Social – Association – Pouponnière – DUI

Retour sur le choix du dossier de l’usager informatisé DirIgami Usager pour suivre les enfants en pouponnière avec le témoignage de Carine le Cam, directrice de l’association Le Perquoi.

Créée en 1980 dans la Sarthe (72), l’association Le Perquoi regroupe deux établissements intergénérationnels : une résidence autonomie dédiée aux personnes âgées et une pouponnière qui accueille les enfants de 0 à 3 ans placés par l’ASE (Aide sociale à l’enfance).

En prenant ses fonctions de directrice en 2020, Carine Le Cam constate que la gestion des usagers au sein de la pouponnière pourrait être améliorée, la plupart des tâches administratives étant encore faites manuellement. Après avoir comparé les solutions existant sur le marché, son choix s’est porté sur le logiciel DirIgami Usager.

Carine Le Cam explique les raisons de ce choix.

LE POINT DE VUE de l’association Le Perquoi sur l’éditeur Dir IPS et son logiciel DirIgami Usager.

BÉNÉFICES de DIRIGAMI USAGER

• Un DUI spécialisé dans les ESSMS et la protection de l’enfance.
• Le SaaS pour accéder aux dossiers à tout moment et à tout endroit.
• Une solution personnalisée sur mesure et facile à prendre en main.

Un fort besoin de dématérialiser le suivi des enfants placés à la pouponnière

Lorsque Carine Le Cam prend ses fonctions de directrice au sein de l’association Le Perquoi, elle constate que très peu d’opérations sont informatisées du côté de la pouponnière.

« Dans chacune des quatre unités de la pouponnière, les transmissions se faisaient par le biais de cahiers. Nous devions jongler entre ces différents cahiers et des classeurs pour effectuer le suivi des enfants. Leurs dossiers personnalisés étaient faits de photocopies, de collages… C’était plutôt archaïque ! », se souvient la directrice.

Mettre en place un logiciel de gestion des usagers a immédiatement été une évidence pour la responsable.

« L’objectif premier était d’alléger le travail du personnel et d’éviter les opérations manuelles (découpage, collage, photocopies…) pour renforcer la qualité et le suivi des dossiers personnalisés des enfants.

« En dématérialisant ce suivi par l’acquisition d’un dossier de l’usager informatisé (DUI), nous souhaitions avoir accès aux dossiers facilement et à tout moment. Cela est particulièrement important dans une pouponnière, car nous devons être en mesure de donner des informations précises aux parents lorsqu’ils nous sollicitent (dernier rendez-vous médical de l’enfant, repas du jour…). Nous sommes également régulièrement amenés à consulter les autorisations, jugements et calendriers qui concernent les enfants. D’où l’importance de centraliser l’information et d’y accéder simplement.

« La mise en place d’un logiciel nous permettait également de nous mettre en conformité avec le RGPD », poursuit-elle.

Le choix d’un logiciel adapté (et adaptable) à la protection de l’enfance

Après avoir défini un cahier des charges précis, Carine Le Cam et son équipe se mettent en quête d’un logiciel de gestion des usagers adapté aux établissements médico-sociaux et à la protection de l’enfance.

« Nous avons pris le temps de former un comité de projet pour recueillir les besoins de chaque métier. Nous voulions avancer dans la bonne direction dès le départ et honorer au mieux les attentes des collaborateurs vis-à-vis de l’outil. Les auxiliaires de puériculture ont une expérience du terrain très importante — dont nous ne saurions nous passer ; à la direction, nous sommes plus proches des besoins administratifs, des échanges avec les familles. Ces deux visions sont complémentaires et essentielles ! »

Après avoir examiné les solutions qui s’offraient à lui, le comité créé par l’association a trouvé en DirIgami Usager une réponse satisfaisante pour répondre aux besoins exprimés.

« Nous avons été séduits par les possibilités de paramétrage individualisé du logiciel. Nous avons tout de suite pu nous projeter et percevoir dans quelles mesures nous allions pouvoir le façonner pour qu’il réponde à l’ensemble de nos besoins. D’autant que le socle fonctionnel existant étant déjà pensé pour les ESSMS, il constitue donc une base très intéressante », détaille la directrice.

Une solution simple et disponible, un éditeur spécialiste du médico-social

Le paramétrage de l’outil a été réalisé en quelques jours, lors d’une session de formation avec un consultant Dir IPS.

« Nous avons pu apprécier le professionnalisme et l’expertise de l’éditeur face aux aspects techniques, mais aussi sa connaissance du monde de la protection de l’enfance. Nos interlocuteurs sont à l’écoute et ont des réponses claires et instantanées à toutes nos interrogations.

« La solution DirIgami Usager est très facile à prendre en main : je suis déjà convaincue que l’adoption se fera aisément au sein des équipes », précise Carine Le Cam.

La possibilité d’hébergement du DUI de Dir IPS dans le Cloud (logiciel en mode SaaS) a été déterminante pour l’association. « Nous pouvons accéder à l’application et aux données depuis tous nos postes de travail. En cas d’urgence, si un enfant tombe malade ou fait une chute, il est indispensable d’avoir son dossier à portée de main pour vérifier ses antécédents et ses données médicales. »

La directrice se félicite du gain de modernité et d’efficience initié grâce à l’implémentation de DirIgami Usager : « Le paramétrage est quasiment terminé à ce jour, reste à compléter les dossiers de chaque enfant. Objectif : utilisation du DUI Dir IPS à partir de janvier 2023 ! »

– – – Carine Le Cam, directrice de l’association Le Perquoi, décembre 2022.