L’Annexe 3, une nouveauté de l’ERRD 2023 des ESSMS privés
Le décret n°2022-734 du 28 avril 2022 portant diverses mesures d’amélioration de la transparence financière dans la gestion des établissements et services sociaux et médico-sociaux mentionnés au I de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles (CASF) a modifié l’article R.314-232 du CASF. Il a rendu obligatoire, pour les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) privés, la soumission d’un bilan comptable avec l’État réalisé des recettes et dépenses (ERRD) de l’exercice 2023.
En conséquence, un nouveau cadre normalisé est disponible : l’Annexe 3. Il se décline en un modèle pour les établissements privés commerciaux (PC) et un modèle pour les établissements privés non lucratifs (PNL). Ce dernier modèle est identique à celui du compte administratif.
- Annexe 3 : Bilan comptable applicable aux établissements et services sociaux et médico-sociaux privés (modèle type secteur privé commercial)
Annexe3_Bilan_comptable_PC_xxx.xls - Annexe 3 : Bilan comptable applicable aux établissements et services sociaux et médico-sociaux privés (modèle type secteur privé non lucratif)
Annexe3_Bilan_comptable_PNL_xxx.xls
L’Annexe Bilan Comptable est à transmettre au financeur avec l’Annexe 1 ERRD, à savoir au plus tard le 30 avril 2024 pour l’exercice comptable 2023.
Quels sont les ESSMS concernés par l’Annexe 3 ?
Tous les organismes gestionnaires d’établissements et services médicaux sociaux de droit privé soumis au dépôt d’états prévisionnels et réalisés de recettes et dépenses (EPRD/ERRD) doivent joindre à leur ERRD l’annexe Bilan comptable, à partir de l’exercice 2023.
Le modèle de cadre normalisé PNL concerne les organismes de droit privé non lucratif qui relèvent d’un EPRD/ERRD et sont soumis au plan comptable applicable aux établissements et services privés sociaux et médico-sociaux relevant du I de l’article L. 312-1 du CASF (nomenclature comptable M22 bis).
Le modèle de cadre normalisé PC concerne les organismes de droit privé commercial qui relèvent d’un EPRD/ERRD.
Que ce soit pour les organismes gestionnaires de droit privé non lucratif ou ceux de droit privé commercial, le périmètre du cadre réglementaire Annexe 3 est identique à celui de l’ERRD (Annexe 1) auquel il est joint. Il est cependant à noter le cas particulier des activités sans Finess dont le bilan comptable doit être inclus dans le bilan comptable de la structure Finess auxquelles elles se rattachent.
Une brève présentation du contenu du cadre normalisé
Le cadre réglementaire comprend 5 catégories d’onglet.
La page de l’onglet Lisez-moi a été conçue par le financeur pour aider l’organisme gestionnaire. Elle présente le périmètre d’utilisation du cadre et le mode de fonctionnement du cadre (génération des onglets). Elle donne des conseils pratiques d’utilisation afin de préserver les performances des fonctionnalités automatiques du cadre et de la plateforme de dépôt des ERRD. Elle aborde le cas particulier des activités sans Finess ET ainsi que, dans le cadre leur correspondant, celui des organismes gestionnaires commerciaux des groupes avec plusieurs sociétés.
La page de l’onglet Page de garde permet de définir la liste des établissements et services avec Finess relevant du périmètre de l’ERRD. Pour chaque Finess établissement (Finess ET) renseigné sur le tableau de cette page, sont générés :
- un onglet Bilan comptable ;
- un onglet Compte de liaison pour les PNL ;
- un onglet Suivi EHPAD (établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes) pour les PC.
L’onglet Contrôle alerte sur des erreurs. Les cadres téléchargeables sur le site Dir IPS présentent un onglet Contrôle_DirIPS de contrôles renforcés.
Pourquoi une telle Annexe 3 Bilan comptable ?
La production d’un bilan comptable par établissement et service est rendu obligatoire par le décret n°2022-734 du 28 avril 2022 du Code de l’action sociale et des familles qui a pour objet d’améliorer la transparence financière dans la gestion des ESSMS privés.
Il permet de suivre, par Finess, les fonds propres restituables en cas de cessation définitive des activités, à savoir : les subventions d’investissement non amortissables ; les réserves de trésorerie, les excédents d’exploitation provenant de la tarification affectés à l’investissement ; les provisions pour risques et charges, les provisions réglementées et les provisions pour dépréciation de l’actif circulant ; le solde des subventions amortissables et transférables ; les plus-values sur les actifs immobilisés, si ces derniers ne sont pas dévolus au repreneur de l’établissement ou du service fermé, ayant fait l’objet d’amortissements pris en compte dans les calculs des tarifs administrés (article L313-19 du CASF).
