Pourquoi un logiciel de gestion budgétaire en ESSMS ?

Une solution de gestion budgétaire aide incontestablement établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) à respecter leurs obligations réglementaires et celles envers leurs financeurs, à maîtriser leurs dépenses, à optimiser l’emploi des moyens qui leur sont alloués et à améliorer leur pilotage stratégique. Ils permettent de plus un suivi budgétaire transparent qui renforce la confiance des parties prenantes et la légitimité de l’établissement.

Respecter les obligations réglementaires, dont le formalisme des BP, EPRD, CA et ERRD

Les ESSMS sont financés majoritairement par des fonds publics (ARS, conseils départementaux, CNSA…). Aussi, ils doivent être transparents sur leur activité et l’utilisation des ressources qui leur sont allouées tout en répondant aux contraintes légales et réglementaires. Cela passe par la productions de budgets prévisionnels (BP) ou d’états prévisionnels des recettes et dépenses (EPRD) pour l’exercice à venir, puis de comptes administratifs (CA) ou d’états réalisés des recettes et dépenses (ERRD) à la clôture de l’exercice.

La mise en place des contrats pluriannuels d’objectifs de de moyens (CPOM) et le remplacement de la procédure contradictoire (BP/CA) par les EPRD/ERRD a vu une montée en charge du travail des gestionnaires. Une multiplication des tâches répétitives de saisie s’est imposée au détriment de tâches d’analyse financière pour pouvoir soumettre aux financeurs des données financières selon un format normalisé.

Il s’avère d’ailleurs que les ESSMS s’orientent souvent vers une solution de gestion budgétaire pour optimiser et fiabiliser le remplissage des cadres réglementaires. L’utilisation d’un logiciel de gestion budgétaire permet un gain de temps indéniable par l’automatisation de tâches. Un tel logiciel sécurise les process et réduit aussi les risques d’erreurs s’il est interopérable (limite les saisies) et doté de contrôles de cohérence.

Cependant, une solution de gestion budgétaire est bien plus qu’un simple outil de remplissage de cadres normalisés. De tels logiciels peuvent, lors de leurs mises à jour, intégrer les évolutions réglementaires et ils sont un appui dans tout ce que sous-entend leur appellation « gestion ». Pour rappel, selon la définition du Larousse en ligne, la gestion est l’« action ou manière de gérer, d’administrer, de diriger, d’organiser quelque chose. », ce qui passe en amont par la compréhension du fonctionnement.

Analyser les ESSMS, comprendre leur fonctionnement et évaluer leur santé financière

Les solutions de contrôle de gestion analysent les données des établissements et services. Ce faisant, elles peuvent générer des indicateurs classiques qui témoignent de la santé financière de la structure. On peut citer le plus important, la rentabilité, mais aussi la capacité financière, la capacité d’autofinancement (CAF), le fonds de roulement (FR), le besoin en fonds de roulement (BFR). Les indicateurs ANAP ou ISME sont également calculés par certains logiciels.

Les outils de gestion budgétaire aident aussi à :

• établir la structure des coûts, à savoir la répartition entre les charges de personnel, les charges de structure, les charges variables ;
• comprendre comment les moyens financiers sont utilisés en calculant la part des dépenses attribuées notamment aux loyers, à la maintenance, au personnel ;
• savoir, par métier ou poste, comment se décompose la masse salariale, quels sont les coûts généraux, à combien s’élèvent les coûts d’encadrement, par exemple.

Selon les données prises en compte, les gestionnaires auront une compréhension du passé ou de la situation actuelle de l’organisme.

Il est important qu’ils puissent travailler à la maille d’un projet, d’un établissement, d’un financeur, du CPOM, etc. Leur solution de gestion budgétaire doit donc leur offrir la possibilité du choix de périmètres des données considérées.

Enfin, il est à noter que ces analyses permettent aux ESSMS de se situer par rapport à d’autres organismes, dont les données sont disponibles, et d’établir des valeurs de référence pour les prévisions budgétaires.

Prévoir et piloter à plus ou moins long terme le fonctionnement des ESSMS

Nous avons déjà évoqué l’importance des solutions de gestion pour produire de manière réglementaire les budgets prévisionnels ou les EPRD, ainsi que les comptes administratifs ou les ERRD. Ces logiciels sont ainsi des outils de budgétisation. Ils facilitent la construction de prévisions annuelles, mais aussi pluriannuelles, en tenant compte de différents scénarios.

Ils doivent, pour un travail optimisé des gestionnaires et dans un souci de transparence, avoir la fonctionnalité de gérer les documents associés aux processus budgétaires, tels que les notes de construction des budgets et les documents reçus des financeurs.

De plus, les outils de contrôle de gestion budgétaire n’ont pas seulement une vocation comptable ; ils soutiennent la démarche de pilotage. Ils aident les gestionnaires à prendre des décisions éclairées sur les investissements, les projets à prioriser, les évolutions d’organisation : Faut-il renforcer certains services ? Repenser l’organisation interne ? Réallouer des moyens à des projets prioritaires ?

Grâce aux projections des outils de contrôle budgétaire, les choix sont objectivés. Ces mêmes outils contrôlent également au quotidien l’effectivité de la mise en place des choix et leur pertinence.

S’assurer au quotidien du bon fonctionnement des ESSMS, maîtriser les dépenses

Une solutions de gestion budgétaire permet des points de situation en cours d’année. Elle appuie les gestionnaires dans leurs réponses aux questions telles que :

• Les établissements sont-ils sur la bonne trajectoire budgétaire ?
• Les dépenses réelles sont-elles conformes aux prévisions ?
• D’où proviennent les écarts et comment peuvent-ils être expliqués ?
• Quelles décisions de gestion peuvent permettre de contrôler ces écarts ?

De plus, en reliant les budgets aux activités, les outils de gestion budgétaire permettent d’optimiser l’allocation des moyens. Ils favorisent une meilleure efficience : les ressources humaines, matérielles et financières sont utilisées au mieux pour garantir la qualité des prestations. C’est primordial, car les ESSMS fonctionnent avec des moyens financiers et humains contraints.

Gestionnaire, pour vous aider dans vos tâches budgétaires et d’analyse financière

Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS est votre allié pour mener à bien l’ensemble des tâches qui viennent d’être décrites, depuis vos budgets prévisionnels ou EPRD, jusqu’aux analyses et projections, en passant par le suivi budgétaire et les comptes administratifs et ERRD.

Les apports de Gestionnaire tout au long du processus budgétaire

Gestionnaire offre l’interopérabilité avec les logiciels comptables et RH, et il propose des tableaux de bord dynamiques pour un pilotage en temps réel.

La veille réglementaire de Dir IPS vous garantit un logiciel toujours à jour de la réglementation. À titre d’exemple, la dernière mise à jour du logiciel intègre :

• le calcul du forfait global unique (FGU) résultant de la fusion des forfaits soin et dépendance dans les EHPAD et USLD (expérimentation dans certains départements) ;
• les données du décret n° 2025-887 du 4 septembre 2025 sur la réduction et l’exonération de cotisations patronales de sécurité sociale, applicables en janvier 2026.

Par Dir IPS, le 7 octobre 2025