adopter une nouvelle solution capable de répondre plus efficacement à ses besoins en matière de gestion budgétaire. Cette solution se devait souple et facilement prise en main pour répondre à des craintes légitimes de changement de processus.

« Nous disposions déjà d’un progiciel dédié à la comptabilité et à la paie. Cependant, ce dernier n’était plus capable de répondre à nos besoins grandissants, en particulier sur le plan de la traçabilité. Cet aspect est décisif lors de la réalisation de budgets. L’État nous impose toujours plus de contraintes, alors que nous ne disposons que de très peu de temps pour l’établissement de ces budgets.
« Il nous fallait donc un logiciel de gestion budgétaire capable de répondre à nos demandes de simplification de traitement des données. Une solution qui puisse extraire facilement les données pour les restituer au format attendu pour la production des budgets auprès de l’administration. »

Un besoin urgent, un déploiement facilité

Conforme aux formats de données imposés et interfaçable avec nos outils de paye et de comptabilité existants, le logiciel Gestionnaire de Dir IPS a rapidement été choisi. L’heure des budgets approchant, la mise en place du nouveau logiciel de gestion budgétaire a été soumise à de fortes contraintes de délais.

« Initialement, l’équipe Dir IPS nous a indiqué que l’installation de Gestionnaire serait effective sous cinq à six mois. Nous ne pouvions leur en donner que trois pour assurer le déploiement du logiciel avant l’établissement des budgets. L’équipe Dir IPS nous a alors proposé un accompagnement très qualitatif. Elle a mis en place tous les moyens possibles, notamment en période de vacances, pour respecter les délais serrés. Au final, la solution a été déployée dans les temps, à la fin du mois d’août. »

Trois fois moins de temps-homme pour réaliser les budgets

« Les équipes ont très bien accueilli la solution Gestionnaire. C’est un produit simple, très intuitif. Nous n’avons eu que des retours positifs.

« Une fois Gestionnaire déployé, les budgets ont été réalisés en un mois, au lieu de trois mois précédemment. La partie sensible a toujours été la consolidation de la masse salariale. En milieu associatif, elle revêt des aspects beaucoup plus complexes que dans les entreprises privées, car des comptes précis doivent être rendus aux financeurs. Leur nature est particulièrement variée, ce qui complexifie davantage la construction des budgets.

Dir IPS a engagé une importante masse de travail pour déployer la solution, qui s’interconnecte très bien avec le reste de nos logiciels. C’est un véritable partenaire de confiance. »

– – – Patrick Gravoin, contrôleur de gestion, Cités Caritas, avril 2020.