La présentation d’un bilan comptable par structure permet aux financeurs de suivre le patrimoine des structures concernées, ainsi que l’interdépendance des structures ayant le même organisme gestionnaire.
La formalisation par l’annexe du périmètre du patrimoine des structures est également d’un intérêt certain pour les organismes gestionnaires lors de réorganisations structurelles.
Comment remplir le cadre normalisé Bilan comptable ?
Un bilan comptable par Finess ET qui inclut les données des activités sans Finess
Les organismes gestionnaires doivent établir un bilan comptable par Finess ET.
Ainsi que précédemment signalé, les activités sans Finess ET ne donnent pas lieu à la production d’onglets distincts, comme cela est le cas dans les comptes de résultat des cadres EPRD et ERRD. Leurs données sont à inclure dans celles des structures auxquelles elles sont rattachées.
Ainsi qu’en dispose l’article l’article R314-104 du CAS, « par dérogation à l’article R. 314-49, lorsque l’organisme gestionnaire n’est pas soumis à la nomenclature comptable mentionnée à l’article R. 314-81 [qui concernent les associations, fondations et les ESMS publics], le modèle de bilan comptable est celui figurant au plan comptable général. Il identifie les provisions, les réserves, les reports à nouveau et les résultats constitués à partir de financements publics.
Dans le bilan comptable de l’Annexe 3, des notes de bas de page permettent de distinguer les résultats sous gestion contrôlée de ceux en gestion propre.
Des comptes de liaison pour retracer les mouvements financiers des PNL
Ainsi qu’en dispose l’article R314-82 du CASF, « lorsqu’un même organisme gère plusieurs établissements ou services sociaux et médico-sociaux, il est tenu une comptabilité distincte pour chaque établissement ou service. Les mouvements financiers entre ces établissements ou services, ou entre ceux-ci et les autres structures qui relèvent de l’organisme gestionnaire, sont retracés dans des comptes de liaison. La liste des comptes de liaison est fixée par arrêté, conformément aux dispositions de l’article R. 314-5. Ces comptes distinguent les opérations afférentes à l’investissement, les opérations afférentes aux prestations internes de service et à l’exploitation, ainsi que les opérations de trésorerie à moyen et court terme. Un arrêté du ministre chargé de l’action sociale fixe le modèle de tableau normalisé relatif aux mouvements annuels des comptes de liaison. »
Un onglet Compte de liaison est ainsi généré par Finess ET dans l’Annexe 3. Le gestionnaire est tenu d’y faire figurer les mouvements financiers entre la structure sous Finess et chacune des structures qui dépendent du même organisme gestionnaire. Les tableaux des onglets Compte de liaison_Finess ET présenteront aussi autant de colonnes que de structures qui relèvent de l’organisme gestionnaire avec lequel les identités sous Finess ET ont établi des mouvements financiers.
Dans la comptabilité, les structures concernées par les comptes de liaisons peuvent apparaître dans des sous-comptes ou, pour les structures sous Finess ET plus conséquentes, dans des comptes auxiliaires . Dans de rares cas, les différentes activités sont retracées dans des plans analytiques.
Et pour les PC, un tableau de suivi des capitaux propres
Dans l’Annexe 3 dédiée, les gestionnaires des ESMS privés commerciaux renseignent l’onglet Suivi EHPAD généré pour chaque Finess identifié sur la page de garde. Ainsi, sont suivis, pour les PC, par Finess et par section tarifaire, les reports à nouveau, les réserves, les provisions en spécifiant celles réglementées et les fonds dédiés.
Une adaptation nécessaire des solutions de gestion budgétaire
Les données à produire par les organismes gestionnaires pour remplir l’Annexe Bilan Comptable peuvent nécessiter la mise en place de nouvelles interfaces dans les outils de remontée budgétaire.
L’utilisation de logiciels peut s’avérer intéressante, notamment en permettant des contrôles de cohérence autres que ceux proposés dans le cadre. C’est le cas de Gestionnaire, la solution de gestion budgétaire de Dir IPS. Gestionnaire vous facilite le remplissage du cadre réglementaire Bilan comptable, que vous soyez un établissement médico-social privé commercial ou à but non lucratif.
Pour en savoir plus : L’Annexe 3 a été traitée lors d’un webinaire coorganisé par Dir IPS et le cabinet Jegard Créatis. Le document de présentation et la vidéo sont à votre disposition.
Si vous avez des questions sur les cadres réglementaires ou sur notre solution Gestionnaire de gestion, n’hésitez pas à nous contacter.
Par Dir IPS, le 19 décembre 2023.