Comment choisir un logiciel de gestion budgétaire qui vous apporte durablement ?

Tout logiciel de gestion budgétaire doit répondre à des finalités fonctionnelles et intégrer des contraintes opérationnelles, que nous allons détailler.

Les logiciels de gestion budgétaires font bien plus que générer des tableaux de chiffres. Ils formalisent des données pour refléter les objectifs des établissements et des services, leurs projets et leur santé financière.

Les outils budgétaires apportent une aide précieuse aux gestionnaires des établissements et services sanitaires, sociaux et médico-sociaux dans la définition des moyens dont ils ont besoin pour fonctionner et mettre en œuvre leurs projets. Ils leur permettent de réaliser avec agilité la traduction financière de ces besoins, afin qu’ils fassent correspondre les moyens financiers aux projets.

Outils d’anticipation, de choix, de pilotage et de dialogue, ils doivent répondre à plusieurs finalités qui se traduisent par l’intégration de différentes fonctionnalités. Les plateformes de gestion budgétaire doivent aussi répondre à des contraintes opérationnelles, transversales aux fonctionnalités, pour vous accompagner de façon simple, pérenne et efficace.

Quelles sont donc ces finalités fonctionnelles et ces contraintes opérationnelles ?

Prévoir, piloter, analyser et rendre compte, des finalités fonctionnelles des logiciels de gestion

Comme nous venons de le voir, la finalité générale d’un logiciel de gestion budgétaire est de permettre aux structures de mettre à tout moment les moyens, traduits en éléments financiers, en face des projets. Pour cela, une plateforme de gestion budgétaire doit permettre :

  • la budgétisation, en mettant en lien l’ensemble des éléments du périmètre de l’activité, à savoir : les moyens humains (masse salariale) et matériels (charges d’exploitation) ainsi que les autres charges (financières, exceptionnelles), avec les recettes (dotation des financeurs, activité) ;
  • la prévision budgétaire, par la réalisation de différents scénarios budgétaires afin de dialoguer en interne et avec les financeurs (banques, départements, agences régionales de santé [ARS] et autres autorités financières), puis de choisir le scénario plus pertinent ;
  • le pilotage des structures, en ayant une vision du budget dans le temps (annuelle et pluriannuelle) et selon différentes granularités (global, par établissement, par section d’analyse…) ;
  • le contrôle budgétaire, en comparant le réalisé au prévisionnel, toujours selon différentes temporalités et granulométries.

Ainsi, un enjeu majeur de la préparation budgétaire est d’optimiser les budgets en fonction des projets. Votre outil de gestion budgétaire doit donc vous permettre d’établir rapidement et avec simplicité différents scénarios, et de les évaluer en termes de dépenses et de recettes. Vous pourrez ainsi effectuer des choix objectivés dans le fonctionnement de vos établissements et services et les projets à mener, en tenant compte de l’équilibre financier de vos structures.

Dans le cadre du pilotage de votre structure, vous devez pouvoir vous appuyer sur les capacités qu’a votre logiciel de gestion budgétaire à :

  • faire des projections plurianuelles pour des besoins propres ou réglementaires (plan pluriannuel d’investissements [PPI], plan global de financement pluriannuel [PGFP] ;
  • faire des projections infraannuelles et ainsi gérer les cycles budgétaires, en optimisant les atterrissages (prévision du budget au 31 décembre à partir d’un réalisé au 31 juin, par exemple) ;
  • calculer des indicateurs de performance et de solidité financière des établissements.

Lors du fonctionnement de toute structure, il y a obligatoirement des écarts entre ce qui est effectif et ce qui était prévu. Cette constatation d’ordre général s’applique aussi au budget. Lors de l’exécution d’un budget, il est donc nécessaire que vous puissiez détecter, puis quantifier les écarts entre le réalisé et le budget prévisionnel. Ceci vous permet, en tant que gestionnaire d’un ou plusieurs établissements et services médico-sociaux (ESSMS), sociaux ou sanitaires, d’envisager des réajustements budgétaires ou d’activité pour vous adapter à des situations évolutives. Les situations ont d’ailleurs été particulièrement peu stables ces dernières années du fait de la crise sanitaire ! Plus le maillage d’observation rendu possible par votre outil de gestion pourra être fin et adaptable, plus le pilotage de vos structures sera agile et réactif.

Interopérabilité, puissance, souplesse et simplicité, indispensables à tout outil de gestion

Un logiciel de gestion budgétaire doit répondre à différentes contraintes fonctionnelles. La souplesse en est une pour pouvoir tenir compte d’approches et de paramètres variant d’une année sur l’autre en fonction des objectifs affichés par les établissements.

Cette contrainte se justifie aussi par la nécessité de produire des budgets selon différents angles et différents formats ; ces derniers doivent être appropriés à l’usage qui peut être interne ou externe. Avec votre logiciel de gestion budgétaire, vous devez pouvoir produire aussi bien des données d’ordre comptable, comme les comptes de résultat avec charges et produits, que des données d’ordre bilanciel, comme le tableau de financement pour l’analyse de la solidité financière. Cet outil doit pouvoir produire, pour la transmission aux financeurs, des budgets formalisés selon des cadres réglementaires EPRD (état prévisionnel des recettes et dépenses), ERRD (état réalisé des recettes et dépenses), BP (budget prévisionnel), CA (compte administratif), etc. à jour de la réglementation par l’intégration des conventions collectives nationales (CCN) et des plans comptables des secteurs concernés.

La préparation des budgets agrège des données de différentes natures : de paye (dans les ESSM, la masse salariale représente plus de 60 % du budget), de comptabilité, d’immobilisations et d’emprunts ; elle se base sur des données réelles à reprendre pour la production des scénarios et du budget prévisionnel. Un outil de gestion budgétaire doit donc pouvoir s’alimenter à partir d’autres logiciels via des interfaces (API, Web services, fichiers plats…). Il est ainsi indispensable qu’il réponde à des contraintes d’intégration et d’interfaçage, autrement dit d’interopérabilité.

La simplicité est aussi une contrainte fonctionnelle. De multiples acteurs sont impliqués dans la préparation des budgets : des comptables, des contrôleurs de gestion, les responsables et directeurs administratifs et financiers (RAF, DAF), les responsables des ressources humaines (RH), les directeurs d’établissements. Un outil de gestion doit donc d’une part être intuitif et ergonomique, pour faciliter la prise en main par ces interlocuteurs, et d’autre part permettre un suivi de l’avancement des campagnes budgétaires pour un travail séquentiel efficace.

Enfin, au-delà d’une contrainte de vitesse d’exécution (pour gérer efficacement l’ensemble des données, votre logiciel doit être muni d’un moteur de calcul rapide), un « bon » logiciel de gestion budgétaire doit répondre aux contraintes communes à tout logiciel comme des contraintes de sécurité (ouvertures de droits d’accès en lecture ou modification selon des habilitations, par exemple) ou de respect de la réglementation (Règlement général pour la protection des données [RGPD], par exemple).

Digitalisez votre gestion financière et votre veille réglementaire avec Gestionnaire

Le logiciel Gestionnaire de Dir IPS s’adresse aux services financiers des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux. Réel outil d’aide à la décision, cette plateforme centralise et automatise la production de l’ensemble des documents budgétaires et cadres normalisés à destination des financeurs.

Dans Gestionnaire , vous récupérez les données nécessaires à la préparation de vos budgets, définissez vos hypothèses de travail, et paramétrez les évolutions internes (prise en compte des projets, modification de la masse salariale) et environnementales (liés à inflation ou à la réglementation). Vous produisez ainsi des budgets prévisionnels objectivés.

L’intégration de workflows dans Gestionnaire Web facilite et fiabilise le processus de production des budgets et EPRD. Les phases de production budgétaire peuvent être définies. Les droits en écriture et en lecture pour les différents acteurs sont paramétrables selon ces phases de production.

Gestionnaire intègre les évolutions réglementaires relatives notamment aux conventions collectives nationales des secteurs sanitaire, social et médico-social (CCN 51, 65, 66, BAD [branche de l’aide à domicile], FJT [foyer des jeunes travailleurs], UPH/CCU [hospitalisation privée]), aux plans comptables (M 21, M22, M22bis) et aux cadres réglementaires (BP, CA, EPRD, ERRD, etc.) des secteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux. L’acceptation de vos budgets par les financeurs s’en trouve facilitée et vous n’êtes plus soumis à l’obligation d’une veille réglementaire régulière et détaillée.

Grâce à Gestionnaire, à ses multiples fonctionnalités et à sa simplicité d’utilisation, vous améliorez la gestion financière de vos établissements et services, et vous optimisez votre temps.

Vous souhaitez avoir des renseignements sur notre logiciel Gestionnaire, le tester ou échanger avec nos équipes, n’hésitez pas, contactez-nous.

Par Dir IPS, le 23 déccembre 2021.

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