Médico-social – Budget – Planning

Les PEP (Pupilles de l’Enseignement Public) ont plus de 100 ans d’existence. Créées en 1915 pour venir en aide aux orphelins de la Première Guerre mondiale, elles ont rapidement étendu leur champ d’action pour aider les personnes handicapées notamment. Aujourd’hui, les PEP représentent un véritable réseau.

Les PEP de l’Indre (département 36) représentent à elles seules 15 établissements pour plus de 200 salariés. Dans ce contexte, et pour répondre aux obligations règlementaires, l’intégration d’une solution de gestion performante au sein de l’Association Départementale des PEP 36 (ADPEP 36) est alors apparue comme indispensable. Gestionnaire, le logiciel de Dir IPS, a été choisi.

LE POINT DE VUE de l’Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public de l’Indre (ADPEP 36) sur Gestionnaire, le logiciel de gestion budgétaire de Dir IPS et Dir Planning*, logiciel de planification.

BÉNÉFICES de GESTIONNAIRE

• Simplifier les EPRD.
• Sécuriser les données.
• Gagner du temps.

Un fort potentiel à exploiter au sein des PEP 36

« Lorsque j’ai intégré les PEP 36 en 2007, j’avais pour double objectif de développer la structure et de gagner en efficience. j’ai tout de suite senti leur potentiel. Avec 15 établissements, 200 salariés et plus de 14 millions d’euros de budget, il y avait un challenge à relever ! D’après moi, grâce à quelques changements organisationnels, l’association pouvait fortement gagner en efficacité. Je me suis donc attelé à modifier les processus en y associant notamment, l’intégration de nouveaux logiciels.

« Nous nous sommes alors équipés de la suite Sage, mais nous avons rapidement atteint ses limites, notamment pour la partie budgétaire. En effet, nous avons des problématiques particulières en tant que gestionnaires d’établissements médico-sociaux auxquelles Sage ne pouvait pas répondre. »

De la nécessité de disposer de solutions adaptées pour le médico-social

« Pour répondre à nos spécificités, nous avions besoin d’un outil adapté à notre cœur de métier. Les équipes de Sage nous ont donc présenté Dir IPS et nous nous sommes équipés du logiciel Gestionnaire pour la transmission des budgets. Face à des exigences règlementaires évoluant en permanence et des contraintes budgétaires fortes, l’intégration de cet outil nous a beaucoup aidés. Dir IPS comprend les enjeux et contraintes de notre secteur, c’est vraiment ce qui fait sa force.

« Cela nous a pris un petit peu de temps pour nous adapter, mais maintenant grâce au logiciel Gestionnaire, ce que nous faisions en trois semaines, nous le faisons en une ! C’est un gain de temps considérable pour nous qui sommes tout le temps débordés. »

Les plannings, de vrais défis dans les établissements

Suite aux résultats probants amenés par l’intégration du logiciel Gestionnaire, les PEP de l’Indre ont pris la décision de déployer également le logiciel Planning*.

« Puisque l’intégration de Gestionnaire s’était bien passée et que les résultats étaient au rendez-vous, nous avons envisagé de poursuivre le process d’intégration logiciel. Un des grands chantiers des PEP 36, ce sont les plannings. Ils sont très compliqués à gérer à cause des contraintes liées au médico-social : amplitudes horaires importantes, travail les jours fériés et les weekends, etc. Nous nous sommes donc équipés du logiciel Planning de Dir IPS et autant vous dire que cela nous change de nos fichiers Excel…

« Aujourd’hui, tout est plus simple. Le logiciel nous a fait gagner environ 20 % de temps dans la gestion des plannings. Nous avons aussi fortement réduit les risques d’erreurs liés à des ressaisies d’informations. Maintenant notre travail est fiable et sécurisé. De plus, nous avons accès à un vrai historique, ce qui est très pratique. Nous attendons désormais la nouvelle version de Planning avec impatience, afin de gagner toujours plus en efficience. »

– – – Ludovic Dutour, directeur adjoint financier, ADPEP 36, janvier 2017.

* Dir IPS n’édite plus Dir Planning.