L’agilité, levier de la performance des ESSMS

Pour l’Agence nationale d’appui à la performance (ANAP), la performance est « une notion dont les contours sont [définis] de manière à répondre aux attentes et besoins d’un secteur médico-social fondé sur un socle de valeurs fortes et structurantes qu’il ne faut pas altérer. La performance combine ainsi des objectifs de qualité des organisations et du service rendu aux personnes, mais aussi d’efficience dans le pilotage et le management des structures aussi diverses soient-elles. » (ANAP, 2012)

L’agilité est une compétence clé des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) qui vise à la qualité des prises en charge des personnes accompagnées et, par là même, à la performance des structures.

Dans un environnement législatif, financier et humain changeant, les ESSMS doivent savoir s’adapter pour proposer un service en amélioration continue aux usagers et à leur famille. C’est le principe même de l’agilité prise au sens large.

L’agilité, du développement informatique au fonctionnement des organisations

L’agilité s’applique aujourd’hui au fonctionnement général des entreprises ou organisations, quel que soit leur domaine d’activité. Mais, dans les années 1990, la notion était plus restrictive. Les méthodes agiles (Scrum par exemple) étaient alors mises en place dans le développement informatique aux États-Unis, puis elles se sont implantées en France dans les années 2000. Le principal objectif de ces méthodes basées sur des cycles de développements courts et itératifs était que soient édités des logiciels correspondants aux attentes des utilisateurs.

Telle qu’elle est maintenant définie au sens large, l’agilité est la capacité d’une structure à s’adapter rapidement et efficacement aux changements de son environnement afin de satisfaire au mieux ses « clients ». Selon Cadremploi, un fonctionnement agile passe par une collaboration pluridisciplinaire entre des équipes autonomes et qui se font confiance. Cette notion est particulièrement importante dans les ESSMS où la prise en charge des personnes est pluridisciplinaire.

Un fonctionnement agile, une nécessaire compétence des ESSMS

La loi 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant le Code de l’action sociale et des familles a placé les personnes accompagnées au centre du dispositif social et médico-social. Elle a réaffirmé leur droit à l’expression et à la satisfaction de leurs besoins et de leurs souhaits — évolutifs —, engageant ainsi les ESSMS sur la voix de la réactivité et d’un fonctionnement agile.

D’ailleurs, ainsi que le souligne la Haute Autorité de Santé (HAS), le secteur social et médico-social a su faire preuve d’agilité face à la crise sanitaire de la Covid-19. « [Les établissements] font preuve de beaucoup d’abnégation et d’inventivité pour trouver des solutions permettant de poursuivre leurs activités et d’assumer leurs responsabilités. » (HAS, 2020)

Toujours selon la HAS, cette compétence reste cependant perfectible. « Dans le secteur des personnes en situation de handicap, des difficultés sont exprimées autour du partage de bonnes pratiques et des informations de référence qui a fait défaut. [… Il faut] proposer des repères pour conjuguer nécessaire distanciation et vie sociale : équipement et soutien des professionnels dans la gestion de la sécurité ; nouvelles modalités de travail et d’échange entre les professionnels, les personnes et les proches sont à déployer ; les potentialités ouvertes par le numérique et les conditions de son déploiement seront explorées. »

Et la HAS de conclure que « les formes du travail social méritent d’être interrogées et rénovées à la lumière de la crise. Le travail social connaît de profonds bouleversements et évolue vers des formes nouvelles d’accompagnement : projetées vers le domicile, conduites à distance grâce au numérique et aux solutions digitales, renouvelant ses modalités d’intervention et les régénérant aussi parfois. »

Ainsi le développement d’une agilité accrue représente pour les ESSMS le challenge de demain. En effet, les structures, de quelque nature qu’elles soient, sont soumises à un environnement contraint, d’autant plus complexe qu’il est évolutif, tant au niveau des contraintes budgétaires et des réglementations et législations qu’au niveau des prises en charge des personnes accompagnées. Seuls les ESSMS actifs, réactifs et proactifs assurent un processus continu de qualité et de performance, ce dernier terme étant entendu au sens de l’ANAP. Ils peuvent, pour cela, s’appuyer sur des outils dématérialisés.

DirIgami, logiciel agile depuis sa conception jusqu’à sa vocation

Dir IPS propose des logiciels agiles qui s’adaptent en permanence aux responsabilités vis-à-vis des usagers (loi 2002-2, Règlement général sur la protection des données, dit RGPD, « Ma santé 2022, etc. ») et aux contraintes réglementaires vis-à-vis des financeurs (notamment Règlement départemental d’aide sociale, dit RDAS).

