ESSMS – Handicap – Suivi usager

Tout le monde gagne en efficacité grâce à la centralisation des données : plus de redondance ou de perte d’informations !

Jean-David Meugé, directeur général – Association Aapei de Strasbourg.

L’AAPEI de Strasbourg et de ses environs regroupe plus de 630 familles : personnes handicapées, parents, amis.

L’association gère et anime 11 établissements et services (qui accueillent près de 700 enfants, adolescents et adultes handicapés mentaux), et emploie 239 personnes.

Afin d’assurer un suivi détaillé des personnes prises en charge et d’améliorer la collaboration entre les services et établissements, la direction a décidé de s’équiper d’une solution logicielle performante.

Établissements

Salariés

Paramétrage

Personnalisation de Suivi Individuel en fonction des établissements.

Efficacité

Nette augmentation de la productivité et de la collaboration.


Le point de vue de l’association Aapei de Strasbourg.

La nécessité de passer à une solution professionnelle

Lorsque j’ai pris la direction de l’AAPEI de Strasbourg, en 2006, nous n’avions aucun logiciel en place, aucune centralisation des données… Chaque établissement, voire chaque service, fonctionnait selon ses propres méthodes et avec les outils à sa disposition : fichiers Word, Excel ou dossiers papier.

Évidemment, ces méthodes de travail étaient loin d’être optimales. Il y avait beaucoup de déperditions d’informations et un réel manque d’efficacité. En effet, si vous souhaitiez obtenir les informations nécessaires sur tel usager ou tel service, la collecte de données pouvait prendre beaucoup de temps…

En 2008, nous avons pris la décision de changer les choses et d’optimiser le suivi des personnes que nous accueillons. Un test de performance a été réalisé et nous avons choisi un premier éditeur. Un test grandeur nature a été organisé dans deux de nos établissements. Malheureusement, nous nous sommes rapidement rendu compte que la solution retenue ne correspondait pas à nos attentes. Elle manquait d’adaptabilité. Nous avons alors mis le projet en attente et, de 2008 à 2015, nous avons continué à travailler sans logiciel dédié.

Le choix d’un éditeur expert du médico-social

Suite à l’expérience menée par une autre association de notre GCSMS, nous avons décidé de reprendre notre projet de déploiement logiciel en 2015. Eux-mêmes étaient équipés et satisfaits de ce qui avait été mis en place dans leurs établissements. Nous nous sommes laissé convaincre et nous avons pris contact avec l’éditeur à l’origine de leurs retours : Dir IPS. Leur solution de Suivi individuel a ensuite été présentée à l’ensemble des cadres de l’AAPEI. Notre critère de choix principal était simple : le logiciel devait être facilement personnalisable par les utilisateurs eux-mêmes. Nous ne voulions surtout pas d’un outil figé qui aurait nécessité des développements complexes pour correspondre aux besoins de tous. En effet, selon les établissements et les services, les fonctionnalités nécessaires ne sont pas forcément les mêmes. Que ce soit la gestion des droits d’accès ou le contrôle des écrits par exemple, il faut pouvoir effectuer des ajustements facilement. Nous avons rapidement été rassurés sur ce point. La solution de Dir IPS apporte une véritable souplesse dans son utilisation. De plus, on a apprécié l’expertise des équipes de Dir IPS. C’est agréable d’avoir des interlocuteurs qui comprennent nos enjeux.

Un déploiement réfléchi pour des bénéfices amplifiés

Le déploiement de Suivi individuel a commencé à l’été 2016. Nous avons constitué dans chaque établissement concerné des groupes de travail composés des cadres et personnels administratifs. L’objectif était qu’ils définissent leurs besoins précis dans un cahier des charges à transmettre à Dir IPS. Nous avons vraiment souhaité impliquer les futurs utilisateurs dans le projet. Cela permettait une première appropriation et nous donnait l’assurance que le logiciel serait adapté aux attentes des uns et des autres. Cette phase a pris du temps, mais, depuis janvier 2017, la solution se met en place dans 7 de nos entités et les premiers retours sont plutôt positifs.

L’objectif est de simplifier la gestion des dossiers grâce à une véritable centralisation des informations dans un seul et même logiciel. La collaboration entre services ou établissements devrait elle aussi s’améliorer, car, à terme, les professionnels partageront des méthodes et un outil commun.

Jean-David Meugé, Directeur général – Association AAPEI Strasbourg et ses environs.

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