L’agenda, outil indispensable d’un DUI agile

Dans un environnement de contraintes humaines, mais aussi réglementaires, techniques et financières, le cœur du métier des Établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) reste l’accompagnement de leurs usagers. Cette mission demande aujourd’hui davantage d’adaptabilité de la part des établissements du fait :

• des demandes des usagers repositionnés comme acteurs majeurs de leur prise en charge par la loi 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant le Code de l’action sociale et des familles, d’une part ;
• de l’évolution des modes de travail et du manque d’effectifs inhérent au secteur, d’autre part. Pour les professionnels, cela induit une réorganisation fréquente des tâches à effectuer et génère un stress encore accentué par la crise sanitaire.

Des solutions informatiques agiles et performantes de type DUI (Dossier de l’usager informatisé) aident alors les ESMS à garantir leur mission auprès de leurs usagers tout en assurant le bien-être de leurs professionnels. Ceci notamment grâce aux informations toujours à jour qu’ils transmettent.

Après avoir précédemment abordé les fonctionnalités digitalisées supports de communication, nous nous focalisons ici sur les potentialités des agendas intégrés aux plateformes DUI.

Un agenda peut être défini à titre individuel comme « un outil permettant d’associer des actions à des moments, et d’organiser ainsi son temps ». Les ESSMS peuvent en attendre bien davantage lorsqu’il est électronique et intégré à un DUI.

Un agenda pour répondre au « qui, quoi, où, quand et comment ? »

Le standard d’un CMPP (Centre médico-psychopédagogique) reçoit quotidiennement nombre d’appels pour des usagers en demande d’une prise en charge parfois urgente. Quels sont, à chaque appel, les professionnels au profil adéquat — psychologues ou psychiatres — disponibles pour assurer une consultation ? Sous quel délai ? Un espace d’accueil confidentiel sera-t-il libre pour le rendez-vous ?

Un jeune autiste répond favorablement à l’équithérapie. Comment positionner les séances qui lui sont imparties en respectant son plan de soin ? Quel professionnel mobiliser pour lui qui a besoin de stabilité dans ses accompagnements ? Et comment garantir la réservation d’un véhicule pour le conduire à ses séances ?

Pour un ESSMS, l’objectif premier est d’assurer le service à ses usagers. Comme illustré dans les deux exemples précédents, ceci revient à positionner pour chaque usager les ressources adéquates en face de chaque besoin — formalisé notamment dans les projets personnalisés.

Une des fonctions d’un agenda électronique est de positionner les ressources disponibles, non seulement humaines, mais aussi matérielles (salles, véhicules, repas, etc.) lorsqu’il est multiressources, pour des tâches définies par les structures. Il répond ainsi aux problématiques du qui fait quoi, où et comment pour répondre aux besoins ou souhaits de chacun de vos usagers.

L’agenda électronique d’une plateforme DUI vous aide ainsi dans la répartition et la coordination des rôles et des tâches de vos professionnels, ainsi que dans la planification de la mise en œuvre des projets personnalisés de vos usagers.

Dans votre contexte d’administration de service(s) ou d’établissement(s), un agenda agile et performant doit vous permettre de gérer des ressources internes (repas, activités internes, soins, professionnels de l’établissement par exemple) et externes (comme les intervenants extérieurs, rendez-vous médicaux, activités extérieures). Vous y programmez les tâches en présence d’un plusieurs usagers (acticités multiusagers), comme les autres, connexes. À titre d’exemple, vous pouvez planifier les réunions de synthèse de vos équipes, en tenant compte des disponibilités des professionnels concernés et réserver une salle de capacité adéquate.

Un indispensable : la possibilité d’application de filtres, sur vos moyens, vos professionnels ou vos usagers par exemple, ainsi que la sélection de vues hebdomadaires ou journalières, qui vous permet de passer en un clic d’une vision globale à une gestion fine de vos ressources.

Pour l’effectivité des accompagnements et préparer les rapports d’activité

Lorsqu’un évènement est créé ou modifié dans l’agenda électronique d’une plateforme DUI — par ceux qui en ont les droits —, il doit se répercuter dans les agendas de chacune des ressources concernées. Ainsi vos professionnels ou usagers disposeront automatiquement d’un agenda visualisable et synchronisé sur ordinateur, tablette ou téléphone portable, pour un emploi du temps toujours à jour.

Comme tout agenda, celui électronique pallie un éventuel manque de visibilité sur les actions à mener, les activités ou les rendez-vous médicaux et paramédicaux. En mémorisant le planning de vos professionnels ou de vos usagers, et en leur permettant de se projeter par une vue d’ensemble, il participe à leur bien-être. De plus, les alertes qui rappellent les rendez-vous sont pour eux sécurisantes, en même temps qu’elles sont un outil qui participe à l’effectivité des rendez-vous.

Pour les gestionnaires, l’agenda d’un DUI peut s’avérer un outil de pointage et de validation des accompagnements sociaux et médicaux (plans de soins). S’il intègre un calendrier de présence des usagers, il alimente le dossier de l’usager et devient une source de données pour la facturation.

Les données des agendas sont aussi intégrables dans les statistiques des rapports d’activité. Certains agendas de DUI les synthétisent sous forme de tableaux ou de graphiques et proposent des formats d’exports pour un gain de temps certain.

Des contraintes côté sécurité, réglementation et interopérabilité pour l’agenda ?

Ainsi que le stipule la feuille de route stratégique du numérique en santé, « la non-interopérabilité des systèmes d’information en santé est un frein majeur à une utilisation fluide des logiciels et génère de nombreuses ruptures dans les parcours numériques de santé. Le respect des exigences de sécurité relatives à la protection des données de santé est également essentiel. […] il est donc indispensable que les fournisseurs de services numériques en santé respectent les référentiels de sécurité et d’interopérabilité. » Tel doit donc être le cas de l’agenda d’un DUI. Plus spécifiquement, il doit pouvoir être accessible à partir de la plateforme nationale Espace numérique en santé (ENS), une plateforme qui « doit permettre de donner accès à l’usager, dans un cadre sécurisé et avec une navigation fluide, à des services numériques de santé développés à leur attention par des acteurs publics et privés […] »

Les agendas électroniques doivent également répondre à toutes les contraintes de la Commission nationale informatique et liberté (CNIL) et au Règlement général sur la protection des données (RGPD), en particulier s’ils concernent des données de santé, comme celles des plans de soin.

Une attention particulière doit être portée aux droits d’accès sur les agendas électroniques : qui peut créer, modifier, accéder en écriture ou en lecture à tel ou tel évènement ? Par exemple, un professionnel a-t-il accès à l’emploi du temps de ses collègues de service, afin de faciliter un fonctionnement commun ? Peut-il réserver une voiture ? A-t-il la possibilité de supprimer lui-même un rendez-vous de son agenda ? De même pour un usager ? Autre exemple, un usager peut-il avoir accès ne serait-ce qu’en lecture à toutes les tâches de l’agenda qui lui sont reliées ? Il n’y a bien sûr pas de réponses figées à ces questions, qui illustrent la nécessité d’une possibilité de gestion fine des droits d’utilisateurs par les établissements.

Une gestion des droits adaptée participe à la sécurité et à la qualité du système. Elle limite le champ des possibles en cas de problèmes, comme l’annulation non justifiée d’un accompagnement. Dans un tel cas, la traçabilité des actions menées sur l’agenda permet de déterminer les responsabilités et participe à la construction de l’arbre des causes, étape indispensable d’un processus d’amélioration continue.

La proposition de Dir IPS : l’agenda simple, agile et performant du DUI DirIgami Usager

L’éditeur Dir IPS, fort d’une expertise de plus de 25 ans dans les domaines sanitaires et médico-sociaux, accompagne les établissements dans leurs projets avec une solution de gestion budgétaire, Gestionnaire, et un DUI, DirIgami Usager, que complète DirIgami Facturation, pour la facturation des usagers.

Notre objectif ? Vous faire gagner en temps et en sûreté par l’utilisation de logiciels agiles, coopératifs et simples, pour que vous vous recentriez sur une prise en charge de qualité de vos usagers.

Ainsi, chacune des fonctionnalités de DirIgami Usager a été réfléchie par rapport aux éléments contextuels et dans le respect des spécifications du programme « ESMS numérique ». Leur développement, coordonné par des ergonomes, aboutit à une solution intuitive et efficace améliorée de manière itérative grâce aux retours clients.

DirIgami Usager contient un agenda interopérable avec la plateforme ENS. Cet agenda répond à chacune des problématiques développées ci-dessus.

Avec l’agenda de DirIgami Usager, vous créez, pilotez et partagez les évènements de votre établissement pour une vision commune entre tous les acteurs : professionnels internes, intervenants externes et usagers.

Vous générez les tâches en lien avec les évaluations et les projets personnalisés du DUI, de manière individuelle ou collective, pour une seule séance ou via des récurrences. Vous programmez et gérez les moyens associés aux activités et rendez-vous (réservation de salles ou de véhicules par exemple).

Vous pointez la présence des « ressources » aux temps d’accompagnement, pour un comparatif entre les prestations prévues et réalisées et la préparation de vos rapports d’activités.

Vous définissez, en fonction de vos utilisateurs, les habilitations d’accès (lecture, écriture) aux différents agendas : plan de soins, professionnels, groupe de professionnels, usagers, établissements. Quant aux professionnels et usagers, ils sélectionnent les périodes des vues affichées et peuvent synchroniser l’agenda sur leur téléphone portable. Ils identifient en un coup d’œil les tâches grâce à des codes couleurs et à des pictogrammes.

Vous avez des questions sur DirIgami Usager et son agenda ? Vous souhaitez nous rencontrer et tester notre logiciel DirIgami Usager ? Contactez-nous.

Par Dir IPS, le 4 novembre 2021.