Communiquer au quotidien dans les ESSMS : un enjeu humain... digitalisable

Communiquer ! Lorsque les professionnels gagnent en sérénité grâce à des échanges fluides et sécurisés, une information fiable et actualisée et des agendas multi-ressources, la qualité du suivi des usagers progresse.

La conjoncture n’est pas facile pour les professionnels des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux. Particulièrement sollicités durant la crise sanitaire, en déficit d’effectif, nombre d’entre eux sont au bord de l’épuisement. Ils doivent pourtant continuer d’assurer une prise en charge adaptée et pluridisciplinaire de chacun de leurs usagers.

Une communication fluidifiée et structurée facilite alors la coordination entre les professionnels internes et externes des établissements, de même qu’elle permet une collaboration avec les usagers et leur famille. Communiquer peut s’appuyer sur des fonctions digitalisées que centralisent certains Dossiers de l’usager informatisés (DUI).

Les Établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) évoluent dans un environnement où se juxtaposent des contraintes réglementaires, financières, techniques et humaines. Leur mission principale est alors d’assurer, dans ce contexte difficile, un accompagnement continu, complémentaire et toujours adapté de leurs usagers.

Communiquer, une nécessité pour toutes les parties prenantes des ESSMS

Un enjeu fort des ESSMS concerne la communication. La prise en charge des usagers des ESSMS est évolutive et transversale. Elle nécessite la connaissance du parcours de vie des usagers avant et pendant leur accompagnement, et de prévoir leur devenir après. Les professionnels sont ainsi confrontés à des problématiques de transfert d’informations, de communication et de collaboration au sein des services et entre services d’un même établissement, mais aussi, du fait d’offres sectorisées et complémentaires, avec des intervenants externes et d’autres établissements.

Communiquer d’une façon efficace et pérenne peut s’avérer difficile pour les ESSMS, y compris dans un même service, à cause d’un manque de temps, de la multiplicité des interlocuteurs, de la taille des équipes, d’horaires décalés et de lieux d’exercice qui sont souvent multi-sites. Communiquer peut sembler chronophage et peu productif, surtout si cela s’appuie sur des données décentralisées, non hiérarchisées et difficilement accessibles, qu’elles concernent l’usager (informations administratives, informations médicales, projet personnel) ou les écrits professionnels (cahier de liaison par exemple).

Et pourtant, la communication est un de seuls moyens qui contribue à la cohérence et à la transversalité des activités des établissements. En dehors de son rôle dans la prise en charge des usagers et du lien aux familles, elle est essentielle dans les ressources humaines (RH), en replaçant chacun à sa place tout en redonnant du sens et de la valeur à chacune des tâches, ainsi que dans le positionnement de l’établissement sur le territoire. Ce dernier point s’avère primordial avec le développement d’offres mutualisées.

Des professionnels à soulager au quotidien, ce que permet la communication

Une autre problématique prégnante des ESSMS concerne la disponibilité physique et psychique (charge mentale) du personnel. Cette disponibilité est un prérequis à l’accomplissement des missions des ESSMS.

On note des difficultés de recrutement dans certains métiers du social et médico-social. De plus, en 2015, alors que l’absentéisme s’élevait à 4,5 % dans le secteur privé en France, il atteignait 8,9 % dans les EHPAD (Établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes). Ce dernier était mesuré à 10,8 % en 2019 et culminait à 12,1 % pour les MAS (Maisons d’accueil spécialisé).

Les conditions de travail sont parmi les raisons essentielles de l’absentéisme. Des enjeux d’efficience et d’organisation existent chez les professionnels, en lien avec la décentralisation des informations et des dossiers, la difficulté qu’ils ont à optimiser leurs journées et leurs tâches, ainsi qu’à suivre et intégrer la transformation digitale et les nouveaux outils de travail.

Ces conditions de travail se sont détériorées depuis 2019 et le début de l’épidémie de Covid-19 pour les personnels médico-sociaux et les soignants. Ceux-ci sont soumis à l’anxiété, au stress et à la pression que peuvent réduire, selon la Haute Autorité de Santé (HAS), « une information claire, une formation et une adaptation des conditions de travail (en matière de sécurité et d’organisation du travail notamment) […] ».

Dans ce contexte, les ESSMS sont amenés à devoir gérer avec finesse et agilité des agendas et des plannings pour pallier les absences. De plus, dans une approche préventive, ils doivent s’attacher à développer un cadre de travail favorable au bien-être et à l’épanouissement professionnel. Ceci passe notamment par de la communication (rôle RH évoqué précédemment) et de la cohésion entre les services et équipes, ainsi que par une coordination des hommes et des actions.

La volonté de l’État d’une communication dématérialisée

La nécessité de communiquer et de collaborer des ESSMS est aussi impulsée par les pouvoirs publics.

La loi 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant le Code de l’action sociale et des familles a replacé les usagers, avec leur famille, comme des acteurs à part entière de leur prise en charge. Aussi, lors des accompagnements, usagers et familles sont demandeurs de transparence, de transmission d’informations et de possibilités d’échanges pour un service adapté, en lien avec les projets personnalisés.

