Les enjeux du planning des ESSMS et structures sanitaires

Le planning doit vous permettre de répondre à tout moment à vos missions de service auprès de vos usagers, en tenant compte d’un contexte, notamment réglementaire, contraint.

Le planning vous permet de répondre à vos missions

Votre responsabilité première est d’assurer le service dû à des personnes souvent en condition de dépendance, et d’être un des garants de leur sécurité.

La fonction fondamentale d’un planning dans le secteur sanitaire, social et médico-social est donc d’assurer la présence, en temps et en heure, d’intervenants compétents auprès des personnes prises en charge, et de permettre ainsi à votre structure de remplir ses missions.

Le planning garantit l’adéquation entre vos besoins et vos ressources. Il intègre des notions quantitatives (nombre de personnes), mais aussi qualitatives (compétence des intervenants).

Répondre à cet enjeu de responsabilité est primordial et entraîne de répondre à trois enjeux connexes : la gestion des aléas, à savoir principalement les absences des salariés, la diffusion de l’information et la réactivité.

Gérer les absences

La gestion des absences des salariés est un processus fortement contraint. Vous devez prendre en compte la disponibilité de votre personnel, ses compétences, sa charge de travail… mais aussi ses souhaits… tout en respectant la réglementation. Le planning doit hiérarchiser tous ces intrants.

Dans l’idéal, le planning vous permet aussi de gérer le processus réglementaire de remplacement et intègre la contractualisation en cas de recours à des ressources externes (intérimaires, contrats à durée déterminée).

Diffuser l’information

Un des enjeux du planning est de diffuser leurs missions à vos intervenants de façon conviviale,simple, informative, actualisée et sécurisée.

Les technologies utilisées doivent vous permettre un partage aisé.

Favoriser la réactivité

Pour un service toujours optimal, le délai et la réactivité sont particulièrement importants et doivent être gérés par votre outil de planification. Une adaptation du planninget sa communication aux personnes concernées dans un laps de temps inférieur à l’heure sont parfois requises.

L’accès aux plannings via des appareils nomades (tablette, téléphone portable…) tend à devenir indispensable. Il concilie facilité d’accès et réactivité en permettant une consultation des plannings 24/24, de tout lieu et dans un environnement technologique maîtrisé de votre salarié.

Le planning respecte un environnement contraint

Contraintes internes et externes sont à considérer et à hiérarchiser lors de toute planification.

Répondre aux contraintes réglementaires

Le planning doit au minimum vous assurer que vous satisfaites aux exigences réglementaires et conventionnelles pour chacun de vos salariés, et ceci malgré un environnement potentiellement changeant. Selon la nature de vos établissements, il doit intégrer les contraintes des conventions collectives51, 66, publique hospitalière, publique territoriale, etc.

Le planning doit notamment garantir le respect de la durée légale du travail pour chacun en tenant compte d’une particularité importante du secteur sanitaire, social et médico-social : le fonctionnement de nombreuses structures en 24/24 ou en internat. Il doit ainsi intégrer des contraintes liées à l’amplitude du temps de travail, au travail de nuit et du dimanche, au repos compensateur, etc.

Pour répondre correctement aux exigences réglementaires, le planning doit permettre :

• le calcul des compteurs de vos salariés ;
• la comparaison des compteurs aux contraintes ;
• la vérification de l’effectivité de leur temps de travail.

Réduire les coûts de fonctionnement

Un des enjeux du planning est de vous permettre de remplir votre fonction de service aux personnes en minimisant vos coûts, notamment liés au personnel.

Par leurs projections et leurs scénarios, les outils de planification réduisent les recours aux heures supplémentaires ou aux personnes extérieures (intérimaires, CDD).

Intégrer les souhaits des salariés

Tout planning doit s’attacher à tenir compte au maximum des souhaits de votre personnel.

Un planning bien construit est équitable, et il participe alors au bien-être au travail de chacun de vos salariés. Dans le cas contraire, il pourra provoquer mécontentement et absentéisme.

Les outils de planification permettent de plus en plus une démarche collaborative et participative du personnel, que ce soit lors de la construction du planning ou en facilitant le processus de demandes de congés ou de modification d’horaires.

Le planning vous aide par ses fonctions connexes

Le planning est intégré dans votre processus global de gestion des ressources humaines et il est intéressant qu’il puisse vous permettre :

• de préparer des données relatives à la paye ;
• de prévoir le suivi de vos salariés par la médecine du travail ;
• d’établir des statistiques sur des indicateurs réglementaires ou personnalisés, etc.

En résumé, le planning prévoit et organise dans un contexte humain et réglementaire contraint, tout en restant adaptable et collaboratif.

Cet article est le premier d’une série de quatre consacrée au planning dans le secteur sanitaire, social et médico-social. Viendront par la suite :

• Quelles sont les bonnes pratiques pour élaborer un planning dans le secteur sanitaire, social et médico-social ?
• Quelles sont les obligations réglementaires auxquelles doit répondre un planning dans le secteur sanitaire, social et médico-social ?
• Comment rendre collaboratif et réactif un planning dédié au secteur sanitaire, social et médico-social ?

Par Dir IPS, le 28 mars 2017.