Les bonnes pratiques de planification

Un planning optimisé participe à l’amélioration de la qualité de service des établissements et à une simplification de leur fonctionnement, tout en minimisant les coûts.

De bonnes pratiques de planification passent par deux étapes clés : déterminer les besoins puis planifier les ressources. Elles permettent de faire converger des contraintes et nécessitent une connaissance sur :

• les besoins et souhaits des usagers ;
• la réglementation ;
• les souhaits du personnel.

Déterminer les besoins en personnel

Connaître les effectifs nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement est indispensable avant toute planification.

Pour assurer le service aux usagers

L’article 7 de la loi 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant le Code de l’action sociale et des familles affirme le droit pour l’usager de participer à l’élaboration de son projet d’accueil. Plus que jamais, le planning doit donc prendre en compte la disponibilité du personnel pour assurer non seulement les soins aux usagers mais également leurs accompagnements pour répondre à leur projet personnel individualisé.

Pour respecter la réglementation

Planifier l’organisation du temps de travail, c’est aussi calculer la durée de travail de chacun afin de respecter la durée légale du travail et de dimensionner les ressources nécessaires aux missions.

Tout planning doit respecter les contraintes légales et conventionnelles (conventions collectives 51, 66, publique hospitalière, publique territoriale, etc.) pour chacun des salariés de l’établissement.

Dans le domaine sanitaire, social et médico-social, le planning intègre ainsi de nombreuses contraintes liées à l’amplitude du temps de travail, aux séquences de travail, au travail de nuit et du dimanche, au repos compensateur, etc.

La veille réglementaire est donc indispensable pour des plannings optimaux. Des progiciels de planification intègrent des mises à jour réglementaires régulières.

Planifier les ressources

La planification des ressources (salariés et intervenant) suit la définition du besoin en personnel.

Mettre en place des cycles de travail

« La durée du travail de l’entreprise ou de l’établissement peut être organisée sous forme de cycles de travail dès lors que sa répartition à l’intérieur d’un cycle se répète à l’identique d’un cycle à l’autre. » (article L.3122-2 du Code du travail)

Dans le domaine fortement contraint du secteur sanitaire, social et médico-social, la mise en place de cycles de travail avec des roulements pour certaines catégories de personnel permet de :

• couvrir l’intégralité des besoins ;
• satisfaire à tour de rôle, dans la mesure du possible, les souhaits des salariés ;
• préserver l’équité entre salariés, ce qui est indispensable pour le climat social.

La mise en place d’un planning inclut le choix d’une organisation horaire sur 24 h (matin/soir/nuit, jour/nuit) et de la durée des cycles. Pour un même établissement, des déroulements synchrones de cycle de travail faciliteront les ajustements entre équipes, si nécessaire.

Les équipes sont idéalement constituées en associant des personnes aux compétences et niveaux d’expérience complémentaires, afin de couvrir l’ensemble des besoins et de limiter les points de faiblesses. Des astreintes peuvent être prévues pour les chefs de service.

Des progiciels de planification permettent différents scénarios et des projections sur plusieurs années. Ils gèrent les roulements et les créneaux horaires. Certains incluent des compteurs par salarié et des alertes en cas de non-respect des contraintes réglementaires.

Prévoir, ajuster et vérifier

Le planning prévisionnel peut être construit pour une année.

Il est réévalué régulièrement (mensuellement, hebdomadairement, voire quotidiennement) en fonction de l’évolution de l’environnement : modification du nombre de résidents, évolution des besoins et des souhaits des résidents, et des aléas liés au personnel : demande de changement d’horaires, absence temporaire ou définitive, évolution de carrière, etc.

Le planning établi, il est primordial de vérifier son respect ainsi que l’effectivité du temps de travail. Les badgeuses sont une solution et leurs données peuvent être reprises directement par des logiciels de planification. En leur absence, il est conseillé d’établir régulièrement (une fois par mois si possible) un état contradictoire du temps de travail avec le salarié. Il fera foi en cas de contestation.

Une connaissance fiable et à jour du temps de travail effectif de chaque salarié permet, de plus, une meilleure réactivité face aux absences. Elle permet de gérer les remplacements en limitant le recours aux heures complémentaires.

Anticiper et gérer les absences

Les établissements ont un enjeu fort de responsabilité auquel la planification répond en gérant les absences des salariés. La question de l’absence se pose en termes de nombre de personnes mais aussi de niveau de qualification et de compétences.

Connaître les savoir-faire des salariés et leur niveau de polyvalence et d’expérience est un prérequis pour élaborer un planning limitant les vulnérabilités résultant d’absences.

Les absences prévisibles (congés compensatoires ou annuels) sont prévues et intégrées dès la conception du planning. Elles peuvent nécessiter l’embauche de CDD ou d’intérimaires durant des périodes telles que les périodes estivales.

Les absences impromptues (congés maladie) doivent être anticipées. Ne pas planifier 100 % de la ressource et prévoir un réservoir d’heures (heures volantes) est une des stratégies permettant de pallier les absences imprévisibles. Sinon, le recours aux intérimaires ou CDD s’impose.

Des progiciels facilitent le processus de demandes de congés et de modifications d’horaires. Ils intègrent sans ressaisi les modifications, limitant les erreurs et permettant une connaissance actualisée du temps de travail de chaque salarié. La disponibilité du personnel en lien avec les contraintes est ainsi facilement accessible.

La solution Dir Planning est spécialisée dans l’élaboration de plannings pour les ESSMS.

Par Dir IPS, le 24 janvier 2018.

Cet article est le second d’une série de quatre consacrée aux plannings dans le secteur sanitaire, social et médico-social. A été publié :

• Quels sont les enjeux des plannings dans le secteur sanitaire, social et médico-social ?

Viendront par la suite :

• Quelles sont les obligations réglementaires auxquelles doit répondre un planning dans le secteur sanitaire, social et médico-social ?
• Comment rendre collaboratif et réactif un planning dédié au secteur sanitaire, social et médico-social ?