Bonnes pratiques des CA et ERRD, côté ESMS

Alors que l’éditeur de solutions de gestion s’apprête à animer un webinaire sur les évolutions réglementaires et leurs impacts sur les ERRD 2025, CA 2025 et EPRD 2026, Dir IPS revient sur les bonnes pratiques de préparation et de dépôt des cadres réglementaires côté gestionnaires d’établissement.

Le présent article est donc consacré aux bonnes pratiques des CA et ERRD pour les ESMS. En effet, en dehors des établissements bénéficiant de l’amendement Creton (dépôt de l’annexe Activité de l’EPRD 2026 au 31 janvier 2026), les prochains cadres à déposer sont, pour le secteur médico-social hors EPS, les cadres ERRD 2025 et CA 2025, le 30 avril 2026.

Cet article vient en complément d’un précédent sur les bonnes pratiques côté éditeur.

Les bonnes pratiques pour préparer son CA ou ERRD

Pour construire efficacement un CA ou ERRD, il est primordial de le préparer en amont de la production. Ceci passe par une planification des étapes, une évaluation des changements qui ont pu se produire depuis la précédente campagne ainsi que par une vérification de la bonne tenue et de la disponibilité des éléments nécessaires.

Planifier pour gagner en sérénité

Pour une campagne budgétaire sereine, l’anticipation s’impose. En planifiant la préparation et la réalisation des campagnes, les gestionnaires évitent de travailler dans l’urgence et sous tension.

Le calendrier interne peut prévoir de préparer les données dès janvier et de clore la comptabilité rapidement. Il planifiera également les validations qu’elles soient externes par des commissaires aux comptes par exemple ou internes comme par le conseil d’administration ou des commissions finances. Dans les points à valider en interne, on peut citer les arbitrages stratégiques par la direction, les données d’effectifs et de masse salariale par les ressources humaines (RH), les données financières par le service de comptabilité et les données d’activité par les chefs de service.

Ce calendrier peut être construit par rétroplanification à partir des dates butoirs de dépôt des cadres (accessibles sur le calendrier Dir IPS des rendez-vous réglementaires). Il peut être reconduit d’une année sur l’autre, en tenant compte de potentiels changements réglementaires.

Évaluer les changements, une étape préparatoire primordiale

Des changements peuvent s’être produits durant l’année écoulée, dont le gestionnaire doit mesurer l’impact et dont il doit tenir compte dans son CA ou ERRD.

Ils peuvent être liés à l’organisme gestionnaire (OG) lors, par exemple :

• de modifications de la structuration de l’organisation comme en cas de signature d’un CPOM ou de l’incorporation de nouvelles structures dans son périmètre ;
• d’améliorations du fonctionnement des structures ;
• de changements d’outils informatiques (comptabilité, gestion budgétaire).

Des changements dans la réglementation peuvent aussi avoir des répercussions sur le CA ou l’ERRD, y compris au niveau des cadres normalisés. On peut citer pour 2025 et 2026, l’expérimentation sur le Forfait global unique (FGU) pour les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes concernés (EHPAD des 23 départements faisant partie de l’expérimentation), le nouveau plan comptable M22bis pour les ESMS privés, ainsi que la réforme des Services autonomie à domicile (SAD).

Rassembler les éléments nécessaires en amont de la production

Les gestionnaires doivent rassembler en amont les documents budgétaires de l’exercice, dont les budgets prévisionnels (BP) ou les EPRD, ainsi que les décisions modificatives (DM).

Il est bien évident qu’une comptabilité tenue à jour (avec balances, journaux, grand livre), et l’existence des pièces justificatives (factures, contrats, délibérations, tableaux RH) sont des prérequis à la production des CA ou ERRD. Il est d’ailleurs souhaitable de préparer et d’archiver un dossier de pièces justificatives. Elles seront ainsi aisément présentées en cas de contrôle par les financeurs, Agence régionale pour la Santé (ARS) ou Conseil départemental (CD).