Des logiciels qui répondent aux besoins des utilisateurs

DirIgami, solution modulable de gestion des dossiers et de facturation des usagers, est conçu en méthode agile pour prendre en compte l’expérience des utilisateurs quels qu’ils soient et satisfaire à leur besoin. Esmeralda Pezard, responsable du produit DirIgami et consultante fonctionnelle à Dir IPS, nous détaille sa vision du développement du produit, conduit en partenariat avec les utilisateurs pour davantage d’efficience :

« DirIgami est conçu et développé par une équipe agile qui vise avant tout la qualité du produit, pour une satisfaction des structures qui l’utilisent dans leur quotidien.
« Consciente des enjeux nationaux, notamment dans le cadre du projet ‟Ma santé 2022”, l’équipe de DirIgami travaille de manière itérative, afin de réaliser des livraisons régulières et continues, intégrant les mises à jour répondant aux besoins fonctionnels évolutifs.
« Dynamique, réactive, dotée de professionnels de différents horizons — de développeurs à éducateurs —, soucieuse d’apporter son soutien au secteur social, médico-social et sanitaire, l’équipe de DirIgami travaille main dans la main avec des professionnels de terrain, dans un souci constant d’amélioration de l’expérience utilisatrice et de prise en compte des suggestions répondant aux besoins métier. Le client, intégré dans un court cycle du développement, peut ainsi apprécier la mise en place des nouvelles fonctionnalités, auxquelles il pourra avoir contribué. »

Ainsi, comme le souligne Sithi Hinn, responsable développement commercial à Dir IPS, « la solution a été développée et conçue de manière à faciliter l’expérience utilisateur, notamment à travers une vue d’ensemble interactive. Grâce à son ergonomie, DirIgami permet une utilisation optimale des fonctionnalités nécessaires pour mener à bien les tâches des utilisateurs. »

Des solutions qui favorisent l’agilité des ESSMS

Développés selon le processus itératif qui vient d’être décrit, les logiciels de Dir IPS favorisent l’agilité des ESSMS, en permettant leur réactivité au service des usagers, grâce notamment à l’optimisation du travail collaboratif entre professionnels et à la facilité de gestion et d’échange d’informations aisément mises à jour entre professionnels, et avec les usagers et leur famille.

Ainsi, la solution DirIgami Usager combine un dossier de l’usager complet avec un planning des salariés et des usagers. Pour Marc Naïtali, fondateur et directeur de Dir IPS, « l’aspect collaboratif de DirIgami où il est possible de travailler à plusieurs sur un même document est un levier de performance, tout comme le sont : le dossier de l’usager partagé avec des vues adaptées à chaque type de professionnel ; le partage des agendas en temps réel entre toutes les parties prenantes. Ces deux fonctionnalités permettent un échange fiable et rapide des informations. La mise en valeur des derniers évènements et activités facilite leur prise en compte et la réactivité des équipes. »

En complément, selon Isabelle Marion, assistante de direction à Dir IPS, l’agilité du logiciel se caractérise plus particulièrement « par la facilité et la fluidité de la communication entre professionnels. Le suivi des dossiers — donc des usagers — est plus efficace, car tout est noté, archivé et accessible. Cela facilite le travail des professionnels qui ne s’épuisent plus à gérer les « données » des usagers pour lesquels ils sont comptables — avec les intervenants extérieurs et autres — du bien-être au sein de leur structure. » Ce point de vue est partagé par Sofia Aboubi, responsable développement commercial à Dir IPS, qui précise que « DirIgami Usager permet une organisation des dossiers des usagers pour répondre aux exigences réglementaires de ‟Ma sante 2022” ».

Elle ajoute que la suite DirIgami est « adaptable et modulable en fonction des besoins de chaque structure permettant ainsi un suivi de qualité au plus près des usagers. » Ainsi, les éléments du tableau de bord peuvent être adaptés au contexte. De plus, DirIgami Usager s’interface de façon native avec DirIgami Facturation, pour la facturation des usagers avec possibilité de gestion de leurs ressources et transmission, par IPS Trans, à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) et aux mutuelles. Il s’interface aussi avec Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS, et avec MS Qualité, le logiciel de gestion de la qualité de GePi Conseil, pour la prise en compte des problématiques métier et support.

Par Dir IPS, le 23 juin 2021.