Planifier la campagne budgétaire, côté éditeur

L’objectif ? Une planification qui s’articule pour accompagner au mieux les utilisateurs de Gestionnaire, la solution de gestion budgétaire de Dir IPS, dans le dépôt de leurs budgets prévisionnels, EPRD, CA et ERRD.

Les dates incontournables de dépôt des cadres réglementaires

L’année budgétaire des ESMS, ainsi que celle des établissements sanitaires, est rythmée par des dates butoirs de dépôts de cadres normalisés aux financeurs.

Pour que les organismes gestionnaires s’en saisissent aisément, Dir IPS propose un calendrier des rendez-vous réglementaires accessible en téléchargement sur son site.

Ce calendrier, mis à jour chaque année en décembre, est une base de rétroplanification pour la campagne budgétaire qu’utilise Dir IPS, et qui peut servir aux ESMS.

Une campagne qui s’anticipe dès l’automne de l’année N-1

Les plans comptables applicables à l’année N paraissent généralement en fin d’année N-1. C’est aussi la période où les lois de finances sont votées. C’est alors le moment pour Dir IPS de préparer la future campagne budgétaire en :

• faisant la synthèse de la veille réglementaire afin d’évaluer les changements à venir dans le financement de ses clients et les répercussions sur Gestionnaire ;
• planifiant les actions à mener lors de la future campagne budgétaire, à partir des dates butoirs, comme cela a été évoqué ci-dessus.

La planification peut se reprendre d’une année sur l’autre, sous réserve de modifications réglementaires l’impactant et en tenant compte des retours d’expérience des campagnes précédentes. Dir IPS essaie d’anticiper les difficultés que pourraient rencontrer ses clients (disponibilités des données, cohérence des référentiels, etc.) et intègre dans sa planification des temps de suivis.

La fin de l’année est aussi marquée par une réunion organisée par la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA) à destination des éditeurs de logiciels de gestion pour les ESMS. Lors de cette réunion, à laquelle Dir IPS participe systématiquement, les évolutions des cadres réglementaires sont présentées par la CNSA aux éditeurs. Cela coïncide généralement avec la mise à disposition des versions provisoires de ces mêmes cadres, pour un usage interne des éditeurs uniquement.

Le côté technique de la campagne budgétaire

Les évolutions réglementaires sont mises en place dans Gestionnaire, logiciel de gestion budgétaire, peu de temps après la diffusion des cadres normalisés par la CNSA. Dès janvier, les équipes de Dir IPS commencent les tests internes et des recettes sont réalisées.

Le mois suivant, les sites pilotes entrent en possession de la mise à jour de Gestionnaire et les réunions de suivi sont planifiées.

Les sites pilotes sont des établissements volontaires. Ils bénéficient d’un accès anticipé aux mises à jour de Gestionnaire, ainsi que d’un accompagnement privilégié par les équipes de l’éditeur. En contrepartie, ils assurent à Dir IPS un retour terrain qui peut aboutir à la mise en place d’évolutions complémentaires de Gestionnaire. Ils participent grandement à fiabiliser les processus de production budgétaire avant une diffusion à grande échelle des mises à jour de Gestionnaire.

Deux principales mises à jour de Gestionnaire sont diffusées annuellement, en ce qui concerne le secteur médico-social :

• Début mars, après que la CNSA a mis à disposition de tous les acteurs concernés les versions définitives des cadres réglementaires, Dir IPS diffuse à ses clients une mise à jour de Gestionnaire portant sur les cadres CA, EPRD, ERRD, ainsi que sur les cadres associés (RIA [relevé infra-annuel], DM [décisions modificatives]) et sur les indicateurs ANAP.
• Le 1er juillet, la mise à jour diffusée par Dir IPS concerne le budget prévisionnel (BP).

À ceci s’ajoutent des mises à jour plus légères (dites release), comme celle portant sur les cadres EPRD médico-sociaux envoyée après la fin du dépôt de l’ERRD et environ deux mois avant la date butoir de dépôt de l’EPRD.

Dir IPS évite de multiplier les mises à jour de son logiciel de gestion budgétaire, mais n’hésite pas à les mettre en place, lorsque cela est nécessaire.

Un accompagnement tout au long de la campagne budgétaire

En janvier, Dir IPS communique à ses clients le calendrier de ses actions pour la campagne à venir.

Simultanément, le webinaire organisé par Dir IPS constitue un moment privilégié de communication autour de la campagne budgétaire. Les évolutions réglementaires et leur prise en compte dans la solution budgétaire de Dir IPS sont alors présentées et suivies d’un temps de questions/réponses. Ce webinaire est souvent répété en février. Le support de la présentation est ensuite mis à disposition sur le site de Dir IPS et le webinaire est diffusé sur la chaîne YouTube de l’éditeur.

Tout au long de la campagne, l’éditeur Dir IPS reste à la disposition de ses clients, et ses équipes sont toujours ouvertes à la discussion. Le support, accessible durant les jours ouvrés, est particulièrement réactif durant la période de dépôt des cadres, ainsi qu’en témoigne l’adjointe tarification de SEDNA France : « On peut souligner l’extrême disponibilité des équipes, particulièrement appréciable dans les moments de stress que sont les dépôts des annexes réglementaires. » (Témoignage SEDNA France)
Des dispositifs de support renforcés sont également proposés en fonction des besoins. Cela peut concerner par exemple les établissements aux équipes de gestion réduites ou récentes, les grands comptes.

La campagne budgétaire se clôt par un bilan, qui permet d’optimiser la suivante. En fin d’année 2025, les équipes de Dir IPS se sont rendues chez un certain nombre de clients afin d’échanger en direct avec eux et de renforcer la remontée des problématiques rencontrées.

Résumé en image de la campagne budgétaire à venir, côté Dir IPS

La figure suivante résume les grandes lignes de la planification de la campagne budgétaire des ESMS pour Dir IPS.

La campagne budgétaire 2026, vue du côté de l’éditeur Dir IPS

Par Dir IPS, le 17 décembre 2025.