ESSMS, comment fiabiliser votre processus de facturation ?

Trois questions sont à poser pour une facturation simple et efficace : les données de l’activité des établissements sont-elles complètes et actualisées ? Les dossiers administratifs des usagers sont-ils à jours des données requises ? Les règles utilisées pour la facturation sont-elles correctes ?

De bonnes pratiques associées à l’utilisation d’une solution informatique de facturation peuvent vous aider dans la maîtrise de chacun des items. Elles vous permettent d’être sûr que tout ce qui doit être facturé l’a bien été… et de la bonne manière.

S’assurer des données d’activité de l’ESSMS, pour facturer à bon escient

La première opération à maîtriser dans un processus de facturation est la mesure de l’activité de votre établissement ou service. Cette mesure de l’activité dépend du type de facturation : à la journée, à l’acte, à la prestation. Cela dépend aussi de la typologie de l’établissement ou service sanitaire, social et médico-social (ESSMS) et de son fonctionnement.

Dans un ESSMS de type « internat » où la présence continue de l’usager est la norme, il s’agit d’indiquer les absences. La connaissance des motifs d’absence peut également s’avérer importante pour le calcul des produits à facturer. Lorsque l’accueil des personnes est discontinu (par exemple trois jours par semaine), les présences sont généralement comptabilisées. Dans les deux cas, un calendrier informatisé des présences/absences est un bon outil de mesure de votre activité. Si, de plus, votre solution informatique gère un agenda des usagers, elle vous permet d’évaluer l’activité de votre établissement ou service pour une facturation à l’acte ou à la prestation.

Des contrôles de cohérence sont primordiaux pour s’assurer des données de l’activité. Ainsi, comparer les informations du calendrier des présences/absences au nombre d’entrées et de sorties est un contrôle interne facile à mettre en place avec un système de facturation électronique.

Un point de vigilance : la saisie de l’activité doit être terminée et les états de présence/absence (ou les états des actes) validés avant de finaliser la facturation, sous peine d’erreurs. Aussi, notifier une fin de saisie, voire une clôture, peut s’avérer être une bonne pratique.

Garantir la mise à jour du dossier des usagers, pour un processus de facturation efficace

La phase du processus de facturation que l’on peut nommer « administrative » consiste à vérifier la complétude des dossiers des usagers. Elle se mène en parallèle ou non de la phase de saisie de l’activité et, tout comme cette dernière, elle doit être finalisée avant le calcul des recettes et l’édition des factures. En effet, toute facturation éditée pour un usager au dossier incomplet entraîne un rejet de la part de l’organisme payeur, des retards au paiement et une perte de temps pour l’ESSMS. La réaliser vous permet donc de gagner du temps.

Il s’agit donc, lors de la phase administrative, de s’assurer de l’existence et de l’actualisation des données requises pour la facturation dans les dossiers administratifs de chaque usager. Vous pouvez, pour cela, vous poser ces questions : les entrées et sorties d’usagers ont-elles été intégrées ? Les ressources des usagers sont-elles connues ? Y a-t-il eu des changements dans le statut des personnes ? Chacun a-t-il une prise en charge valable ?

La prise en charge est primordiale, car elle vous permet de savoir à qui adresser la facture : CPAM (Caisse primaire d’assurance maladie), département, usager ou représentant légal. Son absence impose l’édition de factures à établir, pour faire correspondre les produits comptabilisés et l’activité réalisée, ainsi que le veulent les règles comptables du secteur.

Des solutions informatiques de facturation peuvent intégrer des contrôles des alertes a priori : « Attention, en mai, penser à renouveler la prise en charge de monsieur X ! » Elles peuvent aussi proposer des contrôles a posteriori portant sur l’existence d’une prise en charge pour chacun.

Facturer et transmettre simplement, dans le respect des réglementations

Le calcul des sommes à facturer est, dans le processus de facturation, une phase obligatoirement postérieure à la vérification de la complétude des données de l’activité et des dossiers des usagers. Il impose le respect de règles qu’illustrent deux exemples :

• la facturation peut être totale ou partielle selon le motif d’absence de l’ESSMS d’un usager. Ainsi, une absence pour convenance personnelle peut ne pas conduire à la même règle de facturation qu’une absence pour hospitalisation ;
• le coût d’un séjour dans un ESMS est pris en charge par la CPAM, le département, mais également par les usagers. Pour l’hébergement, la facturation doit donc tenir compte du niveau de participation des usagers, lequel dépend généralement, en dehors de sa présence dans l’établissement, notamment de ses ressources et de son statut (en activité ou non).

Les règles qui régissent la facturation dans les ESSMS sont notamment définies par les règlements départementaux aux aides sociales (RDAS). Prévus par l’article L.121-3 du CASF (Code de l’action sociale et des familles), les RDAS explicitent les dispositions particulières applicables à l’attribution des prestations d’aides sociales dont chaque département s’est doté, qui complètent les dispositions générales nationales.

Pour une forte valeur ajoutée, votre logiciel de gestion intègre les règles de facturation et les actualise. Le calcul proprement dit des montants à facturer aux différents payeurs devient alors « transparent ».

Pour autant, vos ordinateurs ne doivent pas être des boîtes noires et les calculs de facturation mensuelle effectués, vous devez pouvoir les valider. Comment ? Plusieurs contrôles internes peuvent être effectués :

• vous pouvez mener de simples calculs de cohérence sur votre chiffre d’affaires : il doit naturellement être de 100 000 euros si vous avez réalisé 100 000 jours d activité de 100 euros chacune ;
• si votre activité est stable, vous pouvez comparer les montants facturés du mois M avec ceux du mois M-1. Un logiciel de facturation vous fournit généralement la possibilité d’une comparaison entre deux mois.

Avec certains logiciels, vous disposez aussi d’un outil vous permettant d’afficher des données indicatrices sur un tableau de bord, d’avoir une vue plus globale des factures éditées, de mettre en place des indicateurs statistiques et de réaliser des analyses « macro » de votre activité (typologie des personnes accompagnées, durée des séjours) et de votre facturation, afin de répondre à des demandes internes ou de vos financeurs.

Dernier point de la facturation, la transmission aux payeurs. Là encore, votre logiciel de facturation vous facilite le travail en permettant :

• le respect des mentions obligatoires et, potentiellement, la signature électronique ;
• la télétransmission des factures aux caisses primaires d’assurance maladie et aux mutuelles en respectant la norme IRIS B2 ;
• le dépôt des factures aux entités publiques, comme les départements, sur la plateforme Chorus Pro.

Les factures sont ensuite envoyées automatiquement en comptabilité générale et analytique le cas échéant. Vous pouvez alors, en contrôle interne, rapprocher le chiffre d’affaires comptabilisé de celui facturé. Plusieurs niveaux de relances clients peuvent être prévues pour réduire les délais de paiement. Automatiser les relances sera pour vous un gain de temps.

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Par Dir IPS, le 20 mai 2022.