Facturation – Association – Médico-social

L’Association lyonnaise de gestion d’établissements pour personnes déficientes (ALGED) accueille, forme et accompagne des personnes en situation de déficience intellectuelle depuis 1954. L’association gère une trentaine d’établissements et services en région lyonnaise. Aujourd’hui, ce sont 600 salariés qui œuvrent auprès des 600 travailleurs handicapés des ESAT et des 1452 usagers des établissements de l’ALGED.

Avec un budget de fonctionnement de 50 millions d’euros par an, l’ALGED est particulièrement pointilleuse lorsqu’il s’agit de rendre compte de son activité auprès des financeurs. Pour faciliter cette partie, la directrice administrative et financière, Karine Gauthier, a choisi de s’appuyer sur DirIgami Facturation de Dir IPS.

LE POINT DE VUE de l’ALGED sur Dirigami Facturation, le le logiciel pour facturer les usagers des ESSMS de Dir IPS.

BÉNÉFICES de DIRIGAMI FACTURATION

• Un gain de temps dans la facturation des usagers.
• Une réduction des sources d’erreurs.
• Un gain de productivité grâce aux interconnexions.

Halte aux ressaisies chronophages et source d’erreurs

Karine Gauthier a intégré l’ALGED en janvier 2019 au poste de directrice administrative et financière. Elle a constaté que certains processus et logiciels en place manquaient d’efficacité et n’étaient plus forcément en accord avec les attentes actuelles.

« En ayant passé cinq années dans une fondation sanitaire et médico-sociale avant de rejoindre l’ALGED, j’ai eu l’occasion de travailler avec différents logiciels. J’ai donc tout de suite vu que celui qui était en place à l’ALGED n’était pas le plus ergonomique : il demandait notamment beaucoup de saisie à la main. Or, souvent, les ressaisies sont source d’erreurs et de perte de temps. En effet, lorsque nous ressaisissons un important volume de données à la main, nous avons moins de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le contrôle et l’analyse des données, qui sont au cœur de notre métier.

« À la suite d’un départ dans l’équipe, nous avons décidé d’investir dans un logiciel de facturation qui nous ferait gagner du temps et nous permettrait donc de n’embaucher qu’une personne à mi-temps pour remplacer le collaborateur partant. »

Un déploiement à distance parfaitement exécuté

« Nous avons consulté trois éditeurs de logiciels, dont Dir IPS, spécialiste de l’univers des ESSMS. Ce dernier nous a immédiatement convaincus avec sa présentation de DirIgami Facturation, dédié à la facturation des usagers. Non seulement les experts Dir IPS nous ont inspiré confiance, grâce à leur excellente connaissance du secteur et de ses spécificités. Mais en plus, contrairement aux solutions concurrentes, le produit DirIgami Facturation est moderne, ergonomique, et facile à prendre en main.

Le déploiement de la solution s’est déroulé pendant le confinement. Nous avons donc dû travailler à distance sur l’ensemble du projet, ce qui n’a causé aucun problème à l’équipe Dir IPS. La gestion de projet s’est faite à merveille ! L’équipe a parfaitement mené le projet malgré la distance : tout était clair et bien structuré. Le paramétrage a été réalisé sans aucune difficulté entre avril et juin. La solution a pu être mise en production en juin et nous avons démarré la session de formation début septembre. Nous avons été entièrement satisfaits de l’équipe Dir IPS, qui s’est montrée très organisée et réactive. »

Une collaboration ancrée sur le long terme

DirIgami Facturation permet à ses utilisateurs de suivre la situation administrative des usagers, de gérer le calendrier de leurs présences et absences, et d’établir la facturation en conséquence.

« Nous allons pouvoir traiter automatiquement les états trimestriels à destination de la CPAM (Caisse primaire d’assurance maladie), les contributions des résidents et la transmission des journées de travail aux financeurs. Jusqu’à présent, nous calculions tout ceci à la main sur Excel. Désormais, les règles de saisie sont enregistrées dans la solution ce qui nous fait gagner un temps précieux.

« Prochainement, nous comptons déployer Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS, pour remplir efficacement les cadres à destination des financeurs. Il s’agit de la seule solution sur le marché qui permette de remplir les cadres réglementaires à partir des logiciels de paie et de comptabilité en place dans la structure. Les autres options sont limitées : passer par une solution intégrée ou tout faire à la main. Malheureusement, les logiciels tout-en-un que j’ai connus n’étaient pas les plus performants pour répondre aux besoins d’extraction de données. Gestionnaire permet de choisir les meilleurs outils de paie et de comptabilité et de les interfacer avec un outil performant facilitant la réalisation des campagnes budgétaires. »

– – – Karine GAUTHIER, directrice administrative et financière, ALGED, janvier 2021.