Les plus de la version 7.1 de Gestionnaire Web

Afin de s’adapter aux évolutions réglementaires et de faciliter la tâche des gestionnaires et des administrateurs des systèmes d’information, Dir IPS a déployé le 20 janvier 2021 la version 7.1 de Gestionnaire Web, son logiciel de gestion budgétaire.

La dernière mise à jour du logiciel Gestionnaire développé selon la technologie full web par Dir IPS, comprend des évolutions fonctionnelles et techniques qui peuvent se décliner en trois axes : la construction et le suivi des budgets, la sécurité et la protection des données personnelles, la maintenabilité des paramétrages lors des mises à jour qu’elles soient réglementaires ou autres.

Gestionnaire Web 7.1, pour une optimisation des budgets et EPRD

I. Analyses multiaxes

La version 7.1 de Gestionnaire Web rend possible l’activation d’analyses multiaxes, avec des axes présents sur l’ensemble des données budgétaires : masse salariale, biens, emprunts, subventions, activités, etc.

Ainsi, l’analyse des budgets est possible selon l’axe réglementaire des sections tarifaires (hébergement, soin, dépendance) dans le secteur médico-social ou selon le plan analytique du secteur sanitaire. Mais d’autres axes d’analyses peuvent être paramétrés pour déterminer, par exemple, les coûts logistiques, les coûts éducatifs, ou les coûts par prestation dans la logique de la nomenclature Serafin PH.

La gestion multiaxes permet de plus de croiser différents plans analytiques. Les coûts sont donc non seulement déterminés selon différents axes, mais également en intersectionnant les axes.

II. Reprises de données avec filtres

Pour faciliter la construction d’hypothèses budgétaires en capitalisant sur d’anciens scénarios, Gestionnaire Web 7.1 propose d’activer des filtres – comme la date d’embauche des salariés, les postes, les sections d’imputation – lors des reprises et transfert de données au sein d’un établissement ou entre établissements.

Le logiciel offre ainsi une grande liberté dans le choix des données à reprendre. Il rend même possible la récupération de données provenant d’une part de prévisionnels et d’autre part de réalisés.

Les transferts avec filtres entre établissements de salariés ou d’équipements trouvent leur utilité dans les structures multiétablissements où ils facilitent l’élaboration des budgets.

Couplées aux capacités de projections pluriannuelles de l’outil Gestionnaire, ces fonctionnalités de reprise et de transfert sélectifs de données budgétaires conduisent à un gain de temps important lors des constructions budgétaires.

III. Workflows des campagnes budgétaires

Le suivi de l’avancement de l’élaboration des budgets a été amélioré. Des workflows automatisent la gestion des flux d’informations pour différentes tâches des budgets prévisionnels (BP) et des  états prévisionnels des recettes et dépenses (EPRD).

Il est maintenant possible de bloquer la fonction de modification des budgets pour certains profils. Cela se matérialise par des statuts automatisés déclenchés par une validation d’un groupe utilisateur. Par exemple, lorsqu’un comptable (groupe utilisateur) valide un budget et le soumet au responsable administratif financier (RAF), ce dernier devient automatiquement le seul à pouvoir ajuster ou modifier ce budget.

Un état récapitulatif permet de visualiser les phases d’avancement de l’ensemble des budgets.

Améliorer la sécurité du système et la protection des données avec Gestionnaire Web 7.1

IV. Export des droits des utilisateurs

L’administrateur système peut visualiser les informations et droits relatifs à chaque utilisateur : les groupes auxquels il appartient, les établissements et les menus auxquels il a accès. Il peut ainsi identifier d’éventuelle faille de sécurité.

Les données sont exportables sous la forme d’un fichier CSV. Conformément aux bonnes pratiques informatiques, cela facilite les revues de droits utilisateurs.

V. Traçabilité des connexions et des actions sensibles

Comme le veut le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la traçabilité des connexions et des actions sensibles (modifications ou suppressions par exemple) est assurée par Gestionnaire Web 7.1 grâce à des paramétrages spécifiques.

Ainsi, la table TRACEWEB permet à l’administrateur système de tracer les connexions et les tentatives de connexion à l’application Gestionnaire Web, tandis que la table ACTION_LOG permet de visualiser les suppressions et modifications des données. Celles ayant été remplacées lors d’une modification y sont consultables.

VI. Portabilité et archivage des données

Toujours en accord avec le RGPD, Gestionnaire Web permet la portabilité des données. Les données sont exportées dans le format JSON lisible par d’autres applications. Des données peuvent aussi être importées par une structure sous ce même format.

De plus, les données pouvant être exportées depuis Gestionnaire Web, elles peuvent être archivées selon les règles définies par l’établissement.

Pour faciliter la maintenabilité de Gestionnaire Web lors des mises à jour

VII. Mises à jour réglementaires et paramétrages spécifiques

Le processus des mises à jour réglementaires a été revu pour assurer un délai optimal qui respecte les contraintes des établissements.

L’accent a été mis pour optimiser la distinction entre les paramétrages standards et spécifiques, permettant de préserver ces derniers lors des mises à jour. Il est ainsi possible de déterminer finement les paramétrages repris lors des mises à jour réglementaires et des protections ont été ajoutées évitant l’écrasement de données.

VIII. Enregistrement, import et mise à jour des paramétrages Serveurs

Un écran permet de procéder à des sauvegardes des différents paramétrages contenus dans la base de données : grilles budgétaires, plans comptables, tableaux récapitulatifs, etc. Ces données sont sauvegardées sous la forme de fichiers JSON qui permettent leur réincorporation dans la base de données sauvegardée ou une autre.

Le menu Importation de paramétrages permet d’importer des fichiers JSON de paramétrages exportés à partir de Gestionnaire Web.

Le menu Mise à jour des paramétrages permet de mettre à jour les paramétrages à partir des fichiers JSON présents dans le répertoire MAJ d’un serveur local ou d’un serveur Dir IPS.

Par Dir IPS, le 18 mars 2021.