Des workflows pour les budgets

Mener une campagne budgétaire en mode « projet », avec des phases d’actions séquentielles — dont les flux d’informations pour chaque tâche sont formalisés et automatisés par des workflows —, fiabilise EPRD et budgets. 

Dans le secteur sanitaire, social et médico-social, les enjeux budgétaires sont particulièrement forts. Le principal : que les établissements et services aient les moyens humains et financiers pour bien fonctionner et développer leurs projets.

S’ajoute un environnement très contraint. Notamment, le dépôt auprès des financeurs des cadres réglementaires des budgets et des états prévisionnels de recettes et dépenses (EPRD) est soumis à des dates couperets.

Dans ce contexte, une organisation rigoureuse du processus de production budgétaire doit être mise en place, permettant de planifier et fiabiliser les budgets et EPRD ; elle s’inscrit dans les bonnes pratiques de préparation des budgets.

Les équipes de Dir IPS, éditeur de logiciels de gestion pour le secteur sanitaire, social et médico-social, accompagnent régulièrement leurs clients lors des campagnes budgétaires.

Elles ont ainsi constaté que, pour être efficace, une campagne budgétaire se mène en mode « projet » avec des étapes formalisées, dont certaines de validation, et un suivi de l’avancement. Par l’utilisation de workflows — qui formalisent les traitements à réaliser, le cheminement à suivre et les acteurs concernés par chaque tâche —, les gestionnaires des ESSMS et des établissements sanitaires fiabilisent la production de leurs budgets tant au niveau des données qu’au niveau des délais.

Identifier les phases d’actions pour optimiser la production des budgets et EPRD

Lors des campagnes budgétaires, avoir des processus organisés et structurés de préparation des budgets et EPRD, avec des phases identifiées d’actions, permet de faciliter leur production et de fiabiliser les données. Parmi les phases d’actions, on peut trouver :

  • le cadrage, qui donne le cadre général avec notamment les contraintes générales telles que réglementaires, l’appréciation du contexte et les objectifs futurs ; il est décliné dans les structures ;
  • la préparation et initialisation des données (notamment budget N-1, masse salariale) et des paramétrages (valeur du point, montant du plafond de la sécurité sociale par exemple) ;
  • le recueil des projets et l’évaluation de leurs coûts ;
  • le calcul des budgets, après arbitrage éventuel des projets ;
  • la production des cadres normalisés ;
  • la communication des documents aux instances internes et aux financeurs ;
  • la clôture des budgets, qui évite des modifications inopportunes.

Cette liste n’est pas exhaustive et les actions qui y figurent ne sont pas systématiques. Chaque organisme gestionnaire se doit de définir ses propres phases de construction budgétaire et ses propres actions en fonction de son fonctionnement et de sa taille (nombre d’établissements et de services gérés).

Fiabiliser le calcul des budgets et EPRD par un suivi des campagnes budgétaires

La phase de calcul des budgets fait intervenir différents acteurs : comptables, directeurs, contrôleurs de gestion, etc., qui agissent successivement.

À titre d’exemple :

  • les comptables préparent les données budgétaires ;
  • ils les complètent avec les directeurs d’établissements qui les valident ;
  • les contrôleurs de gestion consolident les budgets, éventuellement les corrigent, puis les clôturent ;
  • les responsables financiers ou les directeurs des organismes gestionnaires valident les budgets consolidés et clôturés, avant qu’ils soient soumis aux financeurs selon les formats requis.

Ces acteurs varient en fonction de l’organisation des structures opérationnelles et des organismes gestionnaires. Les validations, notamment peuvent intervenir à un niveau global ou plus fin (masse salariale par exemple).

L’intervention de multiples acteurs rend important un suivi de l’avancement des campagnes budgétaires d’abord au niveau de chaque établissement ou service. Le processus se complexifie encore pour les organismes qui gèrent plusieurs établissements et services. Considérons le cas de dix ESSMS soumis au même EPRD, si un seul n’a pas produit son budget, il bloque les neuf autres.

La mise en place de workflows permet alors un calendrier des campagnes budgétaires synchronisé entre les différents établissements et services de l’organisme gestionnaire. Le suivi de l’avancement des campagnes budgétaires doit être d’autant plus rigoureux que le nombre de structures concernées est élevé.

L’utilisation de wokflows pour suivre les campagnes budgétaires permet entre autres :

  • d’avoir une vue d’ensemble de la campagne ;
  • de synchroniser les processus de production des budgets ;
  • de prendre des arbitrages entre les ESSMS ou structures sanitaires si nécessaires ;
  • d’identifier d’éventuels problèmes particuliers à certaines structures.

Les workflows peuvent être intégrés dans les solutions informatiques de gestion budgétaire.

Gestionnaire Web, un logiciel de gestion budgétaire aux workflows optimisés

L’intégration de workflows dans le logiciel de gestion budgétaire Gestionnaire Web facilite et fiabilise le processus de production des budgets et EPRD.

Dans Gestionnaire Web, les phases de production budgétaire peuvent être définies. Les droits en écriture et en lecture pour les différents acteurs sont paramétrables selon ces phases de production.

Par exemple, lorsque le comptable entre le budget, il possède les droits à modification. Lorsqu’il a terminé et validé le budget, les droits à modification se ferment pour lui et s’ouvrent pour le contrôleur de gestion. Il conserve ses droits de lecture. Il peut donc consulter le budget, sans le modifier, tandis que le contrôleur de gestion peut, lui, pratiquer des ajustements budgétaires.

Ce fonctionnement est garant d’un travail séquentiel sans interférence entre les différents acteurs, ce qui limite les sources d’erreurs.

Une vue d’ensemble de l’avancement du processus de production des budgets est possible dans Gestionnaire Web, permettant de visualiser les budgets en phase de vérification, en attente, clôturés, etc., et une optimisation de la synchronisation entre les structures d’un même budget consolidé.

Par Dir IPS, le10 septembre 2020

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