Les bonnes pratiques d’élaboration des budgets prévisionnels

Davantage que de simples tableaux de chiffres, les budgets prévisionnels sont des feuilles de route qui aident les gestionnaires dans le pilotage de leurs établissements, services ou entreprises. Ils reflètent les objectifs des structures, leurs projets et leur santé financière. Leur construction doit répondre à certaines bonnes pratiques pour qu’ils soient efficients.

Les 4 étapes clés de la production des budgets prévisionnels

Les budgets prévisionnels sont la traduction financière des projets d’une structure. Les construire consiste donc à identifier et quantifier, sur une année, les dépenses et les recettes correspondant à des hypothèses, puis à effectuer des choix dans le fonctionnement et les projets à mener tout en maintenant l’équilibre financier. Ce processus d’élaboration séquentiel et itératif comprend quatre étapes clés.

Préparation des données

Les données à préparer concernent la masse salariale (salaires, charges sociales, effectifs de la société en équivalent temps plein ou ETP), les charges d’exploitation dont les dotations aux amortissements, les charges financières (intérêts d’emprunt) et les charges exceptionnelles (dépense inattendue). Côté recettes sont à considérer les produits d’exploitation (résultant de l’activité permanente), les produits financiers et les produits exceptionnels (vente d’un bien ou subvention exceptionnelle par exemple).

Dans bien des cas, cette préparation pour l’année n consiste à reprendre les données du budget – proposé, exécutoire ou autre – de l’année n-1 ou celles du réalisé de l’année n-1. Dans ce cas, le budget étant construit en fin d’année n-1, les derniers mois seront extrapolés en partant des données de comptabilité.

Définition des hypothèses de travail et paramétrage

Les hypothèses de travail sont définies et les évolutions paramétrées. Sont envisagées celles résultant de l’environnement telles que celles liées à l’inflation ou à la réglementation. Est-ce que je travaille poste par poste ou globalement ? Quel taux d’inflation vais-je appliquer ? Quelle valeur de point est-ce que je retiens pour la masse salariale ? sont autant de questions que se posent les gestionnaires en charge des budgets.

Il est également indispensable d’y adjoindre les données concernant la prise en compte des projets et les demandes d’évolution, comme celles de modification des ETP (embauches, licenciements) et des investissements à venir.

Dans une première approche, il peut être utile de partir d’une hypothèse simple telle que les données du budget proposé n-1 sur lesquelles est appliqué un taux d’inflation global de 1 %. La masse salariale sera néanmoins considérée avec davantage de précision en intégrant les taux de charge, les valeurs de point, etc. Il est aussi primordial d’intégrer toutes les évolutions réglementaires, que ce soit au niveau des plans comptables, des conventions collectives ou autres.

Ajustement itératif avec arbitrage

Le premier budget ainsi élaboré est affiné selon un processus itératif pour tendre vers le résultat escompté, ce qui implique des phases d’ajustement et d’arbitrage.

Dans les structures multiétablissements ou multiservices, le budget peut être établi par chaque entité dans un processus décentralisé ou par un service administratif et financier central, qui le prend en charge dès la préparation des données. Cela a pour avantage de décharger les entités, mais nécessite un planning de préparation commun. Même dans ce cas, il est primordial que les différentes entités soient impliquées dans la phase d’ajustement et d’arbitrage, pour davantage de responsabilisation et de motivation par rapport aux objectifs affichés par le budget.

Production des budgets prévisionnels

La dernière étape consiste en la production des budgets selon des formats appropriés à l’usage qui peut être interne ou externe. Ils seront formalisés selon des cadres réglementaires pour la transmission aux financeurs dans le cas des établissements et services sanitaires, sociaux et médico-sociaux.

Les budgets prévisionnels pour piloter les structures

Les budgets sont transmis annuellement aux financeurs. Des projections selon une périodicité rapprochée (mensuelle par exemple) permettent un pilotage au plus proche de l’activité des structures. Ce rapprochement périodique entre le prévisionnel et le réalisé permet :

• de la pertinence des arbitrages effectués et de s’assurer de l’effectivité de la faisabilité économique de la stratégie mise en place ;
• de vérifier qu’il n’y ait pas de dérives, comme un excès de remplacement dans certains établissements qui impacterait la masse salariale ;
• de pointer des imprévus et de mettre en place des stratégies de réponse ;
• de réajuster les objectifs en anticipant les périodes favorables ou défavorables.

Dans tous les cas, le budget est élaboré avant de connaître le montant réel des recettes, ce qui est un fonctionnement classique de toute entreprise. Le budget est donc amené à être réajusté en cours d’exercice.

Des budgets prévisionnels et EPRD indispensables pour « dialoguer » avec les financeurs

Indépendamment de leur usage en interne, les budgets prévisionnels et les états prévisionnels de recettes et dépenses (EPRD) des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) et des structures sanitaires sont des outils de « dialogue » à transmettre selon un calendrier réglementaire.

Pour les ESSMS soumis à la procédure contradictoire, la gestion de la structure est davantage basée sur les dépenses qui sont évaluées pour prévoir les recettes à mettre en correspondance. Le budget prévisionnel pour l’année n est transmis au 31 octobre de l’année n-1 aux autorités de tarification qui se prononcent sur les dotations. En toute logique, les données de base pour construire le budget n sont souvent celles du budget n-1, ce qui permet à minima de maintenir les dotations.

Pour les ESSMS soumis à EPRD, le pilotage est basé sur les recettes et le financement public est lié à l’activité et à la négociation du CPOM. L’annexe Activité est d’ailleurs à transmettre au 31 janvier de l’année n, alors que l’EPRD est déposé entre le 30 mars et le 30 juin de l’année n, 30 jours après la notification des recettes. En 2019, un cadre réglementaire pour les décisions modificatives a été mis en place par la CNSA, pour les ESSMS soumis à EPRD, pour formaliser les évolutions budgétaires en cours d’exercice.

Pour les établissements et services sanitaires, les recettes sont aussi à la base du pilotage. Les EPRD des structures sanitaires sont à transmettre aux financeurs pour le 1er janvier de l’année n.

Gestionnaire, le logiciel de gestion de Dir IPS, permet de produire les budgets selon les cadres réglementaires, en intégrant directement les données des logiciels de paye et de comptabilité pour limiter les sources d’erreur et éviter les pertes de temps. Il est régulièrement mis à jour des évolutions réglementaires.

Par Dir IPS, le 23 novembre 2019.