Une des réponses de l’État a été pour une part de pousser au développement de la e-santé, comme l’explicite la « Doctrine technique du numérique en santé » de janvier 2020. Celle-ci fixe les orientations en matière de e-santé et les objectifs pour 2022. Étant concernés par la e-santé pour leurs activités en lien avec le soin, les acteurs des secteurs médico-social et social se retrouvent ainsi de plus en plus impliqués dans des partages d’informations qui se veulent homogénéisés, facilités et sécurisés.

De plus, avec le programme « ESMS numérique », cette tendance s’applique aujourd’hui hors du champ du soin et concerne toutes les données des usagers avant, pendant et après leur prise en charge. Selon la CNSA, « la généralisation du numérique dans les établissements et services médico-sociaux doit répondre aux besoins de partage d’informations et d’échange de tous les professionnels, y compris lorsqu’ils interviennent à domicile, et de tous les usagers, en tant qu’acteurs de leur parcours ».

Ainsi, disposer d’une information fiable et actualisée sur les usagers, résoudre les difficultés d’échanges intra- et inter-établissements, gérer des agendas pour mettre les ressources en face des besoins sont quelques-uns des challenges que doivent relever quotidiennement les ESSMS.

Et, de ce qui précède, à la question : « Comment améliorer le quotidien et le bien-être des équipes des ESSMS pour une meilleure performance au travail et un suivi optimisé des usagers ? », une des réponses qui s’impose est : « Par le déploiement de solutions informatiques adaptées et interopérables », ce que cherche à développer l’État dans les ESSM.

DirIgami Usager, un DUI conçu pour la collaboration et la coopération

Pour répondre aux problématiques des professionnels des ESSMS ainsi qu’à celles des usagers et de leur famille, Dir IPS a pensé et édité DirIgami Usager, une solution de gestion du parcours et de l’activité des usagers, conçue comme un véritable assistant pour tous les corps de métier des ESSMS.

Quel que soit votre champ d’activité, DirIgami Usager vous permet d’améliorer en continu la qualité et la cohérence de la prise en charge de vos usagers. Il vous offre un espace collaboratif, sécurisé et agile permettant d’optimiser la coordination de vos équipes et de vos intervenants. Il vous garantit la diffusion d’une information adaptée à chacun.

Zoomons sur quelques fonctionnalités de DirIgami Usager répondant à vos besoins, en tant que professionnels d’un ESSMS, en termes de coordination, de collaboration et de communication.

Coordination des acteurs professionnels internes et externes

DirIgami Usager intègre des fonctionnalités pour faciliter et optimiser la coordination des acteurs internes et externes. Entre autres :

  • une messagerie interne sécurisée avec ajout de pièces jointes, pour échanger entre collaborateurs en temps réel et éviter toute incompréhension ;
  • des écrits professionnels collaboratifs permettant la consultation, l’édition et la co-rédaction de documents sous différents formats ;
  • un cahier de liaison des équipes pour créer des notes par thématiques pour un ou plusieurs usagers, transférer les notes dans le dossier de l’usager et communiquer avec d’autres professionnels ;
  • un gestionnaire de réunions d’équipes pour définir des salles, envoyer automatiquement des invitations à des groupes d’utilisateurs et réaliser les comptes rendus avec possibilité de modèles prédéfinis.

Gestion des activités et des ressources

DirIgami Usager propose un agenda multi-ressources (professionnels, usagers, moyens de type salles et véhicules) offrant une vue d’ensemble des accompagnements de votre structure à la journée, à la semaine ou au mois ou sous forme d’une liste, avec recherche par mots-clés.

Vous créez toutes les prestations nécessaires, du portage de repas à l’accompagnement éducatif, en passant par les séances paramédicales. Les prestations, planifiées en mono- ou multi-usagers, peuvent être comptabilisées et facturées.

Les événements, créés une seule fois, se positionnent sur les agendas de toutes les ressources concernées. Vous programmez des alertes automatiques. Un système de pointage permet de vérifier la présence des acteurs lors des accompagnements.

Ainsi, DirIgami Usager favorise la synchronisation et la coordination des tâches effectuées par les professionnels pour une prise en charge optimale et le bien-être des personnes accueillies. Avec le DUI de Dir IPS, les professionnels des ESSMS transmettent au quotidien, de façon précise et claire, les informations essentielles et nécessaires à la bonne compréhension des situations.

Grâce à DirIgami Usager, les professionnels des secteurs social et médico-social optimisent leur quotidien. Ils voient leur charge mentale allégée, leur temps se libérer et peuvent se concentrer sur leur cœur de métier : la prise en charge « humaine » des usagers.

Vous souhaitez nous rencontrer et tester notre logiciel DirIgami Usager ? Contactez-nous.

Vous souhaitez savoir comment améliorer la communication entre vos équipes ? Inscrivez-vous à notre webinaire du 12 octobre, 11h30.

Par Dir IPS, le 2 octobre 2021.

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