La gestion documentaire (GED) de Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS, vous facilite le classement des documents budgétaires, comme les justificatifs financiers.

Il est également souhaitable que les gestionnaires se questionnent sur les cadres qu’ils auront à produire et sur les dates butoirs. S’assurer en amont d’avoir les dernières versions des cadres normalisés et d’être en possession des habilitations pour accéder aux plateformes de dépôt est aussi judicieux.

Dir IPS vous propose un espace de téléchargement des cadres réglementaires. Vous y trouverez les versions mises à jour de ces fichiers, après autorisation de diffusion par les autorités compétentes.

Préparer les données et vérifier leur cohérence

Une fois les données rassemblées, il s’agit de les préparer et de vérifier leur cohérence.

Ainsi donc, les gestionnaires doivent préparer les données d’activité, de comptabilité, d’immobilisation, d’emprunts, de subventions, de masse salariale, etc., des établissements et services du périmètre concerné par le CA ou l’ERRD.

Ce faisant, ils doivent vérifier la cohérence des données, tant au point de vue analytique que fonctionnel. Quelques questions à étudier :

• La répartition analytique (par activité ou par section) est-elle correctement renseignée ?
• Y a-t-il concordance entre comptabilité générale et comptabilité analytique ?

• La cohérence des écritures des dotations aux amortissements et aux provisions est-elle respectée ?
• Les affectations de résultats sont-elles cohérentes ?
• Les tableaux d’effectifs et de rémunération sont-ils conformes au groupe2 ?
• Observe-t-on bien une réciprocité des comptes 18 ?
• Le réalisé est-il en accord avec le prévisionnel et les décisions modificatives ?
• Les écarts significatifs seront à justifier auprès des financeurs.

Le logiciel Gestionnaire facilite la préparation des données et il effectue des contrôles de cohérence. Les données sont automatiquement récupérées à partir de la paye et de la comptabilité, limitant les sources d’erreur.

Les bonnes pratiques CA ERRD lors de la production et du dépôt

Un CA ou un ERRD, c’est certes des cadres réglementaires à renseigner, puis à déposer. Mais cela ne se limite pas au remplissage de tableaux de chiffres. Sa soumission aux financeurs est l’occasion de se pencher sur le bilan financier des établissements et services et d’en faire l’analyse.

Renseigner les cadres réglementaires

Lorsque les données sont correctement préparées, la production des cadres réglementaire est grandement facilitée.

Il s’agit cependant pour les gestionnaires, ainsi que nous l’avons déjà évoqué, de respecter le formalisme officiel tant au niveau des cadres normalisés (ERRD médico-social de la CNSA, maquettes normalisées départementales ou ARS pour le CA) que des règles comptables. Les gestionnaires doivent notamment suivre le plan comptable adéquat (M22, M22 bis ou M4 selon la structure). Les amortissements doivent être comptabilisés correctement et les provisions justifiées et traçables.

En plus de son espace de téléchargement des cadres normalisés, Dir IPS vous propose un espace de consultation des textes réglementaires, dont les instructions comptables mises à jour.

Une attention particulière doit être portée au calcul des indicateurs réglementaires : fonds de roulement (FDR), besoin en fonds de roulement (BFR), résultat net, ratios d’activité (prix de journée, coût par place par exemple), etc.

La solution de gestion de Dir IPS, Gestionnaire, préremplit les cadres réglementaires. Elle calcule les indicateurs réglementaires, les indicateurs ANAP et vous permet d’en produire d’autres, personnalisés. Elle inclut des contrôles supplémentaires par rapport à ceux natifs des cadres normalisés, ainsi que des alertes. Les modifications sont archivées.

Analyser la situation financière des établissements

Le rapport de gestion, incluant le bilan et le compte de résultat comptable certifiés, ainsi que l’analyse de la situation financière, est une partie primordiale de l’ERRD ou du CA.

Les gestionnaires sont amenés à réfléchir aux écarts entre le prévisionnel et le réalisé, en se basant le cas échéant sur des tableaux de suivi des écarts. Il doivent ainsi : expliquer les variations supérieures à 5 % ou à10 k€, selon les financeurs ; justifier les écarts sur la masse salariale, les effectifs, les remplacements ; documenter les évolutions d’activités (taux d’occupation, file active…).

Ils doivent également travailler la partie RH en établissant, par métier, le ratio des ETP réalisés par rapport à ceux prévus, en analysant les dépenses de personnel (remplacements, intérim, absentéisme) et en prouvant l’alignement avec les normes d’encadrement.

Les financeurs s’intéresseront en particulier au coût de revient détaillé, à la justification des dépenses exceptionnelles et au circuit de validation interne des comptes (direction, conseil d’administration, comptable, gestionnaire).

Les rapports financiers peuvent être générés depuis Gestionnaire. De plus, en automatisant le remplissage des cadres normalisés, Gestionnaire libère d’un travail de report et permet aux équipes de se focaliser davantage sur l’analyse financière.

« On clique sur Gestionnaire et le cadre réglementaire se complète automatiquement. Cela nous a permis de développer plus le côté argumentaire et financier de nos rapports budgétaires, ce qu’on n’avait pas le temps de faire auparavant », témoigne Sedna France.

Déposer auprès des financeurs

La plupart du temps, le dépôt des CA et ERRD pour les financeurs s’effectue sur des plateformes obligatoires, dont la plateforme import ERRD.

Il est bien sûr indispensable de respecter les délais de dépôt, à savoir avant le 30 avril de N+1 pour les CA et ERRD.

Pour vous permettre de ne manquer aucune échéance, Dir IPS vous propose son calendrier des cadres normalisés réactualisé annuellement.

Il est conseillé de ne pas déposer à la date butoir. D’une part, cela permet de revoir le processus en cas de rejet et de déposer à nouveau dans les temps. D’autre part, cela évite des téléchargements laborieux et des bugs liés à la saturation des plateformes.

La vérification des accusés de réception (à conserver) permet aux gestionnaires de s’assurer que le dépôt a été correctement effectué.

Les bonnes pratiques post-dépôt CA ou ERRD

Un archivage numérique, doublé d’un archivage papier le cas échéant, du CA ou de l’ERRD, déposé sera utile pour répondre rapidement à tout audit.

Les éléments archivés serviront de plus de base pour construire la campagne suivante. Les tableaux de suivi des écarts, archivés au fil des ans, témoigneront de l’efficacité du pilotage.

Une fois le dépôt effectué avec succès, même si le soulagement prime, il est important de faire un bilan de la campagne, afin d’optimiser la suivante.

En conclusion des bonnes pratiques CA ERRD

La check-list et la figure qui suivent résument les principales actions permettant d’optimiser les CA et ERRD.

Avant

• Préparer un rétroplanning à partir des dates butoirs, et s’y tenir.
• S’assurer en amont que la comptabilité est arrêtée, que l’analytique est à jour et que les EPRD et DM sont disponibles.
• S’informer sur les cadres réglementaires et les conditions d’accès aux plateformes de dépôt.
• Préparer les données et s’assurer de leur cohérence

Pendant

• Renseigner les charges et produits des cadres réglementaires, compléter les tableaux RH et calculer les indicateurs (FDR, BFR, résultat)/
• Soigner son analyse financière avec une note explicative rédigée dans laquelle les écarts sont justifiés.
• Justifier la partie RH.
• Penser aux validations externes et internes en joignant les rapports, signatures et délibérations.
• Déposer selon le formalisme souhaité (Import ERRD pour l’ARS par exemple).

Après

• Vérifier l’accusé de réception et le classer.
• Archiver les ERRD ou CA déposés.
• Faire le bilan de la campagne.

 

Les bonnes pratiques des CA et ERRD, côté ESMS

Pour un dépôt optimisé des ERRD et CA, Dir IPS vous accompagne et met également en place de bonnes pratiques en tant qu’éditeur.

Par Dir IPS, le 7 janvier 